Obieg Umów

  • Czy zdarzyło się, że zaskoczył cię koniec obowiązywania umowy?
  • Czy chcesz sprawnie śledzić zmiany w trwających umowach?
  • Czy obieg umowy trwa w twojej firmie za długo?
  • A może zdarzyło się, że umowa zaginęła?
Ulotka do pobrania

Cel zakupu

System usprawnia pracę z umowami. Pozwala na metryce dostosowanej do potrzeb klienta (używamy do tego kreatora) opisać umowę. Automatycznie nadaje uprawnienia do dokumentu, pozwala definiować termin obowiązywania umowy wraz z wysyłaniem przypomnień wskazanym użytkownikom. Wbudowany kreator raportów umożliwia analizę zawsze aktualnych danych.

Program może być rozbudowany o obieg wykorzystując silnik workflow. W ten sposób archiwum umów zmienia się w aplikację nadzorującą cały proces pracy z dokumentem: od projektu do wersji końcowej. Kroki obiegu, role pracowników jak i terminy reakcji tworzone są w kreatorze i możliwe do zapisania jako szablony. Obieg startować może zaraz po zapisaniu dokumentu bazując na danych wejściowych i automatycznie dobierać odpowiedni szablon postępowania.

System może być zintegrowany z zewnętrzną bazą danych (np. baza kontrahentów) lub innymi typami dokumentów, np. obieg zamówień, faktur. W ten sposób w jednym programie istnieje możliwość nadzorowania całego procesu - od umowy po jej rozliczenie.

Korzyści

Pracownicy korzystający z systemu mają dostęp do zarejestrowanych umów w czasie rzeczywistym.Pozwala , to na szybką reakcję w momencie kontaktu z klientem.

Zabezpieczone umowy w formie elektronicznej pozwalają na monitorowanie kto i kiedy miał do nich dostęp. Dzięki takiej metodzie mamy pewność , że nasze umowy są bezpieczne.

Centralne elektroniczne archiwum umów umożliwia szybkie przeszukiwanie zarówno po słowach kluczowych jak i pełnotekstowo co skraca poszukiwania umowy.

Pracownicy wykorzystujący workflow (obieg dokumentu) mogą śledzić umowę w czasie całego obiegu i upewnić się kto w danej chwili nad nią pracuje.

Każda osoba związana z umową będzie otrzymywała odpowiednie powiadomienia, aby ułatwić kontrolę terminów.

Funkcjonalność

DOSTĘP DO PROGRAMU

  • Program jest modułem systemu NND Integrum, dzięki czemu może być rozwijany o inne produkty
  • Użytkownicy pracują z programem za pośrednictwem przeglądarki internetowej, bez konieczności instalowania oprogramowania na komputerach. Pracownicy mogą również wykorzystywać urządzenia mobilne
  • Aplikacja umożliwia zarządzanie dostępem do programu (kontami i uprawnieniami pracowników)

REJESTRACJA UMOWY

  • Możliwość rejestracji dowolnych typów plików z dowolnych źródeł:
    • Podłączanie pliku z dysku
    • Automatyczne zaczytywanie załączników z wiadomości email przesłanej na dedykowaną skrzynkę pocztową
    • Automatyczny import zeskanowanych dokumentów za pomocą skanera
  • Metryka umowy w programie jest dopasowywana do potrzeby klienta
  • Wykorzystywanie automatycznych masek do wskazanych pól (np. data rejestracji, numer umowy, itp)
  • Nadawanie uprawnień pracownikom na różnych poziomach(np. przegląd, modyfikacja danych)
  • Określanie terminu ważności umowy wraz z terminem przypominającym o jej wygaśnięciu
  • Możliwość określenia specyficznych warunków umowy, które powinny być wyróżnione
  • Podłączanie pod metrykę umowy aneksów oraz innych istotnych załączników

ZARZĄDZANIE WIEDZĄ

  • Wbudowane narzędzie wyszukiwania umów z wykorzystaniem kryteriów wyszukiwania
  • Graficzna prezentacja zmian w umowie w wyniku zarejestrowanych powiązanych dokumentów zmieniających postanowienia i parametry umowy
  • Wbudowany kreator raportów pozwalający na tworzenie różnych zestawień
  • Budowanie uprawnień do dokumentów na podstawie struktury organizacyjnej klienta

OBIEG UMOWY

  • Wbudowany kreator umożliwiający tworzenie dowolnych ścieżek obiegu umowy

  • Każdy krok w obiegu pozwala przypisać akcję, termin realizacji oraz odpowiedzialnego pracownika

  • Możliwość wymuszenia dodania załącznika, opinii do wskazanych kroków obiegu

  • Przygotowane ścieżki obiegu mogą być zapisywane w formie szablonów

  • Wybór ścieżki obiegu może następować automatycznie na podstawie warunków określonych podczas rejestracji

  • Status umowy zmienia się automatycznie po jej wygaśnięciu, a pracownicy otrzymują powiadomienie

INNE CIEKAWE FUNKCJE

  • Możliwość rozliczania godzinowego pracowników kancelarii prawnych
  • Pełna historia zmian następujących w trakcie procesowania umowy
  • Dostęp do centralnego rejestru umów z różnych lokalizacji wg. przydzielonych uprawnień
  • Proste pełnotekstowe wyszukiwanie umowy – zajmuje kilka sekund
  • Możliwość współpracy z kodami kresowymi – prosta identyfikacja umowy w postaci papierowej