Nie trzeba nikogo przekonywać, że negocjowanie umów ma kluczowe znaczenie dla sukcesu biznesowego. Odpowiednio dobrane warunki umowy określają jego powodzenie. Nawet jeden błędny zapis w umowie może spowodować poważne straty finansowe lub przekreślić powodzenie transakcji. W firmach stosuje się doraźne zarządzanie umowami, co niesie ze sobą ryzyko błędu lub pominięcia ważnych szczegółów.
Istotnym elementem, który może pomóc nam w zarządzaniu umowami, jest dedykowane do tego oprogramowanie. Nowa technologia pozwala nam na automatyzację procesów oraz ujednolicenie praktyk postępowania z dokumentami.

Analiza procesu zarządzania umową

Znalezienie wspólnej płaszczyzny między dwiema lub więcej stronami jest istotą negocjacji umowy. Proces ten obejmuje użytkowników wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Wewnętrzne strony reprezentujące firmę to przykładowo eksperci z działów prawnych, zamówień, produkcji, sprzedaży i finansów, zaś zewnętrzne to podmioty, z którymi organizacja chce prowadzić działalność (np. sprzedawcy, dostawcy, dystrybutorzy, klienci, pracownicy zewnętrzni i osoby wykonujące wolne zawody).
Negocjacje wymagają sprawnej interakcji pomiędzy stronami, co oznacza, że w trakcie rozmów proponowane warunki umowy mogą się wielokrotnie zmieniać. Efektywne procesy zarządzania umowami opierają się na wzorcach umów i oprogramowaniu do zarządzania procesami wymiany informacji, aby w trakcie negocjacji bezproblemowo zintegrować wzajemne wymagania zainteresowanych stron.

Automatyzacja przepływu pracy w zakresie zarządzania umowami polega na integracji czterech obszarów:

• Potrzeb kontrahentów
• Oprogramowania do zarządzania procesami
• Utworzonych szablonów umów
• Obowiązujących umów

Budowanie efektywnego procesu zarządzania umowami wymaga planowania, projektowania oraz wdrażania standardowych procedur. Elektroniczny obieg umów uwzględnia zarówno sytuacje przewidywalne, jak i  te nieoczekiwane, które pojawiają się podczas negocjacji i tworzenia kontraktów.

Jak rozpocząć budowanie procesu?

Rozpocznij budowanie procesu identyfikując oczekiwania obu zainteresowanych stron. Zastanów się również nad działaniami, które nie są bezpośrednio związane z procesem, a są obecne tylko w trakcie negocjacji – przykładowo dział finansów zazwyczaj wymaga wglądu w dokonywane zakupy.
Po zidentyfikowaniu wszystkich stron należy dokładnie zdefiniować indywidualne role osób uczestniczących w tym procesie. Zwróć uwagę na to, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania i kiedy zadania muszą być wykonywane. Pozwoli to usprawnić cały proces obiegu umowy. Pamiętaj, że niektóre działy, takie jak dział prawny, mogą uczestniczyć w tym procesie więcej niż raz. Prawnik może udzielać porad podczas początkowych etapów negocjacji, a następnie wziąć odpowiedzialność za zatwierdzenie ostatecznej wersji umowy.

Tworzenie i używanie szablonów w procesie zarządzania umowami

Identyfikacja zaangażowanych stron i dokumentowanie zadań wymaganych w negocjacjach kontraktowych daje podstawy do optymalizacji procesu zarządzania umowami. Następnym krokiem jest opracowanie szablonów, aby proces mógł zostać zautomatyzowany.

