Nie trzeba nikogo przekonywać, że negocjowanie umów ma kluczowe znaczenie dla sukcesu biznesowego. Odpowiednio dobrane warunki umowy określają jego powodzenie. Nawet jeden błędny zapis w umowie może spowodować poważne straty finansowe lub przekreślić powodzenie transakcji. W firmach stosuje się doraźne zarządzanie umowami, co niesie ze sobą ryzyko błędu lub pominięcia ważnych szczegółów.
Istotnym elementem, który może pomóc nam w zarządzaniu umowami, jest dedykowane do tego oprogramowanie. Nowa technologia pozwala nam na automatyzację procesów oraz ujednolicenie praktyk postępowania z dokumentami.

Analiza procesu zarządzania umową

Znalezienie wspólnej płaszczyzny między dwiema lub więcej stronami jest istotą negocjacji umowy. Proces ten obejmuje użytkowników wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Wewnętrzne strony reprezentujące firmę to przykładowo eksperci z działów prawnych, zamówień, produkcji, sprzedaży i finansów, zaś zewnętrzne to podmioty, z którymi organizacja chce prowadzić działalność (np. sprzedawcy, dostawcy, dystrybutorzy, klienci, pracownicy zewnętrzni i osoby wykonujące wolne zawody).
Negocjacje wymagają sprawnej interakcji pomiędzy stronami, co oznacza, że w trakcie rozmów proponowane warunki umowy mogą się wielokrotnie zmieniać. Efektywne procesy zarządzania umowami opierają się na wzorcach umów i oprogramowaniu do zarządzania procesami wymiany informacji, aby w trakcie negocjacji bezproblemowo zintegrować wzajemne wymagania zainteresowanych stron.

Automatyzacja przepływu pracy w zakresie zarządzania umowami polega na integracji czterech obszarów:

• Potrzeb kontrahentów
• Oprogramowania do zarządzania procesami
• Utworzonych szablonów umów
• Obowiązujących umów

Budowanie efektywnego procesu zarządzania umowami wymaga planowania, projektowania oraz wdrażania standardowych procedur. Elektroniczny obieg umów uwzględnia zarówno sytuacje przewidywalne, jak i  te nieoczekiwane, które pojawiają się podczas negocjacji i tworzenia kontraktów.

Jak rozpocząć budowanie procesu?

Rozpocznij budowanie procesu identyfikując oczekiwania obu zainteresowanych stron. Zastanów się również nad działaniami, które nie są bezpośrednio związane z procesem, a są obecne tylko w trakcie negocjacji – przykładowo dział finansów zazwyczaj wymaga wglądu w dokonywane zakupy.
Po zidentyfikowaniu wszystkich stron należy dokładnie zdefiniować indywidualne role osób uczestniczących w tym procesie. Zwróć uwagę na to, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania i kiedy zadania muszą być wykonywane. Pozwoli to usprawnić cały proces obiegu umowy. Pamiętaj, że niektóre działy, takie jak dział prawny, mogą uczestniczyć w tym procesie więcej niż raz. Prawnik może udzielać porad podczas początkowych etapów negocjacji, a następnie wziąć odpowiedzialność za zatwierdzenie ostatecznej wersji umowy.

Tworzenie i używanie szablonów w procesie zarządzania umowami

Identyfikacja zaangażowanych stron i dokumentowanie zadań wymaganych w negocjacjach kontraktowych daje podstawy do optymalizacji procesu zarządzania umowami. Następnym krokiem jest opracowanie szablonów, aby proces mógł zostać zautomatyzowany.

Rozpocznij od oceny wszystkich istniejących procesów kontraktowania, a następnie podziel je według następujących kryteriów:

• Poziom ryzyka
• Wartość dla organizacji
• Rutynowe procesy
• Nowe lub rzadkie procesy

Twoje szablony będą oparte na tym, jak każdy proces jest mierzony względem tych czynników. Na przykład kontrakty, które wiążą się z wysokim ryzykiem, wysokimi wartościami lub nowymi / rzadkimi procesami, będą prawdopodobnie wielokrotnie negocjowane. Dlatego Twój szablon będzie zawierał bardzo mało szczegółów, przypominając bardziej zarys niż gotowy dokument. Z drugiej strony spektrum są procesy niskiego ryzyka, niskiej wartości lub rutynowe, które mogą być często rejestrowane w bardziej kompletnym szablonie. W wielu przypadkach możliwe jest automatyczne wygenerowanie kontraktu dla tych sytuacji, oszczędzając czas.

Szablony można dalej udoskonalać na podstawie kategorii, biorąc pod uwagę następujące kwestie:

• Klauzule umowy, które najprawdopodobniej zostaną renegocjowane.
• Klauzule, które prawdopodobnie pozostaną niezmienione – rozwiń szablon w obszarach, które najczęściej nie podlegają zmianom.
• Jeżeli to możliwe, staraj się zastąpić język prawny językiem potocznym – uproszczenie zapisu czyni kontrakty bardziej dostępnymi, minimalizując potrzebę wyjaśnień i obniżając ryzyko nieporozumień.
• Określ rutynowe umowy, które zazwyczaj nie wymagają negocjacji i mogą być automatycznie uzupełniane przez oprogramowanie do zarządzania kontraktami.
• Wybierz odpowiednie oprogramowanie do automatyzacji procesów zawierania umów – po zakończeniu procesu projektowania i stworzeniu szablonów umów system do elektronicznego obiegu umów może zostać wykorzystany do częściowej lub całkowitej automatyzacji współpracy.

Po zakończeniu procesu projektowania i stworzeniu szablonów umów oprogramowanie do zarządzania umowami może zostać wykorzystane do zautomatyzowania procedur kontraktowania. Dokumenty wejściowe mogą być przesyłane do systemu, więc wszystkie informacje związane z umową są przechowywane w jednym miejscu. W rezultacie negocjacje i wynikające z nich umowy są przejrzyste i łatwo dostępne dla każdego uprawnionego do przeglądania informacji w systemie.

Nasz system do elektronicznego obiegów umów, daje możliwość automatycznego generowania umowy z wykorzystaniem informacji zarejestrowanych wcześniej w procesie. Możliwości systemowe obejmują opcję automatycznego wysyłania dokumentów do podmiotów zewnętrznych za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Dodatkowe korzyści z automatyzacji procesu kontraktowania za pomocą oprogramowania do zarządzania umowami obejmują:

• Wersje umów – użytkownicy mogą śledzić zmiany, ułatwia aktualizację obowiązujących szablonów.
• Dostępność – wszyscy upoważnieni pracownicy mogą natychmiast uzyskać dostęp do dokumentów procesowych, ułatwiając komunikację między działami i umożliwiając reagowanie na zmiany w czasie rzeczywistym.
• Bezpieczeństwo – oprogramowanie do zarządzania procesami utrzymuje bezpieczne przechowywanie danych, chroniąc dane biznesowe i dane klientów. Przegląd procesu / umowy jest ograniczony do personelu posiadającego odpowiednie uprawnienia.
• Eksportowanie – dane procesowe można wyodrębnić, a następnie wyeksportować do narzędzi raportowania, takich jak Excel, umożliwiając użytkownikom przeglądanie trendów w cenach, wydatkach itp.

Jeżeli chcą sobie Państwo ułatwić codzienną pracę w zakresie obiegu umów i potrzebują więcej informacji na temat elektronicznego obiegu dokumentów zapraszam do kontaktu.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Piotr Piasecki
Specjalista ds. kontaktu z klientem
Tel: 609 922 000
Email: piasecki@tkomp.pl