Aplikacja Zarządzająca Odchyleniami jest narzędziem służącym do monitorowania i zarządzania niezgodnościami i odchyleniami w procesach produkcyjnych włączając w to branżę farmaceutyczną. System oparty o platformę Integrum może współpracować z systemem ERP co umożliwia efektywne zarządzanie danymi i ich integrację.

Kluczowe Funkcjonalności:

• Rejestracja Odchylenia: Możliwość automatycznego zapisu danych dotyczących odchyleń, w tym numeru odchylenia, osoby rejestrującej, daty wystąpienia oraz szczegółowego opisu z podziałem na skategoryzowane kategorie.
• Zatwierdzanie i Opiniowanie: Proces zatwierdzania odchyleń odbywa się poprzez kilka etapów, w tym opiniowanie przez komisję, co zapewnia wielopoziomową weryfikację każdego zgłoszonego przypadku.
• Rejestracja i zarządzanie CAPA: System pozwala na rejestrowanie działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych (CAPA), które w tym przypadku są wynikiem odchyleń. Zarządzanie CAPA może stanowić oddzielny moduł, ale może być także zespolony z odchyleniami. Element ten pozwala na pełną kontrolę działań jakie wynikają z odchyleń tzn. każde działanie ma określony zakres, osobę odpowiedzialną i planowany termin realizacji.  W efekcie otrzymujemy pełną kontrolę kto i na kiedy oraz co musi zrobić. System powiadomień sprawa, że osoby zainteresowane mają pełną świadomość swoich zadań.
• Raporty i Analizy: Użytkownicy mogą generować szczegółowe raporty dotyczące odchyleń, które pomagają w analizie przyczyn i skutków występujących problemów oraz pozwalają eliminować wąskie gardła w przepływie informacji związanych z tym procesem.

Korzyści dla Organizacji:

1. Poprawa Zarządzania Jakością: Systematyczne rejestrowanie
   i analizowanie odchyleń pozwala na szybszą reakcję na potencjalne problemy oraz ich skuteczniejsze rozwiązywanie.
2. Zwiększenie Efektywności Operacyjnej: Automatyzacja procesów związanych z odchyleniami znacząco przyspiesza ich przetwarzanie i redukuje możliwość błędów ludzkich.
3. Spełnienie Wymagań Regulacyjnych: Aplikacja wspiera przedsiębiorstwa w spełnianiu rygorystycznych wymagań regulacyjnych dotyczących zarządzania jakością szczególnie w tak wrażliwych na wszelkie odchylenia branżach jak farmaceutyczna, produkcja kosmetyków czy produkcja żywności.
4. Integracja z Systemami ERP: Dzięki możliwej integracji z rozwiązaniami klasy ERP aplikacja zapewnia bieżący dostęp do aktualnych danych, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania produkcją.

Wdrożenie i Wsparcie:

Podczas wdrożenia Aplikacji Zarządzającej Odchyleniami potrzeby klienta są każdorazowo potwierdzane na etapie analizy wdrożeniowej. Dzięki temu produkt może być dostosowany do indywidualnych potrzeb każdej organizacji. Zakres wdrożenia, w tym szkolenia dla kluczowych użytkowników lub użytkowników końcowych, jest ustalany w trakcie analizy, zapewniając maksymalną efektywność i spełnienie oczekiwań klienta. Dodatkowo, wsparcie jest świadczone po zakończeniu wdrożenia i stabilizacji w trakcie uruchomienia produkcyjnego, co gwarantuje płynne przejście i adaptację do nowego systemu.

Zapewniamy również ciągłą usługę opieki serwisowej w trakcie eksploatacji, co obejmuje pomoc techniczną, aktualizacje oraz doradztwo w zakresie optymalizacji procesów zarządzania odchyleniami. Dzięki temu klient ma pewność, że system będzie funkcjonował stabilnie i efektywnie przez cały czas jego użytkowania.

Zapraszamy do kontaktu i zorganizowania warsztatów!

