Cel zakupu

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur pozwala usprawnić ich obieg w przedsiębiorstwie. Proces rejestracji, opisywania, dekretacji, akceptacji, zatwierdzania i monitorowania faktury jest szybszy i lepiej skoordynowany niż w przypadku tradycyjnych faktur papierowych. Wdrożenie systemu do obiegu faktur kosztowych pozwala usystematyzować proces, lepiej go monitorować, a także przechowywać w jednym miejscu informacje i dokumenty powiązane z samą fakturą. Daje on możliwość wyeliminowania obiegu papierowej wersji dokumentów, a także automatyzację zbieranych danych i przekazywanie ich do systemu finansowego.

Korzyści

Odpowiednie zdefiniowanie ścieżki obiegu faktur w systemie pozwala zaoszczędzić czas potrzebny na zatwierdzenie dokumentu. Zeskanowane faktury dostępne w systemie dają możliwość szybkiego wyszukania informacji lub pożądanych danych. System obiegu faktur kosztowych daje również gwarancję, że dokumenty nie zagubią się w organizacji i dotrą do działu księgowości na czas wraz z niezbędnym opisem. Elektroniczny obieg faktur to łatwy i bezpieczny sposób przechowywania faktur kosztowych.

Funkcjonalność i zastosowanie naszego oprogramowania

Rejestracja faktury

  • Metryka faktury w systemie dostosowana jest do potrzeb klienta.
  • Przygotowana ścieżka obiegu faktury może być zapisana w formie szablonu.
  • Możliwość wielostopniowego przydzielania i modyfikacji uprawnień dla pracowników.
  • Zastosowanie automatycznych masek dla pól (np. data rejestracji, numer faktury, itp.).
  • Możliwość rejestracji faktur z wielu źródeł danych (np. z dysku, z załącznika wiadomości e-mail lub zaimportowanie skanu faktury, webservice).
  • Podłączanie pod metrykę faktury ważnych załączników (skanu faktury, zamówienia, zapotrzebowania zakupu, protokołów, itp.).
  • Określenie terminu płatności faktury.

Obieg faktury

  • Etapowa dekretacja faktur (jeżeli proces obiegu wymaga dekretacji wielu osób, działów).
  • Szybkie przypisanie miejsca powstawania kosztów (MPK).
  • Możliwość rozpisania faktury na wiele wymiarów (projekt, zamówienie, aktywa, faktura unijna, lokalizacja, rodzaj materiału, dział, rodzaj kosztu, itp).
  • Wielostopniowa akceptacja faktur według ustalonej ścieżki obiegu (obieg szeregowy, równoległy, grupa „kto pierwszy”).
  • Uprawnieni pracownicy dokonują akceptacji niezależnie od siebie.
  • Ostateczna akceptacja całościowej kwoty faktury przez osobę decyzyjną.
  • Możliwość rozpisania rozdzielnika faktury.
  • Możliwość rozpisania faktury po kwocie netto, stawkach VAT.
  • Bieżący monitoring statusu dowolnej faktury.
  • Repozytorium faktur – przechowywanie faktur bieżących i archiwalnych z możliwością udostępnienia upoważnionym osobom.
  • Możliwość śledzenia wygenerowanych kosztów po wymiarach.
  • Integracja z systemami finansowo – księgowymi wraz z automatycznym przekazaniem danych o dekretacji do zewnętrznego systemu.

Inne ciekawe funkcje

  • Aplikacja dostępna jest z poziomu przeglądarki internetowej, bez konieczności instalowania oprogramowania na komputerach.
  • Generowanie raportów na podstawie wartości faktur, spóźnień, niezatwierdzonych faktur itp.
  • Możliwość integracji z systemami finansowo-księgowymi.
  • Możliwość integracji z kontami księgowymi.
  • Program jest modułem systemu NND Integrum i może być rozwijany o kolejne produkty (m.in. umowy, zamówienia).

 

 

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie