W ramach procesu digitalizacji zapotrzebowań, nasza firma opracowała formularz rejestracji zapotrzebowań oparty na systemie NND Dynamic. Rozwiązanie to powstało z myślą o zastąpieniu dotychczasowego arkusza Excel, który był niewystarczający do zarządzania złożonymi procesami zakupowymi w organizacji. Dzięki naszemu formularzowi możliwe jest centralne zarządzanie zapotrzebowaniami, z pełnym dostępem do danych w czasie rzeczywistym.

Kluczowe Funkcjonalności:

• Rejestracja zapotrzebowań: Umożliwia pracownikom wprowadzanie wielu pozycji na jedno zapotrzebowanie, z natychmiastową rejestracją w centralnym systemie.
• Słowniki dynamiczne: Ułatwia wprowadzanie danych poprzez automatyczne podpowiedzi z predefiniowanych słowników (lokalizacja, dostawcy, konta itp.).
• Automatyczne powiadomienia: System wysyła powiadomienia e-mail i na tablicę informacyjną do wskazanych osób odpowiedzialnych za zatwierdzanie zapotrzebowań.
• Numeracja SAP: Zintegrowana obsługa numerów SAP pozwala na automatyczne przenoszenie danych do systemu finansowo-księgowego.
• Centralny rejestr zapotrzebowań: Umożliwia wygodne zarządzanie zapotrzebowaniami z jednego miejsca, z pełną możliwością filtrowania i sortowania danych.

Korzyści dla Organizacji:

• Zwiększona efektywność: Eliminuje konieczność używania arkuszy Excel i automatyzuje cały proces rejestracji oraz zatwierdzania zapotrzebowań.
• Przejrzystość procesów: Dzięki centralnemu rejestrowi wszystkie dane są dostępne w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie i monitorowanie procesu.
• Redukcja błędów: Automatyczne powiadomienia i zintegrowany system numeracji zmniejszają ryzyko pomyłek i przyspieszają realizację zapotrzebowań.
• Skalowalność: Rozwiązanie można dostosować do różnych potrzeb organizacji, umożliwiając łatwą integrację z istniejącymi systemami.

Wdrożenie i Wsparcie:

Oferujemy pełne wsparcie na każdym etapie – od analizy potrzeb klienta, przez konfigurację systemu, aż po szkolenie użytkowników i wsparcie powdrożeniowe. Nasz zespół ekspertów zapewnia również stałe wsparcie techniczne, pomagając w adaptacji i optymalizacji systemu zgodnie z wymaganiami organizacji.

Zapraszamy do kontaktu i zorganizowania warsztatów!

Integracja z systemem BDO (Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami) jest kluczowym rozwiązaniem dla organizacji zarządzających odpadami, które potrzebują automatyzacji procesów ewidencji odpadów oraz efektywnej analizy danych. Nasze rozwiązanie umożliwia bezpośrednie pobieranie danych z BDO, ich przechowywanie w wewnętrznej bazie oraz łatwy dostęp do nich za pomocą narzędzi analitycznych, takich jak PowerBI. Dzięki temu organizacje mogą skutecznie monitorować i raportować informacje związane z gospodarką odpadami.

Kluczowe Funkcjonalności:

• Automatyczne pobieranie danych z BDO: Nasz system automatycznie pobiera dane z API BDO dotyczące Kart Ewidencji Odpadów (KEO), eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych.
• Przechowywanie danych w bazie: Uporządkowana baza danych przechowuje szczegółowe informacje dotyczące odpadów, w tym numer karty, rodzaj odpadów, posiadacza odpadów, miejsce prowadzenia działalności i wiele innych.
• Integracja z PowerBI: Dane z systemu BDO są dostępne w widokach, które można bezpośrednio analizować w PowerBI, co umożliwia tworzenie zaawansowanych raportów i analiz.
• Przejrzystość i dostępność danych: Złożone formularze z systemu BDO są przekształcane w łatwe do przetworzenia struktury, co ułatwia zarządzanie danymi i ich filtrowanie.

Korzyści dla Organizacji:

• Automatyzacja procesów ewidencji odpadów: Eliminacja ręcznego wprowadzania danych minimalizuje ryzyko błędów i usprawnia procesy zarządzania danymi z BDO.
• Optymalizacja raportowania: Organizacje mogą szybko analizować dane i generować raporty na podstawie pobranych informacji, co przyspiesza podejmowanie decyzji.
• Lepsze zarządzanie danymi o odpadach: Uporządkowana baza danych umożliwia organizacji łatwy dostęp do kluczowych informacji dotyczących odpadów i ich ewidencji.
• Integracja z narzędziami analitycznymi: Bezpośrednia integracja z PowerBI umożliwia zaawansowane analizy danych, co wspiera efektywne zarządzanie gospodarką odpadami.

Wdrożenie i Wsparcie:

• Proces wdrożenia integracji z BDO: Oferujemy kompleksowe wdrożenie, które obejmuje analizę potrzeb klienta, konfigurację bazy danych oraz integrację z systemem BDO. Nasz system jest zainstalowany na środowisku produkcyjnym, a synchronizacja danych z BDO odbywa się automatycznie.
• Wsparcie techniczne i aktualizacje: Zapewniamy pełne wsparcie techniczne po wdrożeniu, w tym regularne aktualizacje systemu, monitorowanie jego działania oraz pomoc w rozwiązywaniu problemów technicznych.
• Szkolenie i pomoc dla użytkowników: Organizujemy szkolenia dla zespołu klienta, obejmujące instalację, konfigurację i codzienną obsługę systemu. Oferujemy również wsparcie w tworzeniu raportów oraz analiz danych w PowerBI.

Zapraszamy do kontaktu i zorganizowania warsztatów!

Cel aplikacji

Celem wdrożenia aplikacji do dystrybucji pasków wynagrodzeń jest usprawnienie i ułatwienie procesu dystrybucji tzw. pasków płacowych pracownikom. Dzięki temu narzędziu, firma może uniknąć kosztów i strat wynikających z drukowania oraz dystrybucji dokumentów fizycznie, a jednocześnie zwiększyć bezpieczeństwo danych poprzez kontrolę dostępu tylko dla uprawnionych użytkowników. Wdrożenie tej aplikacji pozwala na oszczędność czasu, co z kolei umożliwia pracownikom skupienie się na innych zadaniach, a firmie na osiągnięcie wyższej efektywności i zadowolenia klientów.

Funkcjonalności:

• Autoryzacja użytkowników z wykorzystaniem dwuetapowej weryfikacji.
• Użytkownicy po zalogowaniu się i autoryzacji, mają dostęp do listy dokumentów z systemu księgowego (paski płacowe, PIT, inne dokumenty).
• Pracownicy, którzy świadczyli usługi na rzecz firmy, mogą pobierać swoje listy płac w formie cyfrowej z aplikacji.
• Integracja z systemem księgowym klienta pozwala na automatyzację dystrybucji dokumentów (import danych, ich walidacja, a następnie umieszczenie na portalu wraz z informowaniem użytkoników końcowych).
• System obsługuje wiele języków i jest dostępny na rozwiązania mobilne (tablety, telefony).
• Aplikacja umożliwia łatwą aktualizację danych pracownika i automatyczne przekazanie ich do działu kadr klienta. 

Korzyści:

1. Oszczędność czasu: pracownicy klienta nie muszą już zajmować się cykliczną wysyłką dokumentów dla tysięcy pracowników zewnętrznych.
2. Oszczędność pieniędzy: Czas pracowników klienta, koszty administracyjne oraz wyeliminowanie dotychczasowych błędów związanych z obsługą procesu procesu generuje oszczędności dla naszego klienta.
3. Poprawa jakości: pracownicy świadczący usługi dla klienta otrzymują informacje na czas i dostęp do  automatycznie budowanego repozytorium danych. Dzięki temu nie czas obsługi personelu przez dział kadr został znacząco zminimalizowany. Aktualizacja danych pracowniczych dodatkowo wpływa na jakość bazy danych o pracownikach i zmieniających się informacjach (adresy, numery kontaktowe, itp.).

Chcą prowadzić dokumentację w odniesieniu do normy należy odpowiednio sklasyfikować dokumenty, które powstają w trakcie działania organizacji.

W przypadku normy jakościowej ISO dokumenty możemy podzielić na 3 kategorie:

• Dokumentacja Firmy
• Dokumentacja Klienta
• Dokumentacja Dostawcy

W każdej z tych kategorii możemy wyróżnić:

• dokumenty strategiczne
• dokumenty operacyjne
• dokumenty wykonawcze
• dokumenty potwierdzające działania.

Przy czym należy uważać, żeby nie doprowadzić do nadmiernego i zbyt drobiazgowego gromadzenia dokumentacji w każdym z tych obszarów ponieważ możemy wywołać odwrotny skutek do zamierzonego. Duża ilość dokumentów może spowolnić cały system zarządzania, doprowadzić do jego ułomności, a nawet zwiększyć koszty prowadzenia firmy.

Dlatego ważne jest, aby w procesie zarządzania wspomagać się odpowiednimi narzędziami informatycznymi. O takim systemie możesz przeczytać klikając w link https://tkomp.pl/nasza-oferta/produkty/dokumentacja-wewnetrzna/

Jeżeli potrzebujesz więcej informacji o systemie:

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Ponad 3 lata temu zgłosił się do nas jeden z producentów leków z potrzebą uporządkowania i zinformatyzowania obszaru zarządzania dokumentacją wewnętrzną, w tym dokumentacją wykorzystywaną w procesie produkcyjnym. Dodatkowo chodziło jeszcze o narzędzie pomagające proces zarządzania zmianą – potrzeba oczywista i idealnie wpasowująca się w zakres funkcjonalny naszego produktu. Wiedzieliśmy, że posiadamy w swoim portfolio produkt dojrzały, doskonale sprawdzający się w różnych innych branżach, który poprzez swoje liczne wdrożenia posiadał już w zakresie swojej funkcjonalności szereg rozwiązań (pomysłów naszych klientów), które były niezbędne dla branży farmaceutycznej.

Na tym etapie istniało tylko jedno pytanie i zarazem wyzwanie związane z walidacją rozwiązania, tak by spełniało ono ścisłe wymogi narzucone choćby przez dobre praktyki wytwarzania GMP a w szczególności wymagania aneksu nr 11. Przystępując do tego pierwszego wdrożenia dokonaliśmy szerokiej analizy naszych procesów wytwarzania. Na szczęście pomocne okazały się standardy ISO 9001 oraz ISO 27001 jakie wiele lat wcześniej wdrożyliśmy i doskonaliliśmy. Ku naszemu zadowoleniu okazało się że ogromna większość wymagań, jakie narzucają standardy związane z branżą farmaceutyczną są przez nas realizowane. Dodatkowo na poczet tego wdrożenia uruchomiliśmy dodatkową usługę walidacji zmian i modyfikacji naszego standardowego rozwiązania jakie powstają przy konfiguracji i dostosowaniu produktu do wymogów Klienta. Powstało przy tej okazji szereg dokumentów min. zestaw wymagań funkcjonalnych (URS) i szereg scenariuszy testów (OQ, PQ) oraz innych dokumentów używanych na różnych etapach wdrożenia.

To pierwsze wdrożenia pokazało nam, że nie wielki nakład pracy dostosowawczych pozwala nam oferować tej bardzo specjalistycznej branży, profesjonalne narzędzie, które tak bardzo jest potrzebne zwłaszcza tam gdzie dokumentacji jest więcej niż w innych firmach produkcyjnych a od jej nadzoru zależy nasze życie i zdrowie. Kolejne wdrożenia w tej branży tylko utwierdziły nas w tym przekonaniu. Dzisiaj jesteśmy w innym miejscu i mając już doświadczenie w tej branży możemy z dumą i śmiałością oferować dobre i solidne narzędzie dla pozostałych podmiotów.

Dla zainteresowanych poniżej załączam referencje jednego z naszych pierwszych Klientów branży farmaceutycznej. W razie zainteresowania zapraszamy do kontaktu.

Referencje Herbapol Wrocław

Wybór partnera – Wybór programu NND Integrum został poprzedzony analizą rynku pod kątem funkcjonalności i możliwości rozwiązań w stosunku do utworzonej na te potrzeby Specyfikacji Wymagań Użytkownika (URS). Specyfikacja ta uwzględniała wymogi narzucone przez zasady GMP oraz własne wymagania związane ze specyfiką naszych zakładów produkcyjnych. Wybrane przez nas rozwiązanie spełniało te wymogi, ale również było otwarte na przyszłe modyfikacje, które często pojawiają się w trakcie wdrożenia i produkcyjnego użytkowania systemu. Nasz ostateczny wybór został poprzedzony audytem Klienckim, w którym skupiliśmy się na procesach wytwarzania rozwiązań firmy T Komp. Ta wizyta jeszcze bardziej utwierdziła nas w przekonaniu o słuszności naszego wyboru.

Zakres wdrożenia – Nasze potrzeby były dwukierunkowe. Po pierwsze poszukiwaliśmy rozwiązania, które miało nam pomagać w sposób kompleksowy zarządzać i nadzorować dokumentację wewnętrzną, począwszy od dokumentów produkcyjnych, poprzez dokumenty systemowe związane z różnymi standardami, jakie musimy spełniać jako producent leków, a skończywszy na dokumentach organizacyjnych. Drugą ważną potrzebą było zinformatyzowanie ważnego procesu zarządzania zmianą, co przekładało się na zastosowanie elektronicznego formularza, który miał gromadzić informacje związane z planowaną i wdrażaną zmianą, a także porządkować obieg tej informacji w naszej organizacji.

Wdrożenie rozwiązania – Wdrożenie rozwiązania było zróżnicowane i z uwagi na specyfikę zakupionych modułów oraz nasze potrzeby z jednej strony polegało na skonfigurowaniu i dostosowaniu gotowego już modułu do nadzoru nad dokumentami, a z drugiej strony było analizą potrzeb i utworzeniem elektronicznego formularza do zarządzania zmianą. Ten drugi element wymagał konfiguracji i prac dostosowawczych, by odzwierciedlić związany z procesem obieg informacji. Rozwiązanie, zanim zostało uruchomione produkcyjnie, przeszło kompleksowy proces walidacyjny.

Funkcjonalność – Wdrożone rozwiązanie, oprócz wielu swoich możliwości, pozwala w naszym przypadku przede wszystkim na:

• uporządkowanie dokumentacji,
• ograniczenie dostępu do poszczególnych dokumentów,
• realizację zadanej ścieżki opiniowania i zatwierdzania dla danego dokumentu,
• automatyczne powiadomienie wybranej grupy odbiorców o wydaniu nowej wersji dokumentu.

Dodatkowym mocnym atutem wdrożonego rozwiązania okazało się:

• automatyczne generowanie listy zmian pomiędzy kolejnymi wersjami dokumentów tak, by pracownik mógł skupić się na zmianach dokumentu,
• potwierdzenie zapoznania się z nowo wydanym dokumentem przez każdego pracownika, który ma do tego dokumentu dostęp.

Korzyści wdrożonego rozwiązania – Wdrożone rozwiązanie, które funkcjonuje u nas już ponad 3 lata, przyniosło następujące korzyści:

• podniosło jakość nadzorowania dokumentacji,
• znacznie zmniejszyło ryzyko używania nieaktualnych dokumentów np. instrukcji stanowiskowych związanych z procesem produkcyjnym,
• znacznie poprawiło bezpieczeństwo informacji poprzez ograniczenie dostępu pracowników do części dokumentacji,
• usprawniło obieg informacji i bezpieczeństwo realizacji procesu zmiany,
• dzięki informacjom wysyłanym przez program każdy pracownik wie, kiedy i na kiedy ma wykonać określone zadania związane z dokumentami oraz wprowadzaną zmianą.

Firma T Komp – jako producent oprogramowania poprzez swoje rozwiązania informatyczne spełniła wszystkie wymogi jako solidny i wiarygodny partner. Zadanie postawione przed Wykonawcą nie było łatwe z uwagi na dużą złożoność tematu i specyfikę branży farmaceutycznej. Elastyczność rozwiązania NND Integrum, a także duże doświadczenie firmy pozwoliły osiągnąć założone cele.

W związku z powyższym polecamy współpracę z Firmą T Komp jako profesjonalnym partnerem do informatyzowania organizacji zwłaszcza w tak wymagającej branży jaką jest produkcja leków.

List referencyjny potwierdzający wdrożenie w firmie Herbapol Wrocław

Co w takim przypadku może zrobić przedsiębiorca, żeby ograniczyć koszty obsługi reklamacji?

Na wstępie zastanówmy się co składa się na koszt reklamacji.

Jednymi z głównych powodów powstawania kosztów są bezpośrednie koszty takie jak:

• Konieczność wymiany towaru na nowy,
• obniżenie ceny,
• zwrot towaru i zwrot kosztów zakupu.

Warto w tym miejscu wskazać koszty, które nie są tak oczywiste, są to koszty dodatkowe, które czasem nie są mierzone, a generują ostatecznie zaangażowanie finansowe naszej firmy.

• Koszt wysyłki towaru w przypadku wymiany na nowy lub po usunięciu wady
• Zaangażowanie czasu pracy pracowników (np. Dział serwisu) w zakresie: obsługi reklamacji, wyjazdu do klienta w celu usunięcia reklamacji
• Koszty ogólne – administracyjne firmy powiązane z obsługą reklamacji

Przeanalizujmy przykładową reklamację i to ile ona tak naprawę może kosztować.

Przykład:

Klient kupił u nas produkt o wartości 100 zł. Zgłosił reklamację i musiał odesłać produkt.

Koszt wysyłki paczki w jedną stronę Pocztą Polską wyniósł około 14 zł.

Koszt obsługi reklamacji jest zależny od długości analizy przyczyny powstania wady i skomplikowania uszkodzenia.

Przyjmijmy, że nasz produkt był najpierw analizowany pod kątem zasadności reklamacji, trwało to około 2 dni i w tym procesie udział wzięło 2 pracowników, a każdy z nich poświęcił na zajęcie się sprawą 1h.

Przyjmijmy, że pracownicy zarabiają średnią krajową (5227 zł brutto) co daje koszt (w przypadku umowy o pracę) w zaokrągleniu 6300 zł dla pracodawcy. To nam daje średni koszt 40 zł roboczogodziny.

Czyli 2h x 40zł = 80 zł

Na tym etapie potwierdziliśmy, że reklamacja jest zasadna i że będziemy wymieniać towar na nowy, ponieważ koszt naprawy jest nie opłacalny.

Wysyłamy klientowi nowy produkt, który kosztuje nas 80 zł (załóżmy, że 20 zł to nasza marża) oraz pokrywamy koszty przesyłki do Klienta.  Oczywiście musimy go odesłać do klienta na swój koszt, czyli wydajemy kolejne 14 zł.

Podsumujmy koszty:

80 zł (czas ludzi)+80 zł (nowy produkt)+14 zł (przesyłka) = 178 zł ! 

Wydawać by się mogło, że jedna reklamacja kosztuje naszą organizację niewiele, ale w dużej skali mogą być to bardzo istotne koszty!

Co możemy zrobić, żeby zaoszczędzić czas i pieniądze?

Możemy zacząć od oględzin towaru on-line lub jeżeli nasz produkt jest tani wyeliminować wysyłanie go do nas. W ten sposób mamy możliwość oszczędności na przesyłce.

Możemy również mierzyć czas obsługi. Im jest on dłuższy tym reklamacja więcej kosztuje. Mając kontrolę nad poświęcanym czasem możemy zdecydować czy należy coś w tym obszarze zmienić?  Możemy również przyjąć, że reklamacje do pewnej wartości obsługujemy z automatu jako zasadne i od razu wysyłamy produkt lub zwracamy pieniądze.

Warto sprawdzić, ile kosztuje nas reklamacja i zastanowić się czy nie lepiej wprowadzić optymalizację.

Co może nam pomóc w mierzeniu reklamacji?

Możemy wykorzystać do tego plik Excel odpowiednio opisać kolumny i rejestrować poszczególne koszty jest to jednak czasochłonne i wchodzi w czas obsługi reklamacji.

Innym rozwiązaniem może być oprogramowanie.

Odpowiednio przygotowany formularz obsługi umożliwi nam szybkie wprowadzanie danych oraz ich analizę. Znając koszty obsługi reklamacji jesteśmy w stanie skalkulować, ile pieniędzy możemy przeznaczyć na zakup systemu, ponieważ jego wartość nie powinna znacząco przekraczać kosztów obsługi reklamacji.

Zapytaj o program do obsługi reklamacji

Piotr Piasecki
Specjalista ds. kontaktu z klientem
Tel: 609 922 000
Email: piasecki@tkomp.pl

Ustaliliśmy następujące cele biznesowe, które miały zostać spełnione z wykorzystaniem systemu NND Integrum:

• Skrócenie czasu obsługi reklamacji
• Mierzenie kosztów związanych z obsługą reklamacji
• Reagowanie na reklamacje, które są powtarzalne
• Ujednolicenie ścieżki obsługi reklamacji
• Usystematyzowanie danych – uzyskanie odpowiedzi na pytania o powodach najczęstszego występowania reklamacji.

