Cel zakupu

System usprawnia obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej w przedsiębiorstwie. Obieg dokumentu definiowany jest za pomocą kreatora (metoda przeciągnij i upuść) oraz z wykorzystaniem szablonów obiegu. Pismo dociera do pracownika niezwłocznie i eliminuje problemy z komunikacją. W trakcie obiegu pisma zbierane są niezbędne informacje, załączniki a cały proces ewidencjonowany jest w jednym, centralnym miejscu. Nasze oprogramowanie do obsługi korespondencji z powodzeniem zastępuje papierowy dziennik korespondencji dając możliwość szybkiego wyszukiwania informacji.

Korzyści

Wdrożenie naszego systemu do obsługi korespondencji pozwala na wyeliminowanie ręcznej obsługi pism przychodzących i wychodzących w przedsiębiorstwie. Dzięki digitalizacji dokumentów będzie można sprawniej zarządzać obiegiem korespondencji w firmie. Elektroniczny obieg dokumentów pozwoli na szybkie udostępnianie oraz przekazywanie pism do odpowiednich osób, eliminuje ewentualne ryzyko zagubienia korespondencji, bądź doręczenie przesyłki do niewłaściwego adresata. 

Funkcjonalność i zastosowanie naszego oprogramowania

Workflow (obieg)

  • Intuicyjne definiowanie ścieżki obiegu dokumentu (diagram obiegu).
  • Automatyczna dystrybucja przesyłek na podstawie przydzielonych uprawnień.
  • Pełna kontrola i nadzór nad terminami poszczególnych działań w obiegu korespondencji.
  • Wielopoziomowe przekazywanie pism z wykorzystaniem ról oraz uprawnień użytkowników.

Nadzór nad korespondencją

  • Rejestracja dowolnego typu i rodzaju korespondencji.
  • Automatyczne tworzenie rejestrów spraw, pism przychodzących i wychodzących.
  • Możliwość klasyfikacji pism i spraw według JRWA (jednolity rzeczowy wykaz akt).
  • Określenie osób lub grup uprawnionych do podglądu dokumentu lub sprawy.
  • Możliwość grupowania dokumentów w projekty, sprawy itp.

Inne istotne funkcje

  • Integracja z urządzeniami skanującymi i innymi systemami do digitalizacji dokumentów (OCR).
  • Możliwość zatwierdzania dokumentu przy pomocy elektronicznego podpisu kwalifikowanego i kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
  • Zaawansowana wyszukiwarka dokumentów i danych (kreator raportów).
  • Współpraca z innymi programami zewnętrznymi wykorzystywanymi w organizacji.
  • Automatyczna rejestracja korespondencji przychodzącej za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP).
  • Integracja z usługą Elektroniczny Nadawca Poczty Polskiej.

 

 

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie