Karta obiegowa pracownika w wersji elektronicznej – dlaczego warto ją wdrożyć?

Elektroniczna „obiegówka”? Dlaczego nie!

Pierwsze pytanie, jakie się nasuwa przy rozmowie o elektronicznej „obiegówce” to: po co nam to? Wydaje się, że to pytanie jest całkiem słuszne, ale czy aby na pewno? Czy nie warto uprościć całego procesu przy przyjęciu i zwolnieniu pracownika? Zaraz się przekonacie, że warto!

Przepisy kodeksu pracy nie wymagają od pracodawcy stosowania karty obiegowej. Nie oznacza to, że dokument ten nie jest używany. Dotyczy to zwłaszcza średnich i dużych przedsiębiorstw, gdzie struktura organizacyjna jest rozbudowana. Jeżeli organizacja używa karty obiegowej to jej wzór i instrukcje z reguły określone są w przepisach wewnętrznych. W dużym stopniu karta obiegowa jest pomocna podczas zatrudnienia nowego pracownika, przy zmianie stanowiska pracy i w trakcie rozwiązywania umowy o pracę. Należy tutaj podkreślić, że nawet jeżeli pracownik nie rozliczy się z „obiegówki”, pracodawca i tak jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy w terminie siedmiu dni od dnia ustania stosunku pracy.

Po co w firmie elektroniczna karta obiegowa?

Powodów jest co najmniej kilka. Zacznijmy od tych łatwych do określenia:

• Oszczędzamy czas naszych pracowników, a czas to pieniądz. Nawet jeżeli schemat organizacyjny przedsiębiorstwa nie jest jakoś specjalnie rozbudowany, karta obiegowa wymaga uzupełnienia i zatwierdzenia przynajmniej przez kilka działów, np.: BHP, dział IT, finansowy, kadry etc.
• Mamy pełną kontrolę nad mieniem, danymi dostępowymi i uprawnieniami pracownika. Dzięki elektronicznej karcie obiegowej, pracownik i osoby upoważnione mają szybki dostęp do przydzielonych i udostępnionych zasobów firmy. Zmiany w karcie obiegowej nie wymagają już tradycyjnego podpisu, wystarczy akceptacja w e-formularzu.

Powyższe korzyści są oczywiste i dotyczą każdej firmy, w której stosuje się kartę obiegową. Nas jednak zainteresowały inne funkcjonalności e-obiegówki. Jak zwykle w takich przypadkach – najlepsze pomysły, rozwiązania i zastosowania podpowiada życie. Na podstawie kontaktów i rozmów z naszymi klientami dostrzegamy różne niedogodności w codziennym funkcjonowaniu dużych i średnich przedsiębiorstw. Jakie bolączki związane z tradycyjną kartą obiegową zauważyliśmy u naszych partnerów?

• Poszczególne działy (kadry, finanse, IT) zlokalizowane w centrali firmy, która prowadzi działalność poprzez oddziały regionalne
• Wybrane działy/komórki organizacyjne mają różną lokalizację
• Outsourcing

Elektroniczna karta obiegowa jest skutecznym sposobem na rozwiązanie tych problemów. Jeżeli zastosujemy ją w organizacji, możemy nawet wyeliminować kontakt pracownika z poszczególnymi działami w firmie.

Istota działania elektronicznej karty obiegowej pracownika

• Przełożony pracownika decyduje o tym, jakie zasoby powinny zostać przydzielone (komputer, telefon, dostęp do danych, uprawnienia i hasła do oprogramowania, karty ID, samochód firmowy itd.)
• W systemie definiujemy osoby odpowiedzialne za każdy z zasobów. W przypadku nowego zapotrzebowania, system wysyła do nich monit. Następuje potwierdzenie wydania uprawnień i sprzętu, a przełożony i pracownik otrzymują automatycznie powiadomienie
• W przypadku zmiany stanowiska lub odejścia pracownika kierownik rozpoczyna proces zmiany/odebrania uprawnień przez system. System informuje osoby odpowiedzialne za dany zasób, które potwierdzają zmianę/odebranie uprawnień i sprzętu.

Nie trzeba nikogo przekonywać, że taki sposób jest dużo szybszy i prostszy, zarówno na etapie przyjmowania nowego pracownika, zmiany stanowiska jak i przy rozwiązywaniu stosunku o pracę. Szczególnie w tym ostatnim przypadku sprawne rozliczenie „obiegówki” jest bardzo istotne. Dlaczego? Obojętnie czy umowa zostaje rozwiązana z inicjatywy pracownika, czy z inicjatywy pracodawcy – zbieranie podpisów pod kartą obiegową nie zawsze jest priorytetem osoby odchodzącej z firmy.

Jeżeli macie pytania lub uwagi dotyczące naszej elektronicznej karty obiegowej zapraszamy do kontaktu z działem handlowym.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Dział handlowy
Tel: +48 52 360 44 55
E-mail: handlowy@tkomp.pl