Rozpocznij od oceny wszystkich istniejących procesów kontraktowania, a następnie podziel je według następujących kryteriów:

• Poziom ryzyka
• Wartość dla organizacji
• Rutynowe procesy
• Nowe lub rzadkie procesy

Twoje szablony będą oparte na tym, jak każdy proces jest mierzony względem tych czynników. Na przykład kontrakty, które wiążą się z wysokim ryzykiem, wysokimi wartościami lub nowymi / rzadkimi procesami, będą prawdopodobnie wielokrotnie negocjowane. Dlatego Twój szablon będzie zawierał bardzo mało szczegółów, przypominając bardziej zarys niż gotowy dokument. Z drugiej strony spektrum są procesy niskiego ryzyka, niskiej wartości lub rutynowe, które mogą być często rejestrowane w bardziej kompletnym szablonie. W wielu przypadkach możliwe jest automatyczne wygenerowanie kontraktu dla tych sytuacji, oszczędzając czas.

Szablony można dalej udoskonalać na podstawie kategorii, biorąc pod uwagę następujące kwestie:

• Klauzule umowy, które najprawdopodobniej zostaną renegocjowane.
• Klauzule, które prawdopodobnie pozostaną niezmienione – rozwiń szablon w obszarach, które najczęściej nie podlegają zmianom.
• Jeżeli to możliwe, staraj się zastąpić język prawny językiem potocznym – uproszczenie zapisu czyni kontrakty bardziej dostępnymi, minimalizując potrzebę wyjaśnień i obniżając ryzyko nieporozumień.
• Określ rutynowe umowy, które zazwyczaj nie wymagają negocjacji i mogą być automatycznie uzupełniane przez oprogramowanie do zarządzania kontraktami.
• Wybierz odpowiednie oprogramowanie do automatyzacji procesów zawierania umów – po zakończeniu procesu projektowania i stworzeniu szablonów umów system do elektronicznego obiegu umów może zostać wykorzystany do częściowej lub całkowitej automatyzacji współpracy.

Po zakończeniu procesu projektowania i stworzeniu szablonów umów oprogramowanie do zarządzania umowami może zostać wykorzystane do zautomatyzowania procedur kontraktowania. Dokumenty wejściowe mogą być przesyłane do systemu, więc wszystkie informacje związane z umową są przechowywane w jednym miejscu. W rezultacie negocjacje i wynikające z nich umowy są przejrzyste i łatwo dostępne dla każdego uprawnionego do przeglądania informacji w systemie.

Nasz system do elektronicznego obiegów umów, daje możliwość automatycznego generowania umowy z wykorzystaniem informacji zarejestrowanych wcześniej w procesie. Możliwości systemowe obejmują opcję automatycznego wysyłania dokumentów do podmiotów zewnętrznych za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Dodatkowe korzyści z automatyzacji procesu kontraktowania za pomocą oprogramowania do zarządzania umowami obejmują:

• Wersje umów – użytkownicy mogą śledzić zmiany, ułatwia aktualizację obowiązujących szablonów.
• Dostępność – wszyscy upoważnieni pracownicy mogą natychmiast uzyskać dostęp do dokumentów procesowych, ułatwiając komunikację między działami i umożliwiając reagowanie na zmiany w czasie rzeczywistym.
• Bezpieczeństwo – oprogramowanie do zarządzania procesami utrzymuje bezpieczne przechowywanie danych, chroniąc dane biznesowe i dane klientów. Przegląd procesu / umowy jest ograniczony do personelu posiadającego odpowiednie uprawnienia.
• Eksportowanie – dane procesowe można wyodrębnić, a następnie wyeksportować do narzędzi raportowania, takich jak Excel, umożliwiając użytkownikom przeglądanie trendów w cenach, wydatkach itp.

Jeżeli chcą sobie Państwo ułatwić codzienną pracę w zakresie obiegu umów i potrzebują więcej informacji na temat elektronicznego obiegu dokumentów zapraszam do kontaktu.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Piotr Piasecki
Specjalista ds. kontaktu z klientem
Tel: 609 922 000
Email: piasecki@tkomp.pl

Pierwsze pytanie, jakie się nasuwa przy rozmowie o elektronicznej „obiegówce” to: po co nam to? Wydaje się, że to pytanie jest całkiem słuszne, ale czy aby na pewno? Czy nie warto uprościć całego procesu przy przyjęciu i zwolnieniu pracownika? Zaraz się przekonacie, że warto!

