Elektroniczny Obieg Kart Służbowych to kompleksowe rozwiązanie informatyczne zaprojektowane do zarządzania i automatyzacji procesów związanych z poleceniami służbowymi. System oparty na platformie NND Integrum umożliwia efektywne zarządzanie cyklem życia kart służbowych, od ich rejestracji, przez zatwierdzanie, aż po archiwizację. Karty te mogą mieć różne przeznaczenie np.:

• polecenie wykonania jakiś działań przez jeden dział w stosunku do innego lub danego pracownika w stosunku do przełożonego
• zapotrzebowanie na zakup zgłoszony przez pracownika,
• zapotrzebowanie na przydzielenie dostępu do zasobu IT
• przydział uprawnień na wejście do określonych stref i pomieszczeń

Główne moduły systemu:

Moduł Rejestracji:

• Automatyczne Formularze: Możliwość szybkiego wprowadzania danych nowych kart oraz aktualizacji istniejących rekordów.
• Dostosowane Metryki: Formularze są dostosowane do specyfikacji klienta, np. rodzaj karty (standardowa, dostęp do pomieszczeń, dostęp do systemów IT).
• Workflow: Zdefiniowane obiegi dokumentów (workflow), które automatycznie kierują procesy zgodnie z wewnętrznymi procedurami klienta.

Moduł Zatwierdzania:

• Automatyczne Dekretacje: System automatycznie przypisuje karty do odpowiednich osób lub działów odpowiedzialnych za ich zatwierdzenie.
• Różnorodność Decyzji: Możliwość zatwierdzenia, odrzucenia czy skierowania do dalszej realizacji na różnych etapach procesu.
• Notyfikacje i Alarmy: Automatyczne powiadomienia dla użytkowników na każdym etapie obiegu dokumentu, co zapewnia ciągłość procesów.

Moduł Podsumowania:

• Raporty i Analizy: Dynamiczne raporty umożliwiające śledzenie statusu kart, analizę częstości występowania poszczególnych typów kart i monitorowanie efektywności procesów.
• Historia Operacji: Pełna historia wszystkich operacji przeprowadzanych na każdej karcie, dostępna dla uprawnionych użytkowników.

Szczegółowe funkcjonalności:

• Różnorodność Typów Kart: Obsługa wielu rodzajów kart, w tym kart zakupowych, technicznych, informatycznych, administracyjnych oraz kart dostępu.
• Zintegrowane Uprawnienia: System umożliwia łatwe zarządzanie uprawnieniami związanymi z każdą kartą, co zwiększa bezpieczeństwo danych i dostępu.
• Synchronizacja z Systemami Zewnętrznymi: Integracja z innymi systemami IT w organizacji, co pozwala na szybkie przetwarzanie informacji i eliminuje potrzebę wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.
• Wersje mobilne i webowe: Dostęp do systemu zarówno przez aplikacje mobilne, jak i przez przeglądarkę internetową, co zapewnia elastyczność i dostępność rozwiązania.

Korzyści strategiczne:

• Usprawnienie procesu: Zastąpienie papierowego obiegu dokumentów systemem informatycznym przyspiesza obsługę wniosków oraz eliminuje potrzebę wykorzystania papieru (oszczędności materiałów eksploatacyjnych).
• Zwiększenie Produktywności: Automatyzacja eliminuje manualne zadania, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych aspektach pracy.
• Poprawa Zgodności i Kontroli: Systematyczny obieg dokumentów i zintegrowane mechanizmy kontroli zwiększają zgodność z wewnętrznymi i zewnętrznymi regulacjami.
• Skalowalność: Rozwiązanie jest skalowalne i może być dostosowane do rosnących potrzeb organizacji, co czyni je idealnym rozwiązaniem zarówno dla małych, jak i dużych przedsiębiorstw.

Wdrożenie i wsparcie:

• Wsparcie Techniczne i Szkolenia: TKomp zapewnia pełne wsparcie techniczne oraz szkolenia dla użytkowników systemu, co gwarantuje płynne wdrożenie i efektywne użytkowanie systemu.
• Personalizacja i Dostosowanie: Możliwość personalizacji interfejsu i funkcji systemu zgodnie z unikalnymi potrzebami każdej organizacji.

Podsumowanie: EOKS to zaawansowane rozwiązanie, które zapewnia kompleksową automatyzację i zarządzanie obiegiem kart służbowych, co przekłada się na znaczące ulepszenia w efektywności operacyjnej i administracyjnej każdej organizacji.