Kluczowe Funkcjonalności:

• Moduł Zgłaszania Pomysłów: Umożliwia pracownikom łatwe i szybkie zgłaszanie nowych pomysłów za pomocą dedykowanego modułu mobilnego. Użytkownik może przejść przez trzyetapowy proces rejestracji pomysłu, co obejmuje wprowadzenie danych, szczegółowy opis oraz potwierdzenie zgłoszenia.
• Obieg Pomysłów: Każdy zgłoszony pomysł przechodzi przez zdefiniowany obieg, który zawiera etapy takie jak zgłoszenie, weryfikacja, ocena, zatwierdzenie, aż do fazy wdrożenia. Na każdym etapie odpowiedzialne osoby mogą zatwierdzać lub odrzucać pomysł, z opcją dodawania komentarza lub załączników.
• Wizualizacja Postępu: System oferuje graficzną reprezentację postępu każdego zgłoszonego pomysłu, co umożliwia użytkownikom śledzenie stanu realizacji w czasie rzeczywistym. Używane są symbole określające status każdego kroku.

Korzyści dla Organizacji:

• Zwiększenie Innowacyjności: Poprzez uproszczenie procesu zgłaszania pomysłów, system IDEA motywuje pracowników do dzielenia się innowacjami, co może prowadzić do znaczących usprawnień operacyjnych i strategicznych w firmie.
• Efektywna Ocena Pomysłów: Dzięki strukturyzowanemu obiegowi, zarządzanie pomysłami jest bardziej efektywne, co pozwala na szybką ocenę i implementację wartościowych inicjatyw.
• Zwiększenie Zaangażowania Pracowników: System pozwala na aktywne uczestnictwo pracowników w życiu firmy, co zwiększa ich zaangażowanie i satysfakcję z pracy, a także jednoznacznie określa autora pomysłu co ma wpływ na jego wynagrodzenie, jeśli pomysł wejdzie w życie.
• Monitoring i Raportowanie: Zaawansowane funkcje raportowania pozwalają na analizę i monitorowanie efektywności zgłoszonych pomysłów oraz ich wpływu na organizację.

Implementacja i Wsparcie: Firma TKomp zapewnia kompleksowe wsparcie techniczne oraz szkolenia dla użytkowników, co gwarantuje płynne wdrożenie systemu oraz maksymalizację jego efektywności. Rozwiązanie jest dostosowywane do specyficznych potrzeb klienta, co pozwala na jego integrację z istniejącymi systemami IT.

Podsumowanie: System Zgłaszania Pomysłów – IDEA to nowoczesne i elastyczne rozwiązanie, które pozwala na efektywne zarządzanie innowacjami w organizacji. Dzięki jego wdrożeniu firmy mogą szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe i wewnętrzne potrzeby, jednocześnie zwiększając zaangażowanie i satysfakcję swoich pracowników.

Definicje i Opis Ogólny: CAPA to system, który integruje różne procesy związane z identyfikacją niezgodności, reklamacji, odchyleń, incydentów, audytów oraz inspekcji wewnętrznych i zewnętrznych. System pozwala na dynamiczne zarządzanie i łączenie informacji w celu efektywnego rozwiązywania problemów i zapobiegania ich powtórzeniu.

Kluczowe Funkcje Systemu CAPA:

• Rejestracja CAPA: Możliwość rejestracji nowej CAPA z automatycznym przypisaniem numeru i przyporządkowaniem do dokumentu źródłowego. Każda karta CAPA ma przypisaną osobę (lub osoby) odpowiedzialne, zadany termin realizacji oraz szczegółowy opis (możliwość podpinania załączników lub innych elementów programu).
• Obieg CAPA: Zdefiniowane ścieżki workflow dla danego typu działania, które zapewniają właściwe kierowanie karty CAPA w organizacji.
• Automatyzacja: Umożliwia automatyczne powiadomienia i przypomnienia dla osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych etapów CAPA.
• Integracje: System jest zintegrowany z innymi modułami systemu NND Integrum oraz może być zintegrowany z systemem ERP, co umożliwia automatyczne przetwarzanie danych.
• Raportowanie i Analizy: Zaawansowane narzędzia do tworzenia raportów i analiz, które umożliwiają ocenę efektywności działań CAPA.