Przepisy kodeksu pracy nie wymagają od pracodawcy stosowania karty obiegowej. Nie oznacza to, że dokument ten nie jest używany. Dotyczy to zwłaszcza średnich i dużych przedsiębiorstw, gdzie struktura organizacyjna jest rozbudowana. Jeżeli organizacja używa karty obiegowej to jej wzór i instrukcje z reguły określone są w przepisach wewnętrznych. W dużym stopniu karta obiegowa jest pomocna podczas zatrudnienia nowego pracownika, przy zmianie stanowiska pracy i w trakcie rozwiązywania umowy o pracę. Należy tutaj podkreślić, że nawet jeżeli pracownik nie rozliczy się z „obiegówki”, pracodawca i tak jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy w terminie siedmiu dni od dnia ustania stosunku pracy.

Po co w firmie elektroniczna karta obiegowa?

Powodów jest co najmniej kilka. Zacznijmy od tych łatwych do określenia:

• Oszczędzamy czas naszych pracowników, a czas to pieniądz. Nawet jeżeli schemat organizacyjny przedsiębiorstwa nie jest jakoś specjalnie rozbudowany, karta obiegowa wymaga uzupełnienia i zatwierdzenia przynajmniej przez kilka działów, np.: BHP, dział IT, finansowy, kadry etc.
• Mamy pełną kontrolę nad mieniem, danymi dostępowymi i uprawnieniami pracownika. Dzięki elektronicznej karcie obiegowej, pracownik i osoby upoważnione mają szybki dostęp do przydzielonych i udostępnionych zasobów firmy. Zmiany w karcie obiegowej nie wymagają już tradycyjnego podpisu, wystarczy akceptacja w e-formularzu.

Powyższe korzyści są oczywiste i dotyczą każdej firmy, w której stosuje się kartę obiegową. Nas jednak zainteresowały inne funkcjonalności e-obiegówki. Jak zwykle w takich przypadkach – najlepsze pomysły, rozwiązania i zastosowania podpowiada życie. Na podstawie kontaktów i rozmów z naszymi klientami dostrzegamy różne niedogodności w codziennym funkcjonowaniu dużych i średnich przedsiębiorstw. Jakie bolączki związane z tradycyjną kartą obiegową zauważyliśmy u naszych partnerów?

• Poszczególne działy (kadry, finanse, IT) zlokalizowane w centrali firmy, która prowadzi działalność poprzez oddziały regionalne
• Wybrane działy/komórki organizacyjne mają różną lokalizację
• Outsourcing

Elektroniczna karta obiegowa jest skutecznym sposobem na rozwiązanie tych problemów. Jeżeli zastosujemy ją w organizacji, możemy nawet wyeliminować kontakt pracownika z poszczególnymi działami w firmie.

Istota działania elektronicznej karty obiegowej pracownika

• Przełożony pracownika decyduje o tym, jakie zasoby powinny zostać przydzielone (komputer, telefon, dostęp do danych, uprawnienia i hasła do oprogramowania, karty ID, samochód firmowy itd.)
• W systemie definiujemy osoby odpowiedzialne za każdy z zasobów. W przypadku nowego zapotrzebowania, system wysyła do nich monit. Następuje potwierdzenie wydania uprawnień i sprzętu, a przełożony i pracownik otrzymują automatycznie powiadomienie
• W przypadku zmiany stanowiska lub odejścia pracownika kierownik rozpoczyna proces zmiany/odebrania uprawnień przez system. System informuje osoby odpowiedzialne za dany zasób, które potwierdzają zmianę/odebranie uprawnień i sprzętu.

Nie trzeba nikogo przekonywać, że taki sposób jest dużo szybszy i prostszy, zarówno na etapie przyjmowania nowego pracownika, zmiany stanowiska jak i przy rozwiązywaniu stosunku o pracę. Szczególnie w tym ostatnim przypadku sprawne rozliczenie „obiegówki” jest bardzo istotne. Dlaczego? Obojętnie czy umowa zostaje rozwiązana z inicjatywy pracownika, czy z inicjatywy pracodawcy – zbieranie podpisów pod kartą obiegową nie zawsze jest priorytetem osoby odchodzącej z firmy.

Jeżeli macie pytania lub uwagi dotyczące naszej elektronicznej karty obiegowej zapraszamy do kontaktu z działem handlowym.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Dział handlowy
Tel: +48 52 360 44 55
E-mail: handlowy@tkomp.pl

Historia podpisu elektronicznego w Polsce sięga 2001 roku. Nie jest więc nowością, ale mam wrażenie, że e-podpis wciąż jest mało wykorzystywany i niedoceniany w naszym kraju. Szacowana liczba kwalifikowanych podpisów elektronicznych to około 1,3 mln, przy czym w pełni aktywnych jest około 400 tys. Liczba ta nie zwala z nóg, nie mniej jednak prognozy wskazują, że rynek ten będzie rósł średnio o 10 procent w skali roku.

Na pewno możemy liczyć na szybki wzrost popularności e-podpisu, tym bardziej że od 4 marca 2019 roku obywatele będą mieli możliwość wyrobienia e-dowodu z warstwą elektroniczną. Przy pomocy nowego dowodu będziemy mogli elektronicznie podpisać dokumenty, zalogować i elektronicznie podpisać się w usługach online administracji publicznej. Jest to kolejny krok Państwa w celu cyfryzacji i digitalizacji wielu procesów. Można by powiedzieć, że Państwo Polskie podąża za technologią.

Czy firmy chętnie sięgają po elektroniczny podpis kwalifikowany?

Trudne pytanie. Z mojego doświadczenia widzę, że podpis elektroniczny nie jest powszechnie stosowanym rozwiązaniem w małych firmach, natomiast w sektorze średnich i dużych przedsiębiorstw staje się powoli normą. Dla organizacji, które opierają swój biznes na kontraktach z zagranicznymi partnerami, wykorzystanie e-podpisu jest w zasadzie naturalną koniecznością.

Warto podkreślić, że podpis elektroniczny jest równoprawny z podpisem własnoręcznym – jest to zagwarantowane w przepisach prawa krajowego i unijnego. Dzięki temu wszelkie umowy cywilno – prawne można zawierać zdalnie. Dla małych przedsiębiorstw najczęstszym zastosowaniem e-podpisu jest zapewne jego wykorzystanie w kontaktach z urzędami administracji publicznej: z ZUS, Urzędem Skarbowym, Urzędem Celnym, KRS i z wieloma innymi.

Znaczenie i wygodę podpisu elektronicznego na pewno docenią osoby, które odbywają wiele podróży służbowych – dokument można błyskawicznie zatwierdzić online z dowolnego miejsca na świecie 24 godziny na dobę.

Jak wdrożyć podpis kwalifikowany do elektronicznego obiegu umów?

Jako producent oprogramowania również musimy nadążać za zmianami i dostosowywać nasz system do rynku i zmieniających się przepisów.

Aktualnie zrealizowaliśmy projekt, który zakładał wykorzystanie podpisu kwalifikowanego w elektronicznym obiegu umów. Na podstawie analizy potrzeb naszego klienta założyliśmy, że obieg umów inicjowany będzie przez konkretne działy w firmie. Pracownicy powiązani z dokumentem będą się z nim zapoznawać oraz zatwierdzać podpisem elektronicznym co jednoznacznie będzie określało akceptację dokumentu.
Z naszej strony przygotowaliśmy ścieżkę obiegu dokumentu oraz narzędzie integrujące dokument z podpisem elektronicznym. W trakcie obiegu zbierane są uwagi oraz załączniku powiązane z umową.
Przygotowaliśmy również zewnętrzną stronę internetową, w której klient naszego kontrahenta akceptuje umowę podpisem elektronicznym. Zapewnia to ciągłość procesu w naszym systemie, dzięki czemu klient i kontrahent mają pewność, że dokument nie ulegnie zmianie w trakcie przesyłania. Partner kontrahenta zyskał również tzw. repozytorium podpisanych umów w wersji elektronicznej.

