Cel zakupu

System usprawnia pracę z umowami. Pozwala na metryce dostosowanej do potrzeb klienta (używamy do tego kreatora) opisać umowę. Automatycznie nadaje uprawnienia do dokumentu, pozwala definiować termin obowiązywania umowy wraz z wysyłaniem przypomnień wskazanym użytkownikom. Wbudowany kreator raportów umożliwia analizę zawsze aktualnych danych.

 

Program może być rozbudowany o obieg wykorzystując silnik workflow. W ten sposób archiwum umów zmienia się w aplikację nadzorującą cały proces pracy z dokumentem: od projektu do wersji końcowej. Kroki obiegu, role pracowników jak i terminy reakcji tworzone są w kreatorze i możliwe do zapisania jako szablony. Obieg startować może zaraz po zapisaniu dokumentu bazując na danych wejściowych i automatycznie dobierać odpowiedni szablon postępowania.

 

System może być zintegrowany z zewnętrzną bazą danych (np. baza kontrahentów) lub innymi typami dokumentów, np. obieg zamówień, faktur. W ten sposób w jednym programie istnieje możliwość nadzorowania całego procesu – od umowy po jej rozliczenie.

Korzyści

Pracownicy korzystający z systemu mają dostęp do zarejestrowanych umów w czasie rzeczywistym.Pozwala , to na szybką reakcję w momencie kontaktu z klientem.

 

Zabezpieczone umowy w formie elektronicznej pozwalają na monitorowanie kto i kiedy miał do nich dostęp. Dzięki takiej metodzie mamy pewność , że nasze umowy są bezpieczne.

 

Centralne elektroniczne archiwum umów umożliwia szybkie przeszukiwanie zarówno po słowach kluczowych jak i pełnotekstowo co skraca poszukiwania umowy.

 

Pracownicy wykorzystujący workflow (obieg dokumentu) mogą śledzić umowę w czasie całego obiegu i upewnić się kto w danej chwili nad nią pracuje.

 

Każda osoba związana z umową będzie otrzymywała odpowiednie powiadomienia, aby ułatwić kontrolę terminów.

Funkcjonalność i zastosowanie naszego oprogramowania

DOSTĘP DO PROGRAMU

  • Program jest modułem systemu NND Integrum, dzięki czemu może być rozwijany o inne produkty
  • Użytkownicy pracują z programem za pośrednictwem przeglądarki internetowej, bez konieczności instalowania oprogramowania na komputerach. Pracownicy mogą również wykorzystywać urządzenia mobilne
  • Aplikacja umożliwia zarządzanie dostępem do programu (kontami i uprawnieniami pracowników)

REJESTRACJA UMOWY

  • Możliwość rejestracji plików każdego typu z dowolnych źródeł
  • Podłączanie pliku z dysku
  • Automatyczne zaczytywanie załączników z wiadomości email przesłanej na dedykowaną skrzynkę pocztową
  • Automatyczny import zeskanowanych dokumentów za pomocą skanera
  • Metryka umowy w programie jest dopasowywana do potrzeby klienta
  • Wykorzystywanie automatycznych masek do wskazanych pól (np. data rejestracji, numer umowy, itp)
  • Nadawanie uprawnień pracownikom na różnych poziomach(np. przegląd, modyfikacja danych)
  • Określanie terminu ważności umowy wraz z terminem przypominającym o jej wygaśnięciu
  • Możliwość określenia specyficznych warunków umowy, które powinny być wyróżnione
  • Podłączanie pod metrykę umowy aneksów oraz innych istotnych załączników

ZARZĄDZANIE WIEDZĄ

  • Wbudowane narzędzie wyszukiwania umów z wykorzystaniem kryteriów wyszukiwania
  • Graficzna prezentacja zmian w umowie w wyniku zarejestrowanych powiązanych dokumentów zmieniających postanowienia i parametry umowy
  • Wbudowany kreator raportów pozwalający na tworzenie różnych zestawień
  • Budowanie uprawnień do dokumentów na podstawie struktury organizacyjnej klienta

OBIEG UMOWY

  • Wbudowany kreator umożliwiający tworzenie dowolnych ścieżek obiegu umowy
  • Każdy krok w obiegu pozwala przypisać akcję, termin realizacji oraz odpowiedzialnego pracownika
  • Możliwość wymuszenia dodania załącznika, opinii do wskazanych kroków obiegu
  • Przygotowane ścieżki obiegu mogą być zapisywane w formie szablonów
  • Wybór ścieżki obiegu może następować automatycznie na podstawie warunków określonych podczas rejestracji
  • Status umowy zmienia się automatycznie po jej wygaśnięciu, a pracownicy otrzymują powiadomienie

INNE CIEKAWE FUNKCJE

  • Możliwość rozliczania godzinowego pracowników kancelarii prawnych
  • Pełna historia zmian następujących w trakcie procesowania umowy
  • Dostęp do centralnego rejestru umów z różnych lokalizacji wg. przydzielonych uprawnień
  • Proste pełnotekstowe wyszukiwanie umowy – zajmuje kilka sekund
  • Możliwość współpracy z kodami kresowymi – prosta identyfikacja umowy w postaci papierowej