Opis rozwiązania

Przygotowaliśmy stronę internetową stanowiącą panel do zarządzania reklamacji. Reklamacje mogą być zgłaszane przez wszystkie strony – panel jest centralnym miejscem ewidencji reklamacji. Jednym z głównych celów projektu było wyeliminowanie różnych źródeł zgłaszania reklamacji. Przed jego wprowadzeniem reklamacje były zgłaszane drogę elektroniczną poprzez e-mail, telefonicznie lub papierowo.

Dostęp do aplikacji możliwy jest dla klientów, którzy posiadają w nim konto. Dzięki temu logować się mogą tylko uprawnieni użytkownicy. To klient decyduje komu przydziela uprawnienia do dostępu.

Po zalogowaniu się na stronę www użytkownik ma dostępne następujące opcje:

• Zgłoszenie nowej reklamacji – wykorzystujemy do tego utworzony formularz reklamacyjny i wypełniamy pola: nr. Zamówienia/dokumentu sprzedaży, osoba rejestrująca, osoba kontaktowa, e-mil, telefon, nr faktury, data faktury, reklamowany towar, przyczyna reklamacji, opis reklamacji, ilość sztuk, oczekiwania, załączniki. Zapis wypełnionego formularza automatycznie zgłasza reklamację u dostawcy. Część z tych pól wypełniana jest automatycznie lub użytkownik wykorzystuje listy wyboru (np. numer zamówienia).

• Podgląd przebiegu reklamacji – W trakcie obsługi reklamacji klient i kontrahent komunikują się ze sobą za pomocą portalu. Kontrahent ma możliwość poproszenia swojego klienta o przesłanie dodatkowych dokumentów czy zdjęć. Cała komunikacja odbywa się poprzez stronę internetową. Klient cały czas śledzi status swojego zgłoszenia, aż do jego zamknięcia.
  

• Lista reklamacji – w trakcie współpracy może pojawić się wiele zgłoszeń reklamacyjnych. Dlatego kontrahent ma dostęp do wszystkich swoich zgłoszeń i może zawsze do nich wrócić. Kontrahent ma również możliwość śledzenia jakie produkty lub usługi są reklamowane najczęściej i może podjąć odpowiednie działania, aby zmniejszyć lub całkowicie wyeliminować powtarzające się reklamacje.

Stworzenie strony internetowej umożliwiło:

• wyeliminowanie różnych źródeł reklamacji – przyspieszenie rejestracji oraz unikanie dublowania tych samych zgłoszeń otrzymywanych z różnych źródeł (np. telefon, mail), a tym samym poświęcenie mniej czasu i pewność, że zgłoszenie zostało przyjęte

• komunikacje z klientem on-line – skrócenie czasu na obsługę klienta poprzez elektroniczny obieg informacji

• śledzenie statusów reklamacji – możliwość śledzenia statusu reklamacji na bieżąco bez konieczności uzyskiwania takiej informacji (np., poprzez telefon i angażowanie czasu obu stron)

Nasz partner zgłoszone reklamacje obsługuje w systemie NND Integrum. Obsługa reklamacji nie jest przeprowadzana na stronie internetowej (Panel www).

W programie NND Integrum przygotowaliśmy następujące funkcjonalności:

• Zarządzanie panelem www poprzez stworzenie mechanizmu do zarządzania kontami. Klient ma możliwość zakładania kont i nadzór nad nimi, co pozwala na wyeliminowanie problemu zgłaszania reklamacji przez klientów, którzy nie byli związani z naszym kontrahentem.
  

• Proces obsługi reklamacji – Proces podzielony jest na sekcje i etapy zgodnie z potrzebą klienta. Za każdy etap odpowiedzialny jest wyznaczony dział oraz przypisana jest grupa pracowników. W trakcie tej obsługi wysyłane są informacje do kontrahenta o statusie reklamacji. Umożliwia to, jeśli zachodzi taka potrzeba, zebranie dodatkowych informacji od kontrahenta (zdjęcia) i jednocześnie poinformowanie go, na jakim etapie znajduje się jego reklamacja. Zakończenie reklamacji potwierdzone jest wprowadzeniem kosztów związanych z obsługą reklamacji.
  

