Cel zakupu

System do zarządzania dokumentacją wewnętrzną to zaawansowane narzędzie kontroli dostępu do aktualnych wersji dokumentów i eliminacji błędów wynikających z pracy z niewłaściwymi (nieaktualnymi) wersjami dokumentów. Pozwala zmniejszyć koszty pracy pracowników w zakresie utrzymania zawsze aktualnych wersji przy jednoczesnym zapewnieniu poprawnego obiegu (od projektu do zatwierdzenia i włączenia dokumentacji do użytku). Skutecznie redukuje też czas poświęcany na przekazywanie informacji pomiędzy pracownikami (email, zasoby sieciowe, wydruki) informacji w ramach tworzenia dokumentacji.

Korzyści

Pracownicy, korzystając z komputera, urządzeń mobilnych mogą w krótkim czasie dotrzeć do aktualnej wersji dokumentacji. Pozwala to zaoszczędzić czas pracy z dokumentacją. Stanowi centralne repozytorium dokumentacji, które może być w prosty sposób archiwizowane, a dostęp do konkretnych dokumentów kontrolowany jest przez system uprawnień.

Funkcjonalność i zastosowanie naszego oprogramowania

REJESTRACJA

  • Rejestrowanie różnych typów i rodzajów dokumentów: procedury, polityki, instrukcje, zarządzenia, akty normatywne, wzory formularze, wzory umów

PRACE NAD PROJEKTEM DOKUMENTU

  • Wskazanie grupy docelowej i włączenie jej do opiniowania projektów dokumentów w określonym czasie (automatyczne monity na email i w programie)
  • Wskazanie osób zatwierdzających dokument i kontrola nad obiegiem dokumentu wg wcześniej określonej ścieżki (każda osoba zatwierdzająca wie, do kiedy ma dany dokument zatwierdzić)

PUBLIKACJA I DYSTRYBUCJA DOKUMENTU

  • Wskazanie grupy docelowej, która otrzyma informację o publikacji nowego dokumentu
  • Zobligowanie pracownika do potwierdzenia zapoznania się z dokumentem
  • Możliwość nadzorowania wydruków dokumentów – każdy wydruk jest odnotowany i nadzorowany

PORZĄDEK W DOKUMENTACH

  • Rejestrowane dokumenty mogą być podzielone na dynamiczne segregatory związane z detalami, częściami, poszczególnymi krokami w procesie produkcyjnym itd.
  • Program odzwierciedla logiczny podział dokumentów na typy i rodzaje, działy, właścicieli czy grupy użytkowania

DOSTĘP DO DOKUMENTU

  • Każdy pracownik może w przeciągu kilku sekund otworzyć szukany dokument wg przydzielonego prawa dostępu (narzędzie wyszukiwania)
  • Możliwość wyszukania dokumentu wykorzystując segregatory dokumentów

 

 

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie