Kluczowe Funkcjonalności:

• Moduł Zgłaszania Pomysłów: Umożliwia pracownikom łatwe i szybkie zgłaszanie nowych pomysłów za pomocą dedykowanego modułu mobilnego. Użytkownik może przejść przez trzyetapowy proces rejestracji pomysłu, co obejmuje wprowadzenie danych, szczegółowy opis oraz potwierdzenie zgłoszenia.
• Obieg Pomysłów: Każdy zgłoszony pomysł przechodzi przez zdefiniowany obieg, który zawiera etapy takie jak zgłoszenie, weryfikacja, ocena, zatwierdzenie, aż do fazy wdrożenia. Na każdym etapie odpowiedzialne osoby mogą zatwierdzać lub odrzucać pomysł, z opcją dodawania komentarza lub załączników.
• Wizualizacja Postępu: System oferuje graficzną reprezentację postępu każdego zgłoszonego pomysłu, co umożliwia użytkownikom śledzenie stanu realizacji w czasie rzeczywistym. Używane są symbole określające status każdego kroku.

Korzyści dla Organizacji:

• Zwiększenie Innowacyjności: Poprzez uproszczenie procesu zgłaszania pomysłów, system IDEA motywuje pracowników do dzielenia się innowacjami, co może prowadzić do znaczących usprawnień operacyjnych i strategicznych w firmie.
• Efektywna Ocena Pomysłów: Dzięki strukturyzowanemu obiegowi, zarządzanie pomysłami jest bardziej efektywne, co pozwala na szybką ocenę i implementację wartościowych inicjatyw.
• Zwiększenie Zaangażowania Pracowników: System pozwala na aktywne uczestnictwo pracowników w życiu firmy, co zwiększa ich zaangażowanie i satysfakcję z pracy, a także jednoznacznie określa autora pomysłu co ma wpływ na jego wynagrodzenie, jeśli pomysł wejdzie w życie.
• Monitoring i Raportowanie: Zaawansowane funkcje raportowania pozwalają na analizę i monitorowanie efektywności zgłoszonych pomysłów oraz ich wpływu na organizację.

Implementacja i Wsparcie: Firma TKomp zapewnia kompleksowe wsparcie techniczne oraz szkolenia dla użytkowników, co gwarantuje płynne wdrożenie systemu oraz maksymalizację jego efektywności. Rozwiązanie jest dostosowywane do specyficznych potrzeb klienta, co pozwala na jego integrację z istniejącymi systemami IT.

Podsumowanie: System Zgłaszania Pomysłów – IDEA to nowoczesne i elastyczne rozwiązanie, które pozwala na efektywne zarządzanie innowacjami w organizacji. Dzięki jego wdrożeniu firmy mogą szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe i wewnętrzne potrzeby, jednocześnie zwiększając zaangażowanie i satysfakcję swoich pracowników.

Główne funkcje systemu RCP

Rejestracja Czasu Pracy:

• Wprowadzenie Zlecenia Produkcyjnego: Pracownicy wprowadzają numer zlecenia produkcyjnego, co jest punktem startowym dla rejestracji czasu pracy. Numer może być wpisany ręcznie lub zeskanowany z wykorzystaniem kodu kreskowego.
• Podział na czynności: Zlecenie produkcyjne podzielone jest na czynności, a do każdej z czynności pracownicy raportują ilość wykonaną oraz czas pracy.
• Start/Stop/Wstrzymaj: System umożliwia rozpoczęcie pracy nad zleceniem, jej wstrzymanie oraz zakończenie, rejestrując dokładne czasy tych operacji.
• Ilość Sztuk: W systemie można rejestrować ilość wykonanych sztuk, co pozwala na monitorowanie postępu w realizacji zlecenia.
• Aktualna dokumentacja: W trakcie pracy z produktem pracownik ma zawsze dostępną obowiązującą wersję dokumentacji do odczytu. Dodatkowo program pozwala monitorować potwierdzenia zapoznania się z dokumentami przez personel.

Integracja z Systemami Zewnętrznymi:

• System RCP jest zintegrowany z systemem ERP, co pozwala na bezpośrednią wymianę danych związanych z zleceniami produkcyjnymi oraz rejestracją pracy.

Dane Techniczne i Integracja

• Integracja z ERP: Dane zlecenia produkcyjnego są importowane do RCP z systemu ERP, co zapewnia spójność danych oraz upraszcza proces zarządzania produkcją.
• Eksport Danych: Zarejestrowane dane mogą być eksportowane z powrotem do ERP, co umożliwia aktualizację postępu produkcji w systemie głównym.

Proces Rejestracji

• Logowanie: Pracownicy logują się do systemu RCP za pomocą ID użytkownika i PIN.
• Rejestracja Operacji: Każda operacja na linii produkcyjnej jest rejestrowana indywidualnie, w systemie dostępny jest dziennik zdarzeń ewidencjonujący aktywność pracownika
• Zakończenie Zmiany: Na koniec pracy nad zleceniem pracownik zatwierdza wykonaną ilość i kończy rejestrację czasu pracy.

Bezpieczeństwo i Uprawnienia

• Uprawnienia Użytkowników: Dostęp do różnych funkcji RCP jest kontrolowany przez system uprawnień, co zapewnia, że tylko autoryzowane osoby mogą wprowadzać lub modyfikować dane.
• Protokoły Bezpieczeństwa: Wszystkie dane przesyłane między RCP a innymi systemami są zabezpieczane przy użyciu protokołów szyfrujących.

Wdrożenie i Wsparcie

• Szkolenia dla Użytkowników: Przed wdrożeniem systemu przeprowadzane są szkolenia dla pracowników, aby zapewnić, że wszyscy użytkownicy są zaznajomieni z funkcjonowaniem RCP.
• Wsparcie Techniczne: TKomp zapewnia wsparcie techniczne po wdrożeniu systemu, pomagając w rozwiązywaniu problemów i dostosowywaniu systemu do zmieniających się potrzeb organizacji.

Podsumowanie

System RCP to narzędzie pozwalające na efektywne zarządzanie czasem pracy na linii produkcyjnej oraz integrację z głównymi systemami ERP. Dzięki temu możliwe jest bieżące monitorowanie efektywności pracy oraz optymalizacja procesów produkcyjnych.

Definicje i Opis Ogólny: CAPA to system, który integruje różne procesy związane z identyfikacją niezgodności, reklamacji, odchyleń, incydentów, audytów oraz inspekcji wewnętrznych i zewnętrznych. System pozwala na dynamiczne zarządzanie i łączenie informacji w celu efektywnego rozwiązywania problemów i zapobiegania ich powtórzeniu.

Kluczowe Funkcje Systemu CAPA:

• Rejestracja CAPA: Możliwość rejestracji nowej CAPA z automatycznym przypisaniem numeru i przyporządkowaniem do dokumentu źródłowego. Każda karta CAPA ma przypisaną osobę (lub osoby) odpowiedzialne, zadany termin realizacji oraz szczegółowy opis (możliwość podpinania załączników lub innych elementów programu).
• Obieg CAPA: Zdefiniowane ścieżki workflow dla danego typu działania, które zapewniają właściwe kierowanie karty CAPA w organizacji.
• Automatyzacja: Umożliwia automatyczne powiadomienia i przypomnienia dla osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych etapów CAPA.
• Integracje: System jest zintegrowany z innymi modułami systemu NND Integrum oraz może być zintegrowany z systemem ERP, co umożliwia automatyczne przetwarzanie danych.
• Raportowanie i Analizy: Zaawansowane narzędzia do tworzenia raportów i analiz, które umożliwiają ocenę efektywności działań CAPA.

Etapy Procesu CAPA:

• Etap Rejestracji: Rozpoczęcie procesu CAPA, w tym wprowadzenie podstawowych informacji o niezgodności i przyczynach jej powstania.
• Etap Zatwierdzania: Ocena i zatwierdzenie zaproponowanych działań korygujących przez odpowiednie osoby.
• Etap Realizacji Działań: Implementacja zatwierdzonych działań i monitorowanie ich skuteczności.
• Etap Oceny Skuteczności: Ocenianie efektywności wprowadzonych działań i zamknięcie procesu CAPA lub jego modyfikacja i ponowne uruchomienie.

Role Użytkowników:

• Rejestrujący: Osoba odpowiedzialna za wprowadzenie CAPA do systemu.
• Realizujący: Osoba odpowiedzialna za realizację poszczególnych działań wynikających z CAPA.
• Oceniający: Osoby zatwierdzające działania oraz oceniające ich skuteczność.
• Administrator: Osoba zarządzająca całym systemem CAPA, mająca dostęp do wszystkich funkcji i danych.

Integracje i Technologia:

• Integracja z ERP: Automatyczne pobieranie danych produktowych i innych informacji potrzebnych do procesów CAPA.
• Automatyczne Raporty: Możliwość generowania różnorodnych raportów na podstawie danych zgromadzonych w systemie.

Wdrożenie i Wsparcie:

• Harmonogram Wdrożenia: Wdrożenie produktu poprzedzane jest przygotowaniem szczegółowego projektu wdrożenia, ustaleniem harmonogramu prac w zakresie poszczególnych etapów realizacji.
• Wsparcie Techniczne: Pełne wsparcie techniczne oraz szkolenia dla użytkowników, aby zapewnić płynne funkcjonowanie systemu CAPA.

Podsumowanie: System CAPA jest przykładem zaawansowanego rozwiązania, które poprzez integrację z istniejącymi systemami i automatyzację procesów znacznie usprawnia zarządzanie jakością. Dzięki temu systemowi firma jest w stanie efektywnie reagować na niezgodności oraz prewencyjnie zarządzać potencjalnymi ryzykami, co prowadzi do ciągłej poprawy jakości i bezpieczeństwa produktów.

Elektroniczny Obieg Kart Służbowych to kompleksowe rozwiązanie informatyczne zaprojektowane do zarządzania i automatyzacji procesów związanych z poleceniami służbowymi. System oparty na platformie NND Integrum umożliwia efektywne zarządzanie cyklem życia kart służbowych, od ich rejestracji, przez zatwierdzanie, aż po archiwizację. Karty te mogą mieć różne przeznaczenie np.:

• polecenie wykonania jakiś działań przez jeden dział w stosunku do innego lub danego pracownika w stosunku do przełożonego
• zapotrzebowanie na zakup zgłoszony przez pracownika,
• zapotrzebowanie na przydzielenie dostępu do zasobu IT
• przydział uprawnień na wejście do określonych stref i pomieszczeń

Główne moduły systemu:

Moduł Rejestracji:

• Automatyczne Formularze: Możliwość szybkiego wprowadzania danych nowych kart oraz aktualizacji istniejących rekordów.
• Dostosowane Metryki: Formularze są dostosowane do specyfikacji klienta, np. rodzaj karty (standardowa, dostęp do pomieszczeń, dostęp do systemów IT).
• Workflow: Zdefiniowane obiegi dokumentów (workflow), które automatycznie kierują procesy zgodnie z wewnętrznymi procedurami klienta.

Moduł Zatwierdzania:

• Automatyczne Dekretacje: System automatycznie przypisuje karty do odpowiednich osób lub działów odpowiedzialnych za ich zatwierdzenie.
• Różnorodność Decyzji: Możliwość zatwierdzenia, odrzucenia czy skierowania do dalszej realizacji na różnych etapach procesu.
• Notyfikacje i Alarmy: Automatyczne powiadomienia dla użytkowników na każdym etapie obiegu dokumentu, co zapewnia ciągłość procesów.

Moduł Podsumowania:

• Raporty i Analizy: Dynamiczne raporty umożliwiające śledzenie statusu kart, analizę częstości występowania poszczególnych typów kart i monitorowanie efektywności procesów.
• Historia Operacji: Pełna historia wszystkich operacji przeprowadzanych na każdej karcie, dostępna dla uprawnionych użytkowników.

Szczegółowe funkcjonalności:

• Różnorodność Typów Kart: Obsługa wielu rodzajów kart, w tym kart zakupowych, technicznych, informatycznych, administracyjnych oraz kart dostępu.
• Zintegrowane Uprawnienia: System umożliwia łatwe zarządzanie uprawnieniami związanymi z każdą kartą, co zwiększa bezpieczeństwo danych i dostępu.
• Synchronizacja z Systemami Zewnętrznymi: Integracja z innymi systemami IT w organizacji, co pozwala na szybkie przetwarzanie informacji i eliminuje potrzebę wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.
• Wersje mobilne i webowe: Dostęp do systemu zarówno przez aplikacje mobilne, jak i przez przeglądarkę internetową, co zapewnia elastyczność i dostępność rozwiązania.

Korzyści strategiczne:

• Usprawnienie procesu: Zastąpienie papierowego obiegu dokumentów systemem informatycznym przyspiesza obsługę wniosków oraz eliminuje potrzebę wykorzystania papieru (oszczędności materiałów eksploatacyjnych).
• Zwiększenie Produktywności: Automatyzacja eliminuje manualne zadania, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych aspektach pracy.
• Poprawa Zgodności i Kontroli: Systematyczny obieg dokumentów i zintegrowane mechanizmy kontroli zwiększają zgodność z wewnętrznymi i zewnętrznymi regulacjami.
• Skalowalność: Rozwiązanie jest skalowalne i może być dostosowane do rosnących potrzeb organizacji, co czyni je idealnym rozwiązaniem zarówno dla małych, jak i dużych przedsiębiorstw.

Wdrożenie i wsparcie:

• Wsparcie Techniczne i Szkolenia: TKomp zapewnia pełne wsparcie techniczne oraz szkolenia dla użytkowników systemu, co gwarantuje płynne wdrożenie i efektywne użytkowanie systemu.
• Personalizacja i Dostosowanie: Możliwość personalizacji interfejsu i funkcji systemu zgodnie z unikalnymi potrzebami każdej organizacji.

Podsumowanie: EOKS to zaawansowane rozwiązanie, które zapewnia kompleksową automatyzację i zarządzanie obiegiem kart służbowych, co przekłada się na znaczące ulepszenia w efektywności operacyjnej i administracyjnej każdej organizacji.

Chcą prowadzić dokumentację w odniesieniu do normy należy odpowiednio sklasyfikować dokumenty, które powstają w trakcie działania organizacji.

W przypadku normy jakościowej ISO dokumenty możemy podzielić na 3 kategorie:

• Dokumentacja Firmy
• Dokumentacja Klienta
• Dokumentacja Dostawcy

W każdej z tych kategorii możemy wyróżnić:

• dokumenty strategiczne
• dokumenty operacyjne
• dokumenty wykonawcze
• dokumenty potwierdzające działania.

Przy czym należy uważać, żeby nie doprowadzić do nadmiernego i zbyt drobiazgowego gromadzenia dokumentacji w każdym z tych obszarów ponieważ możemy wywołać odwrotny skutek do zamierzonego. Duża ilość dokumentów może spowolnić cały system zarządzania, doprowadzić do jego ułomności, a nawet zwiększyć koszty prowadzenia firmy.

Dlatego ważne jest, aby w procesie zarządzania wspomagać się odpowiednimi narzędziami informatycznymi. O takim systemie możesz przeczytać klikając w link https://tkomp.pl/nasza-oferta/produkty/dokumentacja-wewnetrzna/

Jeżeli potrzebujesz więcej informacji o systemie:

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Wybór partnera – Wybór programu NND Integrum został poprzedzony analizą rynku pod kątem funkcjonalności i możliwości rozwiązań w stosunku do utworzonej na te potrzeby Specyfikacji Wymagań Użytkownika (URS). Specyfikacja ta uwzględniała wymogi narzucone przez zasady GMP oraz własne wymagania związane ze specyfiką naszych zakładów produkcyjnych. Wybrane przez nas rozwiązanie spełniało te wymogi, ale również było otwarte na przyszłe modyfikacje, które często pojawiają się w trakcie wdrożenia i produkcyjnego użytkowania systemu. Nasz ostateczny wybór został poprzedzony audytem Klienckim, w którym skupiliśmy się na procesach wytwarzania rozwiązań firmy T Komp. Ta wizyta jeszcze bardziej utwierdziła nas w przekonaniu o słuszności naszego wyboru.

Zakres wdrożenia – Nasze potrzeby były dwukierunkowe. Po pierwsze poszukiwaliśmy rozwiązania, które miało nam pomagać w sposób kompleksowy zarządzać i nadzorować dokumentację wewnętrzną, począwszy od dokumentów produkcyjnych, poprzez dokumenty systemowe związane z różnymi standardami, jakie musimy spełniać jako producent leków, a skończywszy na dokumentach organizacyjnych. Drugą ważną potrzebą było zinformatyzowanie ważnego procesu zarządzania zmianą, co przekładało się na zastosowanie elektronicznego formularza, który miał gromadzić informacje związane z planowaną i wdrażaną zmianą, a także porządkować obieg tej informacji w naszej organizacji.

Wdrożenie rozwiązania – Wdrożenie rozwiązania było zróżnicowane i z uwagi na specyfikę zakupionych modułów oraz nasze potrzeby z jednej strony polegało na skonfigurowaniu i dostosowaniu gotowego już modułu do nadzoru nad dokumentami, a z drugiej strony było analizą potrzeb i utworzeniem elektronicznego formularza do zarządzania zmianą. Ten drugi element wymagał konfiguracji i prac dostosowawczych, by odzwierciedlić związany z procesem obieg informacji. Rozwiązanie, zanim zostało uruchomione produkcyjnie, przeszło kompleksowy proces walidacyjny.

Funkcjonalność – Wdrożone rozwiązanie, oprócz wielu swoich możliwości, pozwala w naszym przypadku przede wszystkim na:

• uporządkowanie dokumentacji,
• ograniczenie dostępu do poszczególnych dokumentów,
• realizację zadanej ścieżki opiniowania i zatwierdzania dla danego dokumentu,
• automatyczne powiadomienie wybranej grupy odbiorców o wydaniu nowej wersji dokumentu.

Dodatkowym mocnym atutem wdrożonego rozwiązania okazało się:

• automatyczne generowanie listy zmian pomiędzy kolejnymi wersjami dokumentów tak, by pracownik mógł skupić się na zmianach dokumentu,
• potwierdzenie zapoznania się z nowo wydanym dokumentem przez każdego pracownika, który ma do tego dokumentu dostęp.

Korzyści wdrożonego rozwiązania – Wdrożone rozwiązanie, które funkcjonuje u nas już ponad 3 lata, przyniosło następujące korzyści:

• podniosło jakość nadzorowania dokumentacji,
• znacznie zmniejszyło ryzyko używania nieaktualnych dokumentów np. instrukcji stanowiskowych związanych z procesem produkcyjnym,
• znacznie poprawiło bezpieczeństwo informacji poprzez ograniczenie dostępu pracowników do części dokumentacji,
• usprawniło obieg informacji i bezpieczeństwo realizacji procesu zmiany,
• dzięki informacjom wysyłanym przez program każdy pracownik wie, kiedy i na kiedy ma wykonać określone zadania związane z dokumentami oraz wprowadzaną zmianą.

Firma T Komp – jako producent oprogramowania poprzez swoje rozwiązania informatyczne spełniła wszystkie wymogi jako solidny i wiarygodny partner. Zadanie postawione przed Wykonawcą nie było łatwe z uwagi na dużą złożoność tematu i specyfikę branży farmaceutycznej. Elastyczność rozwiązania NND Integrum, a także duże doświadczenie firmy pozwoliły osiągnąć założone cele.

W związku z powyższym polecamy współpracę z Firmą T Komp jako profesjonalnym partnerem do informatyzowania organizacji zwłaszcza w tak wymagającej branży jaką jest produkcja leków.

List referencyjny potwierdzający wdrożenie w firmie Herbapol Wrocław

Główne zadania jakie mamy do wykonania to:

• Określenie w jaki sposób faktury obecnie są dostarczane do firmy (źródła dokumentów np. poczta, kurier, faktura elektroniczna),
  

• Jak inicjowany jest proces weryfikacji faktur (głównie weryfikacja poprawności wystawionej faktury w zakresie danych firmy, adresat faktury),
  

• Ustalenie ścieżki dekretacji, przekazanie do księgowości (dobór odpowiedniego workflow oraz pracowników odpowiedzialnych za opis faktury i przypisanie stosownych wymiarów do rozpisu, terminów reakcji, powiadomień).

Rejestracja faktur

Z naszego doświadczenia wynika, że faktury otrzymujemy z różnych źródeł: drogą elektroniczną (mail) lub drogą papierową (poczta, kurier, dostarczenie osobiste).

Obsługa tych dwóch kanałów wpływu dokumentów powoduje konieczność zastosowania odmiennego podejścia:

• Wersje elektroniczne możemy obsłużyć np. za pomocą jednej skrzynki mailowej, a następnie uruchamiając usługę automatycznego rejestrowania dokumentu w systemie informować o tym fakcie odpowiedzialnego pracownika lub zespół.

• Faktury dostarczane w sposób tradycyjny mogą być skanowane i po uruchomieniu usługi automatycznej rejestracji trafiać do systemu informując odpowiedzialnych pracowników. Możemy zastosować rozwiązania identyfikujące nowy dokument (również wielostronicowy), a dzięki temu proces skanowania uruchomić dla wszystkich otrzymanych faktur jednocześnie.
  

Ważne jest, aby takie faktury zawsze trafiały do wskazanej osoby (lub grupy osób).

Obieg faktur kosztowych

Kolejnym elementem do analizy jest droga jaką poszczególne faktury pokonują w organizacji i czynności, jakie w czasie tej drogi musimy wykonać, aby poprawnie zewidencjonować wymagane dane i ich komplet przekazać do księgowości.

W obiegu tradycyjnym, bez zastosowania systemu obiegu faktur, dokumenty przekazywane są z ręki do ręki natomiast osoby odpowiedzialne za weryfikację, rozpisanie kosztów księgowych (MPK) jak i wymiarów (przypisanie pozycji faktury do projektu, aktywa, zamówienia itp.) opisują poszczególne pozycje faktury na jej odwrocie lub innym dedykowanym załączniku i przekazują kolejnym osobom odpowiedzialnym (często nie wiedząc jak ta kolejność powinna wyglądać).

Ten sposób obiegu faktur jest czasochłonny, wymaga bezpośredniego kontaktu, znajomości i zapamiętania odpowiedniego schematu postępowania z fakturami. Dodatkowo dokumenty narażone są na zagubienie, a częstym problemem, z którym mierzy się organizacja są opóźnienia w dostarczaniu kompletu informacji.

Przy niewielkiej ilości dokumentów tego problemu nie zauważamy.

Jednak w przypadku dużej ilości faktur lub rozproszonej struktury organizacyjnej (np. kilka oddziałów), zaczyna być to kłopotliwe i kosztowne.

Po zakończonym obiegu i zebraniu niezbędnych danych opisujących fakturę dokument może być przekazany do księgowości. Pracownicy otrzymują powiadomienia oraz komplet usystematyzowanej informacji. Dobrą praktyką jest integracja z systemem finansowym i automatyczny eksport danych, aby pracownik nie musiał poświęcać czasu na wprowadzenie ich ponownie do kolejnego programu. Takie rozwiązanie ogranicza również powstające w tym momencie błędy ludzkie.

Jeżeli jesteśmy w stanie przygotować w swojej firmie wstępną analizę opisanego procesu to możemy zacząć myśleć o przygotowaniu się na elektroniczny obieg faktur kosztowych.

Dlaczego przygotowanie do tego jest tak ważne?

Zawsze musimy pamiętać, że systemy są dla ludzi i mają pomagać w codziennych zadaniach. Złe podejście do wdrożenia skutkuje brakiem przychylności pracowników, a to bezpośrednio wpływa na sukces projektu.

Zawsze rozpoczynamy projekt od analizy powyższych obszarów. Gdy już je zdefiniujemy – zaczynamy rozmawiać o bardziej szczegółowych elementach, które są indywidualnymi ustaleniami z każdym klientem.

Więcej informacje o elektronicznym obiegu faktur

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Autor:Piotr Piasecki

tel.609 922 000

mail:piasecki@tkomp.pl

Nie trzeba nikogo przekonywać, że negocjowanie umów ma kluczowe znaczenie dla sukcesu biznesowego. Odpowiednio dobrane warunki umowy określają jego powodzenie. Nawet jeden błędny zapis w umowie może spowodować poważne straty finansowe lub przekreślić powodzenie transakcji. W firmach stosuje się doraźne zarządzanie umowami, co niesie ze sobą ryzyko błędu lub pominięcia ważnych szczegółów.
Istotnym elementem, który może pomóc nam w zarządzaniu umowami, jest dedykowane do tego oprogramowanie. Nowa technologia pozwala nam na automatyzację procesów oraz ujednolicenie praktyk postępowania z dokumentami.

Analiza procesu zarządzania umową

Znalezienie wspólnej płaszczyzny między dwiema lub więcej stronami jest istotą negocjacji umowy. Proces ten obejmuje użytkowników wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Wewnętrzne strony reprezentujące firmę to przykładowo eksperci z działów prawnych, zamówień, produkcji, sprzedaży i finansów, zaś zewnętrzne to podmioty, z którymi organizacja chce prowadzić działalność (np. sprzedawcy, dostawcy, dystrybutorzy, klienci, pracownicy zewnętrzni i osoby wykonujące wolne zawody).
Negocjacje wymagają sprawnej interakcji pomiędzy stronami, co oznacza, że w trakcie rozmów proponowane warunki umowy mogą się wielokrotnie zmieniać. Efektywne procesy zarządzania umowami opierają się na wzorcach umów i oprogramowaniu do zarządzania procesami wymiany informacji, aby w trakcie negocjacji bezproblemowo zintegrować wzajemne wymagania zainteresowanych stron.

Automatyzacja przepływu pracy w zakresie zarządzania umowami polega na integracji czterech obszarów:

• Potrzeb kontrahentów
• Oprogramowania do zarządzania procesami
• Utworzonych szablonów umów
• Obowiązujących umów

Budowanie efektywnego procesu zarządzania umowami wymaga planowania, projektowania oraz wdrażania standardowych procedur. Elektroniczny obieg umów uwzględnia zarówno sytuacje przewidywalne, jak i  te nieoczekiwane, które pojawiają się podczas negocjacji i tworzenia kontraktów.

Jak rozpocząć budowanie procesu?

Rozpocznij budowanie procesu identyfikując oczekiwania obu zainteresowanych stron. Zastanów się również nad działaniami, które nie są bezpośrednio związane z procesem, a są obecne tylko w trakcie negocjacji – przykładowo dział finansów zazwyczaj wymaga wglądu w dokonywane zakupy.
Po zidentyfikowaniu wszystkich stron należy dokładnie zdefiniować indywidualne role osób uczestniczących w tym procesie. Zwróć uwagę na to, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania i kiedy zadania muszą być wykonywane. Pozwoli to usprawnić cały proces obiegu umowy. Pamiętaj, że niektóre działy, takie jak dział prawny, mogą uczestniczyć w tym procesie więcej niż raz. Prawnik może udzielać porad podczas początkowych etapów negocjacji, a następnie wziąć odpowiedzialność za zatwierdzenie ostatecznej wersji umowy.

Tworzenie i używanie szablonów w procesie zarządzania umowami

Identyfikacja zaangażowanych stron i dokumentowanie zadań wymaganych w negocjacjach kontraktowych daje podstawy do optymalizacji procesu zarządzania umowami. Następnym krokiem jest opracowanie szablonów, aby proces mógł zostać zautomatyzowany.

Rozpocznij od oceny wszystkich istniejących procesów kontraktowania, a następnie podziel je według następujących kryteriów:

• Poziom ryzyka
• Wartość dla organizacji
• Rutynowe procesy
• Nowe lub rzadkie procesy

Twoje szablony będą oparte na tym, jak każdy proces jest mierzony względem tych czynników. Na przykład kontrakty, które wiążą się z wysokim ryzykiem, wysokimi wartościami lub nowymi / rzadkimi procesami, będą prawdopodobnie wielokrotnie negocjowane. Dlatego Twój szablon będzie zawierał bardzo mało szczegółów, przypominając bardziej zarys niż gotowy dokument. Z drugiej strony spektrum są procesy niskiego ryzyka, niskiej wartości lub rutynowe, które mogą być często rejestrowane w bardziej kompletnym szablonie. W wielu przypadkach możliwe jest automatyczne wygenerowanie kontraktu dla tych sytuacji, oszczędzając czas.

Szablony można dalej udoskonalać na podstawie kategorii, biorąc pod uwagę następujące kwestie:

• Klauzule umowy, które najprawdopodobniej zostaną renegocjowane.
• Klauzule, które prawdopodobnie pozostaną niezmienione – rozwiń szablon w obszarach, które najczęściej nie podlegają zmianom.
• Jeżeli to możliwe, staraj się zastąpić język prawny językiem potocznym – uproszczenie zapisu czyni kontrakty bardziej dostępnymi, minimalizując potrzebę wyjaśnień i obniżając ryzyko nieporozumień.
• Określ rutynowe umowy, które zazwyczaj nie wymagają negocjacji i mogą być automatycznie uzupełniane przez oprogramowanie do zarządzania kontraktami.
• Wybierz odpowiednie oprogramowanie do automatyzacji procesów zawierania umów – po zakończeniu procesu projektowania i stworzeniu szablonów umów system do elektronicznego obiegu umów może zostać wykorzystany do częściowej lub całkowitej automatyzacji współpracy.

Po zakończeniu procesu projektowania i stworzeniu szablonów umów oprogramowanie do zarządzania umowami może zostać wykorzystane do zautomatyzowania procedur kontraktowania. Dokumenty wejściowe mogą być przesyłane do systemu, więc wszystkie informacje związane z umową są przechowywane w jednym miejscu. W rezultacie negocjacje i wynikające z nich umowy są przejrzyste i łatwo dostępne dla każdego uprawnionego do przeglądania informacji w systemie.

Nasz system do elektronicznego obiegów umów, daje możliwość automatycznego generowania umowy z wykorzystaniem informacji zarejestrowanych wcześniej w procesie. Możliwości systemowe obejmują opcję automatycznego wysyłania dokumentów do podmiotów zewnętrznych za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Dodatkowe korzyści z automatyzacji procesu kontraktowania za pomocą oprogramowania do zarządzania umowami obejmują:

• Wersje umów – użytkownicy mogą śledzić zmiany, ułatwia aktualizację obowiązujących szablonów.
• Dostępność – wszyscy upoważnieni pracownicy mogą natychmiast uzyskać dostęp do dokumentów procesowych, ułatwiając komunikację między działami i umożliwiając reagowanie na zmiany w czasie rzeczywistym.
• Bezpieczeństwo – oprogramowanie do zarządzania procesami utrzymuje bezpieczne przechowywanie danych, chroniąc dane biznesowe i dane klientów. Przegląd procesu / umowy jest ograniczony do personelu posiadającego odpowiednie uprawnienia.
• Eksportowanie – dane procesowe można wyodrębnić, a następnie wyeksportować do narzędzi raportowania, takich jak Excel, umożliwiając użytkownikom przeglądanie trendów w cenach, wydatkach itp.

Jeżeli chcą sobie Państwo ułatwić codzienną pracę w zakresie obiegu umów i potrzebują więcej informacji na temat elektronicznego obiegu dokumentów zapraszam do kontaktu.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Piotr Piasecki
Specjalista ds. kontaktu z klientem
Tel: 609 922 000
Email: piasecki@tkomp.pl

W dobie cyfryzacji wszelka dokumentacja związana z procesem produkcyjnym rozpowszechniana jest w wersji elektronicznej. Dotyczy to zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i tych z sektora MŚP. Dla organizacji, które ubiegają się lub posiadają certyfikaty jakości, odpowiednio zaplanowany nadzór nad dokumentacją produkcyjną jest koniecznym standardem.
Nasze rozwiązanie od początku kładzie nacisk na nadzór nad dokumentacją wykorzystywaną podczas produkcji. Od prawie dwudziestu lat rozwijamy je i modyfikujemy zgodnie z potrzebami i wymaganiami naszych klientów.

Instrukcje stanowiskowe i dokumentacja technologiczna to zadanie dla NND 9000

Moduł NND 9000 został stworzony z myślą o tym, aby poprawić obieg dokumentów tworzonych na wewnętrzne potrzeby organizacji. W każdej firmie powstaje tysiące takich dokumentów – począwszy od procedur, polityk, ksiąg a skończywszy na instrukcjach, formularzach i zapisach. Obowiązująca dokumentacja stosowana na produkcji jest jednym z ważniejszych aspektów prawidłowego funkcjonowania firmy. Jak (w dużym uproszczeniu) wygląda nadzór i funkcjonowanie dokumentacji produkcyjnej?

Osoby posiadające właściwe kwalifikacje i uprawnienia mogą:

• Rejestrować nowe dokumenty
• Zbierać opinie o dokumentach od wyznaczonych pracowników, zgodnie z ustawioną przez siebie ścieżkę zatwierdzania
• Publikować dokument (po przejściu przez wcześniej zdefiniowaną ścieżkę legislacyjną dokument może być opublikowany a osoby wskazane jako te, które mają się z nim zapoznać, są automatycznie poinformowane o fakcie jego publikacji)

Podobnie rzecz się ma z nowymi wersjami (rewizjami) dokumentów. Moduł sprawuje pełną kontrolę nad życiem dokumentu (zbiera informacje kto i kiedy się z nim zapoznał). Może również wydzielać ilość wydruków dla poszczególnych działów lub osób. Niektórzy nasi klienci wykorzystujący nasze rozwiązanie poszli o krok dalej. Wykluczyli tradycyjny (papierowy) obieg dokumentów, zastępując go obiegiem cyfrowym.

Funkcjonalność i prostota to podstawa

Niedawno na życzenie jednego z naszych kontrahentów z branży automotive stworzyliśmy uproszczony interfejs dla Infokiosków. Intuicyjny panel graficzny to jedna z najważniejszych koncepcji w tym projekcie. Dzięki temu każdy pracownik może podejść do kiosku znajdującego się w pobliżu jego stanowiska pracy i zapoznać się z dokumentem, którym jest zainteresowany. Dodatkowo osoby obsługujące poszczególne stanowiska robocze mogą wywołać potrzebny dokument na tabletach. Do tabletów doczepiono magnes, dzięki czemu można je przyczepić w dowolnym, wygodnym dla pracownika miejscu na stanowisku pracy. Na niektórych działach jak np. pakownie instalowane są ekrany LCD, na których prezentowana jest bieżąca instrukcja związana z danym wyrobem. Oczywiście to program zapewnia, aby zawsze podać najświeższą i aktualną wersję danego dokumentu.

Zastosowanie takiego rozwiązania zapewnia dostęp do aktualnych wydań używanych dokumentów. Zmniejsza to tym samym ryzyko wystąpienia nieprawidłowości, przestojów i reklamacji podczas cyklu produkcyjnego. W zależności od potrzeb dokumenty są okresowo przeglądane, aktualizowane i ponownie zatwierdzane po zmianie. Dokumentacja produkcyjna, której skończył się termin obowiązywania lub została wycofana z innego powodu jest archiwizowana i zabezpieczona przed przypadkowym użyciem.
Wyeliminowanie papierowych wersji dokumentów jest znacznym ułatwieniem. Cyfrowy nadzór nad dokumentacją produkcyjną pozwala zaoszczędzić czas pracy, eliminuje koszty wydruku i propaguje proekologiczne aspekty w zarządzaniu organizacją.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Dział handlowy
Tel: +48 52 360 44 55
E-mail: handlowy@tkomp.pl

Każdy z pracowników tworzył swoje unikatowe sposoby na niezapominanie o tym, że za kilka miesięcy ma odezwać się do klienta w celu przedłużenia umowy czy kontraktu lub innego dokumentu. Kreatywność w wymyślaniu sposobów na zapisywanie informacji jest ogromna i każdy, kto choć raz musiał zapamiętać kilka terminów, boryka się z tym tematem. Na co dzień w życiu prywatnym często korzystamy z kalendarzy — wykorzystujemy zarówno te tradycyjne papierowe, ale coraz częściej zastępujemy je tymi w wersji elektronicznej. Takie rozwiązanie sprawdza się świetnie do użytku prywatnego, kiedy nie musimy pilnować wielu terminów w skali miesiąca.

Niestety, inaczej wygląda to w momencie, gdy pod naszym nadzorem jest kilkadziesiąt, kilkaset bądź więcej dokumentów służbowych. Zaczynamy tworzyć pliki w Excelu oraz inne dokumenty, w których przechowujemy informacje i codziennie klikamy w plik, żeby sprawdzić, czy dane są aktualne. Nawet jeżeli pracujemy samodzielnie i jesteśmy skrupulatni, to podstawowe narzędzia dostępne np. w pakiecie Microsoftu mogą nie wystarczyć.

Często z jednym dokumentem powiązane są różne osoby i działy w firmie. W wielu przypadkach prowadzi to do chaosu informacyjnego. Kolejnym sporym zagrożeniem dla pracodawcy jest sytuacja, kiedy pracownik, który miał sporą wiedzę na temat dokumentów, odchodzi z firmy nie zostawiając po sobie informacji o swojej pracy. Jeżeli nawet zostawia, to mogą być one nieczytelne dla innych pracowników.
Komu bardziej powinno zależeć na usprawnieniu pracy z dokumentami? Wydaje się, że pracownikowi, jednakże to pracodawca ponosi wszystkie konsekwencje z niedotrzymanych terminów. Jak pracodawca może ustrzec się przed takimi konsekwencjami?

Wystarczą dwa kroki do usunięcia problemu

Wdrożenie w organizacji procedury postępowania z dokumentami powinno być pierwszym krokiem. Takie procedury powinny zawierać politykę postępowania z dokumentami, sposób ich przechowywania, rejestrację oraz regulacje dotyczące dostępu do. Jest to pierwszy krok do usystematyzowania i ujednolicenia pracy z dokumentami. Na tym etapie dobrze jest uwzględnić monit dotyczący terminów obowiązywania dokumentów.

Drugim krokiem może być system, który będzie nadzorował terminy obowiązywania dokumentów. Od pracownika będzie wymagało to rejestracji i podania dat. Na tym jego zadanie będzie się kończyć. Pracownik nie będzie już odpowiedzialny za zapamiętanie tych informacji. To zadanie przejmie za niego program. Dodatkowym plusem tego rozwiązania jest określenie osób wyznaczonych do powiadomień oraz określenie uprawnień dostępów. Użytkownicy takich systemów chwalą sobie funkcjonalność, ponieważ odchodzi im zadanie, które wcześniej zabierało im dużo czasu. Pojawiały się sytuacje, że te same dokumenty sprawdzało kilka osób. Brak jednej wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za dany dokument prowadziło do nieporozumień i jeszcze większej straty czasu.

Jak widać optymalizacja procesu postępowania z dokumentami i wykorzystanie do tej procedury odpowiednio funkcjonalnego narzędzia informatycznego może usprawnić pracę całej organizacji. 

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Piotr Piasecki
Specjalista ds. kontaktu z klientem
Tel. 609 922 000
Email: piasecki@tkomp.pl

Pierwsze pytanie, jakie się nasuwa przy rozmowie o elektronicznej „obiegówce” to: po co nam to? Wydaje się, że to pytanie jest całkiem słuszne, ale czy aby na pewno? Czy nie warto uprościć całego procesu przy przyjęciu i zwolnieniu pracownika? Zaraz się przekonacie, że warto!

Przepisy kodeksu pracy nie wymagają od pracodawcy stosowania karty obiegowej. Nie oznacza to, że dokument ten nie jest używany. Dotyczy to zwłaszcza średnich i dużych przedsiębiorstw, gdzie struktura organizacyjna jest rozbudowana. Jeżeli organizacja używa karty obiegowej to jej wzór i instrukcje z reguły określone są w przepisach wewnętrznych. W dużym stopniu karta obiegowa jest pomocna podczas zatrudnienia nowego pracownika, przy zmianie stanowiska pracy i w trakcie rozwiązywania umowy o pracę. Należy tutaj podkreślić, że nawet jeżeli pracownik nie rozliczy się z „obiegówki”, pracodawca i tak jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy w terminie siedmiu dni od dnia ustania stosunku pracy.

Po co w firmie elektroniczna karta obiegowa?

Powodów jest co najmniej kilka. Zacznijmy od tych łatwych do określenia:

• Oszczędzamy czas naszych pracowników, a czas to pieniądz. Nawet jeżeli schemat organizacyjny przedsiębiorstwa nie jest jakoś specjalnie rozbudowany, karta obiegowa wymaga uzupełnienia i zatwierdzenia przynajmniej przez kilka działów, np.: BHP, dział IT, finansowy, kadry etc.
• Mamy pełną kontrolę nad mieniem, danymi dostępowymi i uprawnieniami pracownika. Dzięki elektronicznej karcie obiegowej, pracownik i osoby upoważnione mają szybki dostęp do przydzielonych i udostępnionych zasobów firmy. Zmiany w karcie obiegowej nie wymagają już tradycyjnego podpisu, wystarczy akceptacja w e-formularzu.

Powyższe korzyści są oczywiste i dotyczą każdej firmy, w której stosuje się kartę obiegową. Nas jednak zainteresowały inne funkcjonalności e-obiegówki. Jak zwykle w takich przypadkach – najlepsze pomysły, rozwiązania i zastosowania podpowiada życie. Na podstawie kontaktów i rozmów z naszymi klientami dostrzegamy różne niedogodności w codziennym funkcjonowaniu dużych i średnich przedsiębiorstw. Jakie bolączki związane z tradycyjną kartą obiegową zauważyliśmy u naszych partnerów?

• Poszczególne działy (kadry, finanse, IT) zlokalizowane w centrali firmy, która prowadzi działalność poprzez oddziały regionalne
• Wybrane działy/komórki organizacyjne mają różną lokalizację
• Outsourcing

Elektroniczna karta obiegowa jest skutecznym sposobem na rozwiązanie tych problemów. Jeżeli zastosujemy ją w organizacji, możemy nawet wyeliminować kontakt pracownika z poszczególnymi działami w firmie.

Istota działania elektronicznej karty obiegowej pracownika

• Przełożony pracownika decyduje o tym, jakie zasoby powinny zostać przydzielone (komputer, telefon, dostęp do danych, uprawnienia i hasła do oprogramowania, karty ID, samochód firmowy itd.)
• W systemie definiujemy osoby odpowiedzialne za każdy z zasobów. W przypadku nowego zapotrzebowania, system wysyła do nich monit. Następuje potwierdzenie wydania uprawnień i sprzętu, a przełożony i pracownik otrzymują automatycznie powiadomienie
• W przypadku zmiany stanowiska lub odejścia pracownika kierownik rozpoczyna proces zmiany/odebrania uprawnień przez system. System informuje osoby odpowiedzialne za dany zasób, które potwierdzają zmianę/odebranie uprawnień i sprzętu.

Nie trzeba nikogo przekonywać, że taki sposób jest dużo szybszy i prostszy, zarówno na etapie przyjmowania nowego pracownika, zmiany stanowiska jak i przy rozwiązywaniu stosunku o pracę. Szczególnie w tym ostatnim przypadku sprawne rozliczenie „obiegówki” jest bardzo istotne. Dlaczego? Obojętnie czy umowa zostaje rozwiązana z inicjatywy pracownika, czy z inicjatywy pracodawcy – zbieranie podpisów pod kartą obiegową nie zawsze jest priorytetem osoby odchodzącej z firmy.

Jeżeli macie pytania lub uwagi dotyczące naszej elektronicznej karty obiegowej zapraszamy do kontaktu z działem handlowym.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Dział handlowy
Tel: +48 52 360 44 55
E-mail: handlowy@tkomp.pl

Jak łatwo się domyśleć, nasze zainteresowanie wskazówkami dotyczącymi postępowania procedurą reklamacyjną w przedsiębiorstwach wynika z naszych kolejnych wdrożeń i rozwoju systemu NND Integrum. Bezpośrednio – są następstwem naszych ciągłych rozmów i kontaktów z obecnymi partnerami. Taki otwarty dialog skłonił nas do pochylenia się nad możliwością rozbudowy naszego oprogramowania w kierunku wsparcia przy wdrożeniu i utrzymaniu normy ISO 10002.

Czym jest grupa standardów związana z jakościowym zarządzaniem satysfakcją klienta?

Warto wspomnieć, że standard ISO 10002 jest tylko jedną z czterech norm, które mówią nam o podejściu do satysfakcji klienta. Możemy więc wyróżnić następujące standardy dotyczące zarządzaniem jakością w tym segmencie:

• ISO 10001:2007 – zawiera wytyczne i kodeks postępowania dla organizacji
• ISO 10002:2004 – zalecenia dotyczące postępowania z reklamacjami w organizacji
• ISO 10003:2007 – wskazówki dotyczące rozstrzygania sporów na zewnątrz organizacji
• ISO 10004: – zawiera wytyczne dla procesów monitorowania i pomiarów satysfakcji klienta

Dlaczego obsługa reklamacji powinna być priorytetem w każdym przedsiębiorstwie?

Pojawienie się reklamacji w przedsiębiorstwie nie jest rzeczą przyjemną i pożądaną. Niestety, prędzej czy później czeka to każdą firmę. W takim momencie ważny będzie szybki i sprawny proces reklamacyjny.

Główną uwagę w takim procesie powinniśmy skupić na kliencie, który składa skargę. Jeżeli zapewnimy naszym klientom łatwy i przejrzysty dostęp do całej procedury reklamacyjnej możemy odzyskać nadszarpnięte zaufanie. Jeżeli zaniedbamy zarządzanie reklamacjami w naszej organizacji możemy być niemal pewni, że niezadowolenie naszych klientów będzie jeszcze większe.

Stworzenie otwartego systemu zarządzania reklamacjami, który będzie ukierunkowany na klienta, pozwoli nam zebrać informacje dotyczące jakości naszych usług i produktów. Przy odpowiedniej analizie będziemy mogli poprawić jakość serwisu produktu i serwisu obsługi klienta.

Na co warto zwrócić uwagę przy projektowaniu idealnego procesu reklamacyjnego?

Uporządkowanie i systematyczne ulepszanie procedury reklamacyjnej będzie pierwszym, ale najważniejszym krokiem w kierunku przygotowania organizacji do otwartej komunikacji z klientami na etapie po sprzedaży. Jeżeli zależy nam na wysokiej jakości serwisie obsługi klientów, warto zapoznać się z zaleceniami Polskiego Komitetu Normalizacyjnego. Sprawdźmy, jakie są wytyczne dla normy PN-EN ISO 10002:2006 dotyczące procesu reklamacji w przedsiębiorstwie:

• Dostarczenie niezbędnych informacji (łącznie z planowaniem, wdrażaniem, utrzymaniem i optymalizacją procesu) o postępowaniu ze skargami i reklamacjami wewnątrz organizacji
• Określony w normie proces postępowania z reklamacjami jest przydatny jako jeden z procesów systemu zarządzania jakością
• Wskazówek odnoszących się do normy nie należy stosować przy rozstrzyganiu sporów poza organizacją ani sporów związanych z pracownikami
• Normę możemy zastosować w organizacjach wszystkich wielkości i branż, dodatkowo – dla sektora MŚP dostępny jest dedykowany aneks
• Procedura reklamacyjna, która jest otwarta na informacje zwrotne (łącznie z reklamacjami i skargami), szybko odpowiada na wszystkie przyjęte skargi i podnosi zdolność organizacji do poprawy serwisu produktu i serwisu konsumenckiego
• Aktywny udział kadry kierowniczej poprzez odpowiednie pozyskanie i rozmieszczenie zasobów, w tym szkoleń personelu
• Identyfikacja problemu, potrzeb i oczekiwań osoby składającej reklamację
• Zagwarantowanie widocznego, otwartego, łatwego i skutecznego w użyciu procesu składania reklamacji dla klientów
• Weryfikacja i ocena skarg w celu udoskonalenia jakości serwisu produktu i serwisu konsumenckiego
• Audit procedury reklamacyjnej
• Badanie i ocena funkcjonalności i wydajności procesu reklamacyjnego

Zasady zarządzania jakością – wdrożenie zaleceń do systemu informatycznego

Powyższe wytyczne można wykorzystać w naszym Systemie Obsługi Reklamacji. Funkcjonalność systemu pozwala na dopasowaniu poszczególnych elementów w zależności od potrzeb naszych klientów. Przyjrzyjmy się zatem jak może i jak powinien wyglądać przykładowy szablon reklamacji w przedsiębiorstwie:

• Przyjęcie reklamacji – przy pomocy formularza, zgłoszenia telefonicznego (zgłoszenie rejestruje pracownik przyjmujący reklamacje) lub przez panel dla stałych klientów.
• Formularz zgłoszenia reklamacji – przyjazny dla klienta składającego reklamację, z możliwością dodania załączników, zdjęć.
• Formularz przyjęcia reklamacji – z informacją zwrotną do klienta (telefoniczną, e-mail).
• Wstępna ocena reklamacji – opina o zasadności złożonej skargi.
• Potwierdzenie zasadności reklamacji – informacja dla klienta o rozpoczęciu procedury.
• Badanie i ekspertyza reklamacji – uzyskanie opinii biegłego (dział techniczny, finansowy, organizacyjny itp.)
• Rozstrzygnięcie reklamacji – na podstawie ekspertyzy, osoba odpowiedzialna (kierownik działu reklamacji) podejmuje decyzję o uznaniu, bądź nieuznaniu skargi.
• Decyzja o rozstrzygnięciu postępowania – powiadomienie klienta o wynikach procesu reklamacyjnego. Propozycja rekompensaty lub informacja o postępowaniu odwoławczym od decyzji.
• Zamknięcie reklamacji – informacja i analiza całego procesu, propozycja zmian w serwisie produktu i serwisie obsługi klienta, określenie kosztów związanych z reklamacją (naprawa lub wymiana wadliwego produktu/usługi, logistyka itp.)

Jakie korzyści wynikają z zastosowania naszych rozwiązań informatycznych?

Najważniejszą zaletą systemu jest wygoda w użytkowaniu przez klienta składającego reklamację. Może on wybrać dogodny dla siebie sposób złożenia reklamacji, jest informowany o działaniu na etapach dla niego ważnych. Jest to wyraźny, pozytywny sygnał od organizacji, że dąży do zapewnienia jak najwyższej jakości serwisu obsługi klienta.

Do każdego z etapów przypisana jest osoba uprawniona za jego realizację: od pracownika przyjmującego reklamację, przez osobę odpowiedzialną za ocenę zasadności, eksperta opiniującego skargę, do kierownika działu reklamacji. Każdy z pracowników jest przez to zaangażowany tylko w etapie odpowiadającym jego kompetencjom. Sprawny obieg zgłoszonej reklamacji przyczyni się do jej szybszego rozpatrzenia, co z kolei wpłynie na kolejny wzrost satysfakcji klienta.

Końcowe zebranie informacji i opinii klienta o produkcie, usłudze jest cenną wskazówką dla przedsiębiorstwa. Zbadanie i wyjaśnienie nieprawidłowości to szansa na rozwój i poprawę jakości w każdej firmie!

Jeżeli do tej pory nie znaleźliście Państwo recepty na reklamacje i szukacie skutecznego narzędzia, które rozwiąże Wasz problem, zapraszam do rozmowy z naszym działem handlowym.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Dział handlowy
Tel: +48 52 360 44 55
E-mail: handlowy@tkomp.pl