• Raporty – W NND Integrum przygotowaliśmy dla klienta raporty, które pozwalają na analizowanie zgłoszeń. Raporty umożliwiają między innymi porównanie kosztów obsługi reklamacji, sprawdzanie ilość reklamacji konkretnych produktów, sprawdzanie statusów reklamacji, raportowanie ilości zgłoszeń z konkretnego okresu.

Podsumowanie

Tak skonfigurowany program przyczynił się do zwiększenia satysfakcji klientów, zmniejszenia kosztów obsługi reklamacji oraz szybkiej identyfikacji problemów wynikających ze zdiagnozowanych i powtarzających się przyczyn reklamacji.

Ważne!

Przedstawiony projekt jest przykładem wdrożonego produktu i obrazuje możliwe rozwiązania potrzeb. Z doświadczenia wiemy, że każdy proces reklamacyjny jest inny wymaga indywidualnego podejścia do każdego klienta.

Umów się na darmową konsultację telefoniczną

Autor:Piotr Piasecki

tel.609 922 000

mail:piasecki@tkomp.pl

Główne zadania jakie mamy do wykonania to:

• Określenie w jaki sposób faktury obecnie są dostarczane do firmy (źródła dokumentów np. poczta, kurier, faktura elektroniczna),
  

• Jak inicjowany jest proces weryfikacji faktur (głównie weryfikacja poprawności wystawionej faktury w zakresie danych firmy, adresat faktury),
  

• Ustalenie ścieżki dekretacji, przekazanie do księgowości (dobór odpowiedniego workflow oraz pracowników odpowiedzialnych za opis faktury i przypisanie stosownych wymiarów do rozpisu, terminów reakcji, powiadomień).

Rejestracja faktur

Z naszego doświadczenia wynika, że faktury otrzymujemy z różnych źródeł: drogą elektroniczną (mail) lub drogą papierową (poczta, kurier, dostarczenie osobiste).

Obsługa tych dwóch kanałów wpływu dokumentów powoduje konieczność zastosowania odmiennego podejścia:

• Wersje elektroniczne możemy obsłużyć np. za pomocą jednej skrzynki mailowej, a następnie uruchamiając usługę automatycznego rejestrowania dokumentu w systemie informować o tym fakcie odpowiedzialnego pracownika lub zespół.

• Faktury dostarczane w sposób tradycyjny mogą być skanowane i po uruchomieniu usługi automatycznej rejestracji trafiać do systemu informując odpowiedzialnych pracowników. Możemy zastosować rozwiązania identyfikujące nowy dokument (również wielostronicowy), a dzięki temu proces skanowania uruchomić dla wszystkich otrzymanych faktur jednocześnie.
  

Ważne jest, aby takie faktury zawsze trafiały do wskazanej osoby (lub grupy osób).

Obieg faktur kosztowych

Kolejnym elementem do analizy jest droga jaką poszczególne faktury pokonują w organizacji i czynności, jakie w czasie tej drogi musimy wykonać, aby poprawnie zewidencjonować wymagane dane i ich komplet przekazać do księgowości.

W obiegu tradycyjnym, bez zastosowania systemu obiegu faktur, dokumenty przekazywane są z ręki do ręki natomiast osoby odpowiedzialne za weryfikację, rozpisanie kosztów księgowych (MPK) jak i wymiarów (przypisanie pozycji faktury do projektu, aktywa, zamówienia itp.) opisują poszczególne pozycje faktury na jej odwrocie lub innym dedykowanym załączniku i przekazują kolejnym osobom odpowiedzialnym (często nie wiedząc jak ta kolejność powinna wyglądać).

Ten sposób obiegu faktur jest czasochłonny, wymaga bezpośredniego kontaktu, znajomości i zapamiętania odpowiedniego schematu postępowania z fakturami. Dodatkowo dokumenty narażone są na zagubienie, a częstym problemem, z którym mierzy się organizacja są opóźnienia w dostarczaniu kompletu informacji.

Przy niewielkiej ilości dokumentów tego problemu nie zauważamy.

Jednak w przypadku dużej ilości faktur lub rozproszonej struktury organizacyjnej (np. kilka oddziałów), zaczyna być to kłopotliwe i kosztowne.