Etapy Procesu CAPA:

• Etap Rejestracji: Rozpoczęcie procesu CAPA, w tym wprowadzenie podstawowych informacji o niezgodności i przyczynach jej powstania.
• Etap Zatwierdzania: Ocena i zatwierdzenie zaproponowanych działań korygujących przez odpowiednie osoby.
• Etap Realizacji Działań: Implementacja zatwierdzonych działań i monitorowanie ich skuteczności.
• Etap Oceny Skuteczności: Ocenianie efektywności wprowadzonych działań i zamknięcie procesu CAPA lub jego modyfikacja i ponowne uruchomienie.

Role Użytkowników:

• Rejestrujący: Osoba odpowiedzialna za wprowadzenie CAPA do systemu.
• Realizujący: Osoba odpowiedzialna za realizację poszczególnych działań wynikających z CAPA.
• Oceniający: Osoby zatwierdzające działania oraz oceniające ich skuteczność.
• Administrator: Osoba zarządzająca całym systemem CAPA, mająca dostęp do wszystkich funkcji i danych.

Integracje i Technologia:

• Integracja z ERP: Automatyczne pobieranie danych produktowych i innych informacji potrzebnych do procesów CAPA.
• Automatyczne Raporty: Możliwość generowania różnorodnych raportów na podstawie danych zgromadzonych w systemie.

Wdrożenie i Wsparcie:

• Harmonogram Wdrożenia: Wdrożenie produktu poprzedzane jest przygotowaniem szczegółowego projektu wdrożenia, ustaleniem harmonogramu prac w zakresie poszczególnych etapów realizacji.
• Wsparcie Techniczne: Pełne wsparcie techniczne oraz szkolenia dla użytkowników, aby zapewnić płynne funkcjonowanie systemu CAPA.

Podsumowanie: System CAPA jest przykładem zaawansowanego rozwiązania, które poprzez integrację z istniejącymi systemami i automatyzację procesów znacznie usprawnia zarządzanie jakością. Dzięki temu systemowi firma jest w stanie efektywnie reagować na niezgodności oraz prewencyjnie zarządzać potencjalnymi ryzykami, co prowadzi do ciągłej poprawy jakości i bezpieczeństwa produktów.

Proces przedłużania ważności surowca jest istotnym elementem zarządzania magazynem, utrzymania jakości produktów i optymalizacji posiadanych zasobów. W zależności od rodzaju surowca, istnieją różne sposoby na przedłużenie jego trwałości. Oto kilka powszechnie stosowanych metod:

1. Przechowywanie w odpowiednich warunkach: Ważne jest, aby surowiec był przechowywany w odpowiedniej temperaturze, wilgotności i przestrzeni,
   w zależności od jego indywidualnych potrzeb.
2. Używanie opakowań chroniących przed szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi. Niektóre surowce są wrażliwe na działanie np.: światła i powietrza, dlatego należy je przechowywać w opakowaniach, które je ochronią.
3. Stosowanie środków konserwujących: W przypadku surowców, które szybko tracą swoje właściwości, można stosować specjalne środki konserwujące, aby przedłużyć ich trwałość.
4. Określanie terminu przydatności do użycia: Ważne jest, aby znać termin przydatności surowca do użycia, a następnie odpowiednio go kontrolować, aby zapobiec jego przeterminowaniu.
5. Regularne kontrolowanie jakości: Ważne jest, aby regularnie sprawdzać jakość surowców i wyłączać te, które są nieodpowiednie do dalszego użytku.
6. Przeprowadzanie dodatkowych badań umożliwiających określenie czy dany surowiec nadaje się do dalszego wykorzystania.

Podsumowując, proces przedłużania ważności surowca wymaga odpowiedniego przechowywania, opakowywania, stosowania środków konserwujących oraz regularnej kontroli jakości. Dzięki temu można zapewnić, że surowiec będzie nadawał się do użytku przez jak najdłuższy czas, co przyczyni się do zwiększenia efektywności.

