fbpx
Powrót

Zarządzanie umowami w elektronicznym obiegu dokumentów

30 lipca 2019

Jak usprawnić proces zarządzania umowami?

Nie trzeba nikogo przekonywać, że negocjowanie umów ma kluczowe znaczenie dla sukcesu biznesowego. Odpowiednio dobrane warunki umowy określają jego powodzenie. Nawet jeden błędny zapis w umowie może spowodować poważne straty finansowe lub przekreślić powodzenie transakcji. W firmach stosuje się doraźne zarządzanie umowami, co niesie ze sobą ryzyko błędu lub pominięcia ważnych szczegółów.
Istotnym elementem, który może pomóc nam w zarządzaniu umowami, jest dedykowane do tego oprogramowanie. Nowa technologia pozwala nam na automatyzację procesów oraz ujednolicenie praktyk postępowania z dokumentami.

Analiza procesu zarządzania umową

Znalezienie wspólnej płaszczyzny między dwiema lub więcej stronami jest istotą negocjacji umowy. Proces ten obejmuje użytkowników wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Wewnętrzne strony reprezentujące firmę to przykładowo eksperci z działów prawnych, zamówień, produkcji, sprzedaży i finansów, zaś zewnętrzne to podmioty, z którymi organizacja chce prowadzić działalność (np. sprzedawcy, dostawcy, dystrybutorzy, klienci, pracownicy zewnętrzni i osoby wykonujące wolne zawody).
Negocjacje wymagają sprawnej interakcji pomiędzy stronami, co oznacza, że w trakcie rozmów proponowane warunki umowy mogą się wielokrotnie zmieniać. Efektywne procesy zarządzania umowami opierają się na wzorcach umów i oprogramowaniu do zarządzania procesami wymiany informacji, aby w trakcie negocjacji bezproblemowo zintegrować wzajemne wymagania zainteresowanych stron.

Automatyzacja przepływu pracy w zakresie zarządzania umowami polega na integracji czterech obszarów:

  • Potrzeb interesariuszy.
  • Oprogramowania do zarządzania procesami.
  • Utworzonych szablonów umów.
  • Obowiązujących umów.

 

Budowanie efektywnego procesu zarządzania umowami wymaga planowania, projektowania oraz wdrażania standardowych procedur. Elektroniczny obieg umów uwzględnia zarówno sytuacje przewidywalne, jak i  te nieoczekiwane, które pojawiają się podczas negocjacji i tworzenia kontraktów.

Jak rozpocząć budowanie procesu?

Rozpocznij budowanie procesu identyfikując oczekiwania obu zainteresowanych stron. Zastanów się również nad działaniami, które nie są bezpośrednio związane z procesem, a są obecne tylko w trakcie negocjacji – przykładowo dział finansów zazwyczaj wymaga wglądu w dokonywane zakupy.
Po zidentyfikowaniu wszystkich stron należy dokładnie zdefiniować indywidualne role osób uczestniczących w tym procesie. Zwróć uwagę na to, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania i kiedy zadania muszą być wykonywane. Pozwoli to usprawnić cały proces obiegu umowy. Pamiętaj, że niektóre działy, takie jak dział prawny, mogą uczestniczyć w tym procesie więcej niż raz. Prawnik może udzielać porad podczas początkowych etapów negocjacji, a następnie wziąć odpowiedzialność za zatwierdzenie ostatecznej wersji umowy.

Tworzenie i używanie szablonów w procesie zarządzania umowami

Identyfikacja zaangażowanych stron i dokumentowanie zadań wymaganych w negocjacjach kontraktowych daje podstawy do optymalizacji procesu zarządzania umowami. Następnym krokiem jest opracowanie szablonów, aby proces mógł zostać zautomatyzowany.

 

Rozpocznij od oceny wszystkich istniejących procesów kontraktowania, a następnie podziel je według następujących kryteriów:

 

  • Poziom ryzyka.
  • Wartość dla organizacji.
  • Rutynowe procesy.
  • Nowe lub rzadkie procesy.