Korzyści wynikające z zaproponowanego rozwiązania:

— Skrócono czas akceptacji umów
— Zwiększono bezpieczeństwo przepływu informacji
— Wyeliminowano dokumenty papierowe
— Ulepszono proces obiegu umów
— Wykorzystano podpis elektroniczny

Jeżeli zastanawiasz się nad wykorzystaniem podpisu elektronicznego w Twojej organizacji, chciałbyś zacząć korzystać z niego w szerszym zakresie, zapraszam do kontaktu. Z chęcią podzielę się swoim doświadczeniem i przedstawię jak w praktyce działa podpis elektroniczny w systemie NND Integrum.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Piotr Piasecki
Specjalista ds. kontaktu z klientem
Tel. 609 922 000
Email: piasecki@tkomp.pl

Obecny proces klienta

Kontrahent przestawił etapy obiegu dokumentu oraz osoby, które są odpowiedzialne za wykonane zadania. Proces składa się z 11 zadań, które należy wykonać. Wygląda on następująco:

1. Przygotowanie projektu umowy (konsultacja z innymi komórkami organizacyjnymi) – pracownik merytoryczny.

2. Oznaczenie osoby nadzorującej daną umowę – przełożony wyznacza osobę nadzorującą.

3. Sprawdzenie zapisów projektu umowy pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego – osoba nadzorująca przekazuje projekt do radcy prawnego.

4. Podpisywanie umów, zgodnie z zasadą reprezentacji przez każdą ze stron. Zaparafowanie umowy przez osobę nadzorującą – osoba nadzorująca przekazuje umowę do sekretariatu w celu zebrania podpisów.

5. Przekazanie umowy do centralnego rejestru umów (zarejestrowanie umowy) – pracownik sekretariatu rejestruje umowy w centralnym rejestrze umów.

6. Odesłanie 1 egzemplarza do kontrahenta – (pozostawienie oryginału umowy w rejestrze, kopia umowy pozostaje u osoby nadzorującej) – pracownik sekretariatu odpowiada za odesłanie 1 egzemplarza do kontrahenta.

7. Przegląd umów pod względem aktualności 2 razy w roku – pracownik sekretariatu przesyła powiadomienie do pracownika nadzorującego umowę.

8. Wysłanie zapytania do pracownika merytorycznego, nadzorującego umowę o weryfikację (umów pod kątem wygaśnięcia umowy, odstąpienia, zmiany warunków) – pracownik sekretariatu wysyła powiadomienie. Pracownik merytoryczny weryfikuje i potwierdza aktualność umów, pracownik sekretariatu wykreśla nieaktualne umowy.

9. Nadanie statusu umów (w przypadku decyzji zarządu, nadanie statusu umów poufnych) – zarząd przekazuje informację pracownikowi sekretariatu o nadaniu klauzuli poufności.

10. Dystrybucja aneksów do komórek współodpowiedzialnych za realizację – osoba merytoryczna przygotowuje aneks do umowy i przesyła do sekretariatu celem umieszczenia w rejestrze.

11. Umieszczenie w katalogu na serwerze dostępnym dla pracowników rejestru umów – pracownik sekretariatu umieszcza rejestr.

Do pilnowania powyższego procesu klient wykorzystuje formularz w Word, który podzielony jest na 8 kolumn:

Data zawarcia umowy / Data rejestracji / Numer umowy / Rodzaj umowy / Podmiot, z którym zawarto umowę / Aneks z dnia / Data, okres obowiązywania / Osoba nadzorująca umowę

Widzimy, że przedstawiony obieg nie jest skomplikowany, jednakże wymaga dużo pracy ze strony osób obsługujących go. Nie jest on wspierany przez żadne procesy automatyzacji, które mogłyby usprawnić pracę. W efekcie istnieje wiele miejsc, które narażone są na błędy natury ludzkiej (opóźnienie, przeoczenie, omyłka, itp.). Aktywności te są powtarzalne i przewidywalne, ale w przypadku niedostępności pracownika mogą powodować różnej rangi problemy.