Cel aplikacji

Aplikacja ma na celu umożliwienie zarządzania procesem przedłużania ważności surowca w przedsiębiorstwie zarówno w obszarze rejestracji danych jak i wyznaczaniu i realizacji badań kontrolnych.

Funkcjonalności:

• Rejestrowanie surowców: Aplikacja umożliwia rejestrowanie surowców w systemie, wprowadzając dla każdego surowca takie informacje jak: nazwa, kod, ilość, data przyjęcia, termin ważności.
• Określenie zapotrzebowania na dany surowiec zarówno co do ilości jak i daty.
• Określenie, wykonanie i rejestracja wyników dodatkowych badań mających na celu potwierdzenie jakości produktu.
• Przedłużanie ważności surowców: Aplikacja umożliwia przedłużenie terminu ważności surowców poprzez wprowadzenie nowej daty ważności oraz podanie przyczyny przedłużenia.
• Informowanie działu zakupów o braku możliwości przedłużenia ważności surowca i konieczności uzupełnienia stanów magazynowych
• Wskazanie ewentualnego alternatywnego zastosowania opartego na podstawie stosowanej technologii i produktów
• Historia przedłużeń: Aplikacja zapisuje historię przedłużeń dla każdego surowca, wraz z informacjami o nowej dacie ważności oraz przyczynie przedłużenia.
• Raporty: Aplikacja umożliwia generowanie raportów zawierających informacje o surowcach, takie jak: ilość, termin ważności, historia przedłużeń itp.
• Uprawnienia: Aplikacja umożliwia przydzielanie różnych uprawnień użytkownikom, takich jak np. możliwość dodawania/edycji surowców, przedłużania terminu ważności, generowania raportów itp.

Korzyści:

1. Oszczędność czasu: dzięki optymalizacji procesu przedłużania ważności surowców, wyeliminowaniu korespondencji mailowej pracownicy skupiają się na właściwych zadaniach, lepiej wykorzystując swój czas.
2. Oszczędność pieniędzy: dzięki lepszemu zarządzaniu terminami ważności surowców, firma unika strat związanych z utratą jakości lub całkowitym zepsuciem się surowców, a to generuje oszczędności finansowe.
3. Optymalizacja stanów magazynowych. Dzięki podaniu możliwych alternatywnych zastosowań organizacja lepiej wykorzysta posiadane półprodukty.
4. Poprawa jakości: dzięki lepszemu zarządzaniu terminami ważności surowców, firma będzie mogła zapewnić swoim klientom wyższą jakość produktów, co przełoży się na lepszą opinię o marce i zwiększenie zaufania klientów.
5. Poprawa bezpieczeństwa: Dzięki aplikacji, firma będzie mogła lepiej zarządzać surowcami, co pozwoli na uniknięcie sytuacji, w których użycie surowca niskiej jakości mogłoby stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa pracowników lub klientów.
6. Lepsza organizacja pracy: Dzięki aplikacji, pracownicy będą mogli lepiej zaplanować swoje zadania i lepiej zarządzać surowcami, co przyczyni się do lepszej organizacji pracy w firmie.
7. Możliwość szybkiego dostępu do informacji: Dzięki aplikacji, pracownicy będą mogli szybko i łatwo uzyskać dostęp do informacji o terminach ważności surowców oraz historii ich przedłużeń, co pozwoli im lepiej planować prace

Chcą prowadzić dokumentację w odniesieniu do normy należy odpowiednio sklasyfikować dokumenty, które powstają w trakcie działania organizacji.

W przypadku normy jakościowej ISO dokumenty możemy podzielić na 3 kategorie:

• Dokumentacja Firmy
• Dokumentacja Klienta
• Dokumentacja Dostawcy

W każdej z tych kategorii możemy wyróżnić:

• dokumenty strategiczne
• dokumenty operacyjne
• dokumenty wykonawcze
• dokumenty potwierdzające działania.

Przy czym należy uważać, żeby nie doprowadzić do nadmiernego i zbyt drobiazgowego gromadzenia dokumentacji w każdym z tych obszarów ponieważ możemy wywołać odwrotny skutek do zamierzonego. Duża ilość dokumentów może spowolnić cały system zarządzania, doprowadzić do jego ułomności, a nawet zwiększyć koszty prowadzenia firmy.

Dlatego ważne jest, aby w procesie zarządzania wspomagać się odpowiednimi narzędziami informatycznymi. O takim systemie możesz przeczytać klikając w link https://tkomp.pl/nasza-oferta/produkty/dokumentacja-wewnetrzna/

Jeżeli potrzebujesz więcej informacji o systemie:

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Przykładowe wykorzystanie oprogramowania NND Integrum

Nasze produkty od samego początku zostały stworzone po to, by wspomagać, podnosić i kontrolować jakość produktów i organizacji. Szybko okazało się, że oprócz wspomagania tradycyjnych obszarów związanych z zarządzaniem jakością takich jak nadzór nad dokumentami, audytami, niezgodnościami czy narzędziami kontrolno–pomiarowymi naturalną potrzebą naszych klientów jest wspomaganie kontroli jakości na produkcji. Jeden z naszych kluczowych klientów, światowy potentat z segmentu chemii gospodarczej, zamówił u nas stworzenie dedykowanych formularzy, w których odnotowuje się na bieżąco wszelkie odstępstwa od normy związane z gotowym produktem, jak i z surowcami dostarczanymi do produkcji. Zgłoszenia niezgodności w tych obszarach mają różne stopnie ważności i w zależności od nich mają różny obieg realizacji działań naprawczych. Kiedy stopień ważności jest najwyższy, dochodzi do wstrzymania produkcji danej serii towaru.

Główne zadania modułu

1. Szybki i sprawny obieg informacji między osobami decyzyjnymi w przypadku wystąpienia nieprawidłowości
2. Obieg takiej informacji jest poparty komunikatami mailowymi oraz wewnętrznymi powiadomieniami
3. System przypomina o ewentualnym spóźnieniu w reakcji na otrzymanie takiego komunikatu przez osobę decyzyjną

Wszystko to ma duży wpływ na utrzymanie ciągłości produkcji i zachowanie właściwej jakości produktów końcowych. Oczywiście celem głównym jest zminimalizowanie reklamacji gotowego wyrobu. Nasz program nie tylko pomaga w szybkim obiegu informacji związanym ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, ale także zbiera te informacje. Zgromadzone dane można przetwarzać i prezentować w postaci różnych statystyk i zestawień np. jakich przyczyn nieprawidłowości było najwięcej w zadanym okresie albo jakie surowce miały najwięcej zgłoszeń i jakiego stopnia były to zgłoszenia. Moduł wspomagający kontrolę jakości funkcjonuje już od ponad 6 lat i cały czas jest rozwijany, aby jak najlepiej spełnić wymagania i potrzeby klienta.

Nowoczesna kontrola jakości na produkcji – wnioski i korzyści

Z naszego doświadczenia i obserwacji wynika, że zastosowanie przedstawionych przez nas propozycji przełożyło się na usprawnienie komunikacji między osobami odpowiedzialnymi za kontrolę jakości w procesie produkcyjnym. Dzięki temu, problemy wynikłe podczas cyklu produkcyjnego mogą zostać szybko i efektywnie usunięte. Drugim, bardzo ważnym czynnikiem, który udało się uzyskać, to większa odpowiedzialność pracowników za jakość dostarczanego produktu. Powinniśmy wziąć pod uwagę, że większe zaangażowanie zespołu pracowniczego, to lepszy produkt i zadowolony klient.

