EOKS – Elektroniczny obieg kart służbowych

System Elektronicznego Obiegu Kart Służbowych (EOKS)

Elektroniczny Obieg Kart Służbowych to kompleksowe rozwiązanie informatyczne zaprojektowane do zarządzania i automatyzacji procesów związanych z poleceniami służbowymi. System oparty na platformie NND Integrum umożliwia efektywne zarządzanie cyklem życia kart służbowych, od ich rejestracji, przez zatwierdzanie, aż po archiwizację. Karty te mogą mieć różne przeznaczenie np.:

• polecenie wykonania jakiś działań przez jeden dział w stosunku do innego lub danego pracownika w stosunku do przełożonego
• zapotrzebowanie na zakup zgłoszony przez pracownika,
• zapotrzebowanie na przydzielenie dostępu do zasobu IT
• przydział uprawnień na wejście do określonych stref i pomieszczeń

Główne moduły systemu:

Moduł Rejestracji:

• Automatyczne Formularze: Możliwość szybkiego wprowadzania danych nowych kart oraz aktualizacji istniejących rekordów.
• Dostosowane Metryki: Formularze są dostosowane do specyfikacji klienta, np. rodzaj karty (standardowa, dostęp do pomieszczeń, dostęp do systemów IT).
• Workflow: Zdefiniowane obiegi dokumentów (workflow), które automatycznie kierują procesy zgodnie z wewnętrznymi procedurami klienta.

Moduł Zatwierdzania:

• Automatyczne Dekretacje: System automatycznie przypisuje karty do odpowiednich osób lub działów odpowiedzialnych za ich zatwierdzenie.
• Różnorodność Decyzji: Możliwość zatwierdzenia, odrzucenia czy skierowania do dalszej realizacji na różnych etapach procesu.
• Notyfikacje i Alarmy: Automatyczne powiadomienia dla użytkowników na każdym etapie obiegu dokumentu, co zapewnia ciągłość procesów.

Moduł Podsumowania:

• Raporty i Analizy: Dynamiczne raporty umożliwiające śledzenie statusu kart, analizę częstości występowania poszczególnych typów kart i monitorowanie efektywności procesów.
• Historia Operacji: Pełna historia wszystkich operacji przeprowadzanych na każdej karcie, dostępna dla uprawnionych użytkowników.

Szczegółowe funkcjonalności:

• Różnorodność Typów Kart: Obsługa wielu rodzajów kart, w tym kart zakupowych, technicznych, informatycznych, administracyjnych oraz kart dostępu.
• Zintegrowane Uprawnienia: System umożliwia łatwe zarządzanie uprawnieniami związanymi z każdą kartą, co zwiększa bezpieczeństwo danych i dostępu.
• Synchronizacja z Systemami Zewnętrznymi: Integracja z innymi systemami IT w organizacji, co pozwala na szybkie przetwarzanie informacji i eliminuje potrzebę wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.
• Wersje mobilne i webowe: Dostęp do systemu zarówno przez aplikacje mobilne, jak i przez przeglądarkę internetową, co zapewnia elastyczność i dostępność rozwiązania.

Korzyści strategiczne:

• Usprawnienie procesu: Zastąpienie papierowego obiegu dokumentów systemem informatycznym przyspiesza obsługę wniosków oraz eliminuje potrzebę wykorzystania papieru (oszczędności materiałów eksploatacyjnych).
• Zwiększenie Produktywności: Automatyzacja eliminuje manualne zadania, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych aspektach pracy.
• Poprawa Zgodności i Kontroli: Systematyczny obieg dokumentów i zintegrowane mechanizmy kontroli zwiększają zgodność z wewnętrznymi i zewnętrznymi regulacjami.
• Skalowalność: Rozwiązanie jest skalowalne i może być dostosowane do rosnących potrzeb organizacji, co czyni je idealnym rozwiązaniem zarówno dla małych, jak i dużych przedsiębiorstw.

Wdrożenie i wsparcie:

• Wsparcie Techniczne i Szkolenia: TKomp zapewnia pełne wsparcie techniczne oraz szkolenia dla użytkowników systemu, co gwarantuje płynne wdrożenie i efektywne użytkowanie systemu.
• Personalizacja i Dostosowanie: Możliwość personalizacji interfejsu i funkcji systemu zgodnie z unikalnymi potrzebami każdej organizacji.

Podsumowanie: EOKS to zaawansowane rozwiązanie, które zapewnia kompleksową automatyzację i zarządzanie obiegiem kart służbowych, co przekłada się na znaczące ulepszenia w efektywności operacyjnej i administracyjnej każdej organizacji.