Podstawowych informacji na temat znaków towarowych udzieli nam Urząd Patentowy RP. Uzyskamy tutaj informacje dotyczące tego czym jest znak towarowy, co można zyskać dzięki rejestracji, jakie oznaczenie nie mogą być chronione, na czym polega procedura udzielenia prawa ochronnego i jaką dokumentację powinniśmy złożyć.

Postępowanie związane z rejestracją oraz zatwierdzeniem znaku można podzielić na trzy etapy:

1. Zgłoszenie chęci zarejestrowania znaku – Urząd Patentowy ma 2 miesiące na rozpatrzenie wniosku,

2. Upublicznienie i ewentualne zgłoszenia roszczeń do znaku osób trzecich – jeżeli nie ma roszczeń, proces trwa trzy miesiące,

3. Upragniony etap, zarejestrowanie znaku towarowego – od tej chwil twój znak jest chroniony prawnie przez 10 lat. Co ważne czas liczony jest od momentu zgłoszenia, a nie zarejestrowania.

Ochrona znaku towarowego może mieć różny zakres terytorialny. To właściciel decyduje czy chce chronić znak na poziomie:

1. Krajowym – zgłaszamy nasz znak towarowy do Urzędu Patentowego Rzeczpospolitej Polski,

2. Regionalnym – w przypadku, kiedy prowadzimy działalność w wielu krajach UE, idealnym rozwiązaniem jest unijny znak towarowy, który dzięki jednej rejestracji zapewnia nam ochronę we wszystkich 28 państwach członkowskich UE. Za rejestrację odpowiada Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) z siedzibą w Alicante,

3. Międzynarodowym – jeżeli ubiegamy się o międzynarodową rejestrację znaku, musimy go zgłosić lub zarejestrować w kraju pochodzenia. Dopiero wówczas zgłaszamy nasz znak w Biurze Światowej Organizacji Własności Intelektualnej w Genewie w Szwajcarii.

Wspólnie z naszymi klientami wypracowaliśmy produkt pozwalający na zarządzanie procesem związanym z otrzymaniem znaku towarowego:

1. Po zarejestrowaniu znaku w urzędzie patentowym cały proces możemy nadzorować w systemie NND Integrum, Program powiadomi nas o zbliżającym się końcu każdego z etapów,

2. Usprawni pracę z przepływem informacji,

3. Samodzielnie będzie pilnował każdego etapu,

4. Najważniejsze – przez 10 lat będziemy cyklicznie powiadamiani o konieczności przeprowadzenia okresowej kontroli i ewentualnie zgłoszeniu roszczeń!

Ostatecznie przed upływem 10 lat dostaniemy informację, że należy podjąć działanie związane z odnowieniem znaku. Pamiętajmy, że na wartości naszego znaku towarowego możemy zarabiać. Jest to niezwykle istotne – nasz znak może być wart fortunę!
Jeżeli chcemy mieć kontrolę nad znakami towarowymi, kontrolować kto i do jakiego znaku ma prawo – warto rejestrować umowy powiązane ze znakiem towarowym.

Poznaj nasze rozwiązania dedykowane. Zarządzaj i nadzoruj swoje znaki towarowe w systemie NND Integrum!

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Piotr Piasecki
Specjalista ds. kontaktu z klientem
Tel. 609 922 000

Email: piasecki@tkomp.pl

Co się dzieje jeśli dokument zniknął, a potrzebujemy go w tej chwili? Rozpoczynamy poszukiwania…

Przeglądamy skrzynkę mailową i znajdujemy kopię dokumentu w poczcie email. Ale czy to ostateczna wersja? Szukamy dalej. Przeglądamy foldery i znajdujemy skan… ale podpisany tylko jednostronnie. Gdzieś musi być ten podpisany przez dwie strony. Tylko gdzie? Pytamy kolegów, a w ostateczności dzwonimy do klienta. Jest, udało się!

Właśnie straciliśmy od godziny do połowy dnia żeby znaleźć jeden dokument. A co z resztą obowiązków związanych z naszą pracą?

Z pomocą przychodzi nam rozwiązanie informatyczne, które na pewno oszczędzi nasz czas. Wprowadzenie dokumentu do programu jest jedyną czynnością, którą wykonujemy, a program sam będzie nas powiadamiał o tym, co jest dla nas ważne.

I nagle mamy więcej czasu na zajęcie się pozostałymi rzeczami naprawdę ważnymi ipilnymi, a może na filiżankę kawy – cóż, z dodatkowym czasem wolnym każdy sobie poradzi

Warto zastanowić się jakie wymierne korzyści możemy osiągnąć posiadając takie rozwiązanie.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Piotr Piasecki
Specjalista ds.kontaktu z klientem
Tel. 609 922 000