 

Twoje szablony będą oparte na tym, jak każdy proces jest mierzony względem tych czynników. Na przykład kontrakty, które wiążą się z wysokim ryzykiem, wysokimi wartościami lub nowymi / rzadkimi procesami, będą prawdopodobnie wielokrotnie negocjowane. Dlatego Twój szablon będzie zawierał bardzo mało szczegółów, przypominając bardziej zarys niż gotowy dokument. Z drugiej strony spektrum są procesy niskiego ryzyka, niskiej wartości lub rutynowe, które mogą być często rejestrowane w bardziej kompletnym szablonie. W wielu przypadkach możliwe jest automatyczne wygenerowanie kontraktu dla tych sytuacji, oszczędzając czas.

 

Szablony można dalej udoskonalać na podstawie kategorii, biorąc pod uwagę następujące kwestie:

 

  • Klauzule umowy, które najprawdopodobniej zostaną renegocjowane.
  • Klauzule, które prawdopodobnie pozostaną niezmienione – rozwiń szablon w obszarach, które najczęściej nie podlegają zmianom.
  • Jeżeli to możliwe, staraj się zastąpić język prawny językiem potocznym – uproszczenie zapisu czyni kontrakty bardziej dostępnymi, minimalizując potrzebę wyjaśnień i obniżając ryzyko nieporozumień.
  • Określ rutynowe umowy, które zazwyczaj nie wymagają negocjacji i mogą być automatycznie uzupełniane przez oprogramowanie do zarządzania kontraktami.
  • Wybierz odpowiednie oprogramowanie do automatyzacji procesów zawierania umów – po zakończeniu procesu projektowania i stworzeniu szablonów umów system do elektronicznego obiegu umów może zostać wykorzystany do częściowej lub całkowitej automatyzacji współpracy.

 

Po zakończeniu procesu projektowania i stworzeniu szablonów umów oprogramowanie do zarządzania umowami może zostać wykorzystane do zautomatyzowania procedur kontraktowania. Dokumenty wejściowe mogą być przesyłane do systemu, więc wszystkie informacje związane z umową są przechowywane w jednym miejscu. W rezultacie negocjacje i wynikające z nich umowy są przejrzyste i łatwo dostępne dla każdego uprawnionego do przeglądania informacji w systemie.

Nasz system do elektronicznego obiegów umów, daje możliwość automatycznego generowania umowy z wykorzystaniem informacji zarejestrowanych wcześniej w procesie. Możliwości systemowe obejmują opcję automatycznego wysyłania dokumentów do podmiotów zewnętrznych za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Dodatkowe korzyści z automatyzacji procesu kontraktowania za pomocą oprogramowania do zarządzania umowami obejmują:

  • Wersje umów – użytkownicy mogą śledzić zmiany, ułatwia aktualizację obowiązujących szablonów.
  • Dostępność – wszyscy upoważnieni pracownicy mogą natychmiast uzyskać dostęp do dokumentów procesowych, ułatwiając komunikację między działami i umożliwiając reagowanie na zmiany w czasie rzeczywistym.
  • Bezpieczeństwo – oprogramowanie do zarządzania procesami utrzymuje bezpieczne przechowywanie danych, chroniąc dane biznesowe i dane klientów. Przegląd procesu / umowy jest ograniczony do personelu posiadającego odpowiednie uprawnienia.
  • Eksportowanie – dane procesowe można wyodrębnić, a następnie wyeksportować do narzędzi raportowania, takich jak Excel, umożliwiając użytkownikom przeglądanie trendów w cenach, wydatkach itp.

 

Jeżeli chcą sobie Państwo ułatwić codzienną pracę w zakresie obiegu umów i potrzebują więcej informacji na temat elektronicznego obiegu dokumentów zapraszam do niezobowiązującej rozmowy.

 

Piotr Piasecki
Specjalista ds. kontaktu z klientem
Tel: 609 922 000
Email: piasecki@tkomp.pl