Po zakończonym obiegu i zebraniu niezbędnych danych opisujących fakturę dokument może być przekazany do księgowości. Pracownicy otrzymują powiadomienia oraz komplet usystematyzowanej informacji. Dobrą praktyką jest integracja z systemem finansowym i automatyczny eksport danych, aby pracownik nie musiał poświęcać czasu na wprowadzenie ich ponownie do kolejnego programu. Takie rozwiązanie ogranicza również powstające w tym momencie błędy ludzkie.

Jeżeli jesteśmy w stanie przygotować w swojej firmie wstępną analizę opisanego procesu to możemy zacząć myśleć o przygotowaniu się na elektroniczny obieg faktur kosztowych.

Dlaczego przygotowanie do tego jest tak ważne?

Zawsze musimy pamiętać, że systemy są dla ludzi i mają pomagać w codziennych zadaniach. Złe podejście do wdrożenia skutkuje brakiem przychylności pracowników, a to bezpośrednio wpływa na sukces projektu.

Zawsze rozpoczynamy projekt od analizy powyższych obszarów. Gdy już je zdefiniujemy – zaczynamy rozmawiać o bardziej szczegółowych elementach, które są indywidualnymi ustaleniami z każdym klientem.

Więcej informacje o elektronicznym obiegu faktur

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Autor:Piotr Piasecki

tel.609 922 000

mail:piasecki@tkomp.pl

Dział handlowy realizuje swoje zadania z wykorzystaniem narzędzi umożliwiających zdalną wymianę informacji z naszymi Klientami. Nie ma to obecnie większego wpływu na naszą dostępność dla Państwa. Jesteśmy dostępni poprzez kontakt elektroniczny (email, telefon, chat na stronie).

Dział wdrożeniowy również realizuje zaplanowane działania, a aktywności wymagające standardowo osobistego kontaktu z Klientem (szkolenia, spotkania analityczne, wdrożeniowe) realizuje z wykorzystaniem narzędzi do kontaktu zdalnego. Aby obecna sytuacja nie miała negatywnego wpływu na efekt końcowy organizujemy ponadmiarowe spotkania z Klientami, aby wspólnie osiągnąć zamierzony cel.

Dział programistyczny realizuje zakontraktowane prace zgodnie z planem.

Dział serwisu realizuje swoje zadania z wykorzystaniem narzędzi do komunikacji zdalnej. Obecnie nie obserwujemy zagrożenia dla ciągłości tej usługi.

Wprowadziliśmy ograniczenia w zakresie prac administracyjnych. Obsługa poczty jest cykliczna, ale realizowana rzadziej. Zachęcamy wszystkich Klientów gotowych do wymiany dokumentacji elektronicznie (np. z wykorzystaniem podpisu elektronicznego) co znacznie przyspiesza obieg informacji.

Ciągłość działania w zaistniałej sytuacji została zachowana dzięki wdrożonym rozwiązaniom informatycznym systemu Integrum. Do najważniejszych z nich obecnie należą:

• Pełen nadzór nad wewnętrzną dokumentacją organizacji i zapewnienie dostępu online do wszystkich zmieniających się treści 
• Funkcjonujące narzędzie monitorujące wszystkie incydenty, spostrzeżenia i umożliwiające niezwłoczne podjęcie działań przez odpowiedzialne osoby w firmie bez zwłoki
• Szacowanie ryzyka dające jasne wytyczne co do wymaganych działań, które należy wprowadzić w życie w obecnej sytuacji
• Elektroniczny system nadzorujący realizację projektów, śledzenie kroków milowych, monitorowanie potencjalnych zagrożeń
• Narzędzia wspomagające ewidencję czasu pracy, raportowanie wykonanych zadań, obszar HR
• Elektroniczny system obsługujący wymianę pism (e-kancelaria) usprawniający szybką wymianę różnego rodzaju dokumentów
• Monitoring głównych KPI procesów w rozproszonej strukturze pracowników

Sytuacja jest nadzwyczajna, dlatego zachęcamy do kontaktu z nami w celu konsultacji w jaki sposób możemy jeszcze lepiej wesprzeć działanie Państwa organizacji z wykorzystaniem posiadanych produktów. To czas, w którym stabilnie działające usługi informatyczne zapewniają przewagę i lepiej pomagają zorganizować się w nowej rzeczywistości.