Przedstawiam wam moją analizę oraz jak wygląda odzwierciedlenie procesu w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Dzielę proces klienta na 2 etapy.

Etap 1

Polega na wygenerowaniu dokumentu przez osobę odpowiedzialną. Przekazanie jej do zatwierdzenia oraz zebrania opinii działu prawnego i wysłaniu umowy do kontrahenta. Kontrahent akceptuje umowę, przesyła ją z powrotem do firmy. To działanie wykorzystuje tzw. workflow, czyli obieg dokumentu w systemie oraz szablon umowy. Z punktu widzenia systemu wygląda on następująco:

1. Osoba, która przygotowuje projekt umowy, wykorzystuje do tego szablon dokumentu. (szablon ten jest nadzorowany)

2. Uzupełnia w nim odpowiednie pola za pomocą tzw. metryki dokumentu

3. Uruchamia obieg zatwierdzania, który wygląda następująco:

Akceptacja przełożonego

Akceptacja prawna

Wysłanie umowy do klienta

Otrzymanie zatwierdzonej umowy od klienta

Obustronne zatwierdzenie i odesłanie kopi do klienta

W powyższym procesie automatyzujemy etapy przekazywania dokumentu z rąk do rąk. Posiadając obraz umowy w systemie, mamy pewność, że nie zaginie, a możliwość śledzenia etapów pozwala nam na szybką identyfikację, kto w danej chwili zajmuje się dokumentem. System samodzielnie zajmie się powiadomieniem odpowiedzialnych pracowników w określonym terminie oraz będzie przypominał w przypadku opóźnień.

Etap 2

Archiwizacja dokumentu, określenie jego właściwości, rejestracja oraz przeglądy okresowe. W etapie 1 zarejestrowaliśmy dokument w systemie. Określiliśmy terminy obowiązywania, wyznaczyliśmy osoby powiązane z dokumentem. Dzięki temu w odniesieniu do procesu klienta:

1. Nie musimy dalej ręcznie kontrolować dokumentów

2. Teraz system będzie powiadamiał nas o zadaniach

3. Będziemy otrzymywać powiadomienia mailowe w odpowiednim czasie

4. Do dokumentu będą miały dostęp tylko osoby powiązane z nim

Widzimy, że po wprowadzeniu usprawnień, eliminujemy następujące zadania:

1. Oznaczenie osoby nadzorującej daną umowę.
2. Nie musimy kopiować dokumentów, żeby je udostępniać innym
3. Wysyłanie powiadomień przez pracownika sekretariatu o przeglądzie umów.
4. Wysłanie zapytania do pracownika merytorycznego, nadzorującego umowę o weryfikację umów (pod kątem wygaśnięcia umowy, odstąpienia, zmiany warunków)
5. Dystrybucja aneksów do komórek współodpowiedzialnych za realizację
6. Umieszczenie w katalogu na serwerze dostępnym dla pracowników rejestru umów

Moim zdaniem elektroniczny obieg dokumentów jednoznacznie wygrywa z tradycyjnym. Pragnę podkreślić, że każdy przykład jest analizowany indywidualnie. Takiej analizy dokonuję samodzielnie i na podstawie przedstawionego procesu jestem w stanie powiedzieć czy elektroniczny obieg dokumentów ma sens w konkretnym przypadku.

Jeśli zastanawiasz się jak ugryźć ten temat lub ciekawi Cię zagadnienie zapraszam do kontaktu i dyskusji.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Piotr Piasecki
Specjalista ds. kontaktu z klientem
Tel. 609 922 000
E-mail: piasecki@tkomp.pl