Jeżeli są Państwo zainteresowani optymalizacją i informatyzacją kontroli jakości produkcji zapraszamy do kontaktu z naszym działem handlowym.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Dział handlowy
Tel: +48 52 360 44 55
E-mail: handlowy@tkomp.pl

Jak łatwo się domyśleć, nasze zainteresowanie wskazówkami dotyczącymi postępowania procedurą reklamacyjną w przedsiębiorstwach wynika z naszych kolejnych wdrożeń i rozwoju systemu NND Integrum. Bezpośrednio – są następstwem naszych ciągłych rozmów i kontaktów z obecnymi partnerami. Taki otwarty dialog skłonił nas do pochylenia się nad możliwością rozbudowy naszego oprogramowania w kierunku wsparcia przy wdrożeniu i utrzymaniu normy ISO 10002.

Czym jest grupa standardów związana z jakościowym zarządzaniem satysfakcją klienta?

Warto wspomnieć, że standard ISO 10002 jest tylko jedną z czterech norm, które mówią nam o podejściu do satysfakcji klienta. Możemy więc wyróżnić następujące standardy dotyczące zarządzaniem jakością w tym segmencie:

• ISO 10001:2007 – zawiera wytyczne i kodeks postępowania dla organizacji
• ISO 10002:2004 – zalecenia dotyczące postępowania z reklamacjami w organizacji
• ISO 10003:2007 – wskazówki dotyczące rozstrzygania sporów na zewnątrz organizacji
• ISO 10004: – zawiera wytyczne dla procesów monitorowania i pomiarów satysfakcji klienta

Dlaczego obsługa reklamacji powinna być priorytetem w każdym przedsiębiorstwie?

Pojawienie się reklamacji w przedsiębiorstwie nie jest rzeczą przyjemną i pożądaną. Niestety, prędzej czy później czeka to każdą firmę. W takim momencie ważny będzie szybki i sprawny proces reklamacyjny.

Główną uwagę w takim procesie powinniśmy skupić na kliencie, który składa skargę. Jeżeli zapewnimy naszym klientom łatwy i przejrzysty dostęp do całej procedury reklamacyjnej możemy odzyskać nadszarpnięte zaufanie. Jeżeli zaniedbamy zarządzanie reklamacjami w naszej organizacji możemy być niemal pewni, że niezadowolenie naszych klientów będzie jeszcze większe.

Stworzenie otwartego systemu zarządzania reklamacjami, który będzie ukierunkowany na klienta, pozwoli nam zebrać informacje dotyczące jakości naszych usług i produktów. Przy odpowiedniej analizie będziemy mogli poprawić jakość serwisu produktu i serwisu obsługi klienta.

Na co warto zwrócić uwagę przy projektowaniu idealnego procesu reklamacyjnego?

Uporządkowanie i systematyczne ulepszanie procedury reklamacyjnej będzie pierwszym, ale najważniejszym krokiem w kierunku przygotowania organizacji do otwartej komunikacji z klientami na etapie po sprzedaży. Jeżeli zależy nam na wysokiej jakości serwisie obsługi klientów, warto zapoznać się z zaleceniami Polskiego Komitetu Normalizacyjnego. Sprawdźmy, jakie są wytyczne dla normy PN-EN ISO 10002:2006 dotyczące procesu reklamacji w przedsiębiorstwie:

• Dostarczenie niezbędnych informacji (łącznie z planowaniem, wdrażaniem, utrzymaniem i optymalizacją procesu) o postępowaniu ze skargami i reklamacjami wewnątrz organizacji
• Określony w normie proces postępowania z reklamacjami jest przydatny jako jeden z procesów systemu zarządzania jakością
• Wskazówek odnoszących się do normy nie należy stosować przy rozstrzyganiu sporów poza organizacją ani sporów związanych z pracownikami
• Normę możemy zastosować w organizacjach wszystkich wielkości i branż, dodatkowo – dla sektora MŚP dostępny jest dedykowany aneks
• Procedura reklamacyjna, która jest otwarta na informacje zwrotne (łącznie z reklamacjami i skargami), szybko odpowiada na wszystkie przyjęte skargi i podnosi zdolność organizacji do poprawy serwisu produktu i serwisu konsumenckiego
• Aktywny udział kadry kierowniczej poprzez odpowiednie pozyskanie i rozmieszczenie zasobów, w tym szkoleń personelu
• Identyfikacja problemu, potrzeb i oczekiwań osoby składającej reklamację
• Zagwarantowanie widocznego, otwartego, łatwego i skutecznego w użyciu procesu składania reklamacji dla klientów
• Weryfikacja i ocena skarg w celu udoskonalenia jakości serwisu produktu i serwisu konsumenckiego
• Audit procedury reklamacyjnej
• Badanie i ocena funkcjonalności i wydajności procesu reklamacyjnego

Zasady zarządzania jakością – wdrożenie zaleceń do systemu informatycznego

Powyższe wytyczne można wykorzystać w naszym Systemie Obsługi Reklamacji. Funkcjonalność systemu pozwala na dopasowaniu poszczególnych elementów w zależności od potrzeb naszych klientów. Przyjrzyjmy się zatem jak może i jak powinien wyglądać przykładowy szablon reklamacji w przedsiębiorstwie:

• Przyjęcie reklamacji – przy pomocy formularza, zgłoszenia telefonicznego (zgłoszenie rejestruje pracownik przyjmujący reklamacje) lub przez panel dla stałych klientów.
• Formularz zgłoszenia reklamacji – przyjazny dla klienta składającego reklamację, z możliwością dodania załączników, zdjęć.
• Formularz przyjęcia reklamacji – z informacją zwrotną do klienta (telefoniczną, e-mail).
• Wstępna ocena reklamacji – opina o zasadności złożonej skargi.
• Potwierdzenie zasadności reklamacji – informacja dla klienta o rozpoczęciu procedury.
• Badanie i ekspertyza reklamacji – uzyskanie opinii biegłego (dział techniczny, finansowy, organizacyjny itp.)
• Rozstrzygnięcie reklamacji – na podstawie ekspertyzy, osoba odpowiedzialna (kierownik działu reklamacji) podejmuje decyzję o uznaniu, bądź nieuznaniu skargi.
• Decyzja o rozstrzygnięciu postępowania – powiadomienie klienta o wynikach procesu reklamacyjnego. Propozycja rekompensaty lub informacja o postępowaniu odwoławczym od decyzji.
• Zamknięcie reklamacji – informacja i analiza całego procesu, propozycja zmian w serwisie produktu i serwisie obsługi klienta, określenie kosztów związanych z reklamacją (naprawa lub wymiana wadliwego produktu/usługi, logistyka itp.)

Jakie korzyści wynikają z zastosowania naszych rozwiązań informatycznych?

Najważniejszą zaletą systemu jest wygoda w użytkowaniu przez klienta składającego reklamację. Może on wybrać dogodny dla siebie sposób złożenia reklamacji, jest informowany o działaniu na etapach dla niego ważnych. Jest to wyraźny, pozytywny sygnał od organizacji, że dąży do zapewnienia jak najwyższej jakości serwisu obsługi klienta.

Do każdego z etapów przypisana jest osoba uprawniona za jego realizację: od pracownika przyjmującego reklamację, przez osobę odpowiedzialną za ocenę zasadności, eksperta opiniującego skargę, do kierownika działu reklamacji. Każdy z pracowników jest przez to zaangażowany tylko w etapie odpowiadającym jego kompetencjom. Sprawny obieg zgłoszonej reklamacji przyczyni się do jej szybszego rozpatrzenia, co z kolei wpłynie na kolejny wzrost satysfakcji klienta.

Końcowe zebranie informacji i opinii klienta o produkcie, usłudze jest cenną wskazówką dla przedsiębiorstwa. Zbadanie i wyjaśnienie nieprawidłowości to szansa na rozwój i poprawę jakości w każdej firmie!

Jeżeli do tej pory nie znaleźliście Państwo recepty na reklamacje i szukacie skutecznego narzędzia, które rozwiąże Wasz problem, zapraszam do rozmowy z naszym działem handlowym.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Dział handlowy
Tel: +48 52 360 44 55
E-mail: handlowy@tkomp.pl