Który obieg dokumentów jest lepszy tradycyjny czy elektroniczny?
Zgłosiła się do mnie firma, która poprosiła o przygotowanie analizy swojego tradycyjnego obiegu dokumentów. Ponieważ proces jest przejrzysty, pokażę wam, jak w praktyce wygląda moja praca. Przy okazji zobaczycie różnice pomiędzy tradycyjnym obiegiem dokumentów a elektronicznym i porównacie, który jest lepszy. Poniżej przedstawiam proces przesłany przez klienta.
Obecny proces klienta
Kontrahent przestawił etapy obiegu dokumentu oraz osoby, które są odpowiedzialne za wykonane zadania. Proces składa się z 11 zadań, które należy wykonać. Wygląda on następująco:
1. Przygotowanie projektu umowy (konsultacja z innymi komórkami organizacyjnymi) – pracownik merytoryczny.
2. Oznaczenie osoby nadzorującej daną umowę – przełożony wyznacza osobę nadzorującą.
3. Sprawdzenie zapisów projektu umowy pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego – osoba nadzorująca przekazuje projekt do radcy prawnego.
4. Podpisywanie umów, zgodnie z zasadą reprezentacji przez każdą ze stron. Zaparafowanie umowy przez osobę nadzorującą – osoba nadzorująca przekazuje umowę do sekretariatu w celu zebrania podpisów.
5. Przekazanie umowy do centralnego rejestru umów (zarejestrowanie umowy) – pracownik sekretariatu rejestruje umowy w centralnym rejestrze umów.
6. Odesłanie 1 egzemplarza do kontrahenta – (pozostawienie oryginału umowy w rejestrze, kopia umowy pozostaje u osoby nadzorującej) – pracownik sekretariatu odpowiada za odesłanie 1 egzemplarza do kontrahenta.
7. Przegląd umów pod względem aktualności 2 razy w roku – pracownik sekretariatu przesyła powiadomienie do pracownika nadzorującego umowę.
8. Wysłanie zapytania do pracownika merytorycznego, nadzorującego umowę o weryfikację (umów pod kątem wygaśnięcia umowy, odstąpienia, zmiany warunków) – pracownik sekretariatu wysyła powiadomienie. Pracownik merytoryczny weryfikuje i potwierdza aktualność umów, pracownik sekretariatu wykreśla nieaktualne umowy.
9. Nadanie statusu umów (w przypadku decyzji zarządu, nadanie statusu umów poufnych) – zarząd przekazuje informację pracownikowi sekretariatu o nadaniu klauzuli poufności.
10. Dystrybucja aneksów do komórek współodpowiedzialnych za realizację – osoba merytoryczna przygotowuje aneks do umowy i przesyła do sekretariatu celem umieszczenia w rejestrze.
11. Umieszczenie w katalogu na serwerze dostępnym dla pracowników rejestru umów – pracownik sekretariatu umieszcza rejestr.
Do pilnowania powyższego procesu klient wykorzystuje formularz w Word, który podzielony jest na 8 kolumn:
Data zawarcia umowy / Data rejestracji / Numer umowy / Rodzaj umowy / Podmiot, z którym zawarto umowę / Aneks z dnia / Data, okres obowiązywania / Osoba nadzorująca umowę
Widzimy, że przedstawiony obieg nie jest skomplikowany, jednakże wymaga dużo pracy ze strony osób obsługujących go. Nie jest on wspierany przez żadne procesy automatyzacji, które mogłyby usprawnić pracę. W efekcie istnieje wiele miejsc, które narażone są na błędy natury ludzkiej (opóźnienie, przeoczenie, omyłka, itp.). Aktywności te są powtarzalne i przewidywalne, ale w przypadku niedostępności pracownika mogą powodować różnej rangi problemy.
Przedstawiam wam moją analizę oraz jak wygląda odzwierciedlenie procesu w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Dzielę proces klienta na 2 etapy.
Etap 1
Polega na wygenerowaniu dokumentu przez osobę odpowiedzialną. Przekazanie jej do zatwierdzenia oraz zebrania opinii działu prawnego i wysłaniu umowy do kontrahenta. Kontrahent akceptuje umowę, przesyła ją z powrotem do firmy. To działanie wykorzystuje tzw. workflow, czyli obieg dokumentu w systemie oraz szablon umowy. Z punktu widzenia systemu wygląda on następująco:
1. Osoba, która przygotowuje projekt umowy, wykorzystuje do tego szablon dokumentu. (szablon ten jest nadzorowany)
2. Uzupełnia w nim odpowiednie pola za pomocą tzw. metryki dokumentu
3. Uruchamia obieg zatwierdzania, który wygląda następująco:
♦ Akceptacja przełożonego
♦ Akceptacja prawna
♦ Wysłanie umowy do klienta
♦ Otrzymanie zatwierdzonej umowy od klienta
♦ Obustronne zatwierdzenie i odesłanie kopi do klienta
W powyższym procesie automatyzujemy etapy przekazywania dokumentu z rąk do rąk. Posiadając obraz umowy w systemie, mamy pewność, że nie zaginie, a możliwość śledzenia etapów pozwala nam na szybką identyfikację, kto w danej chwili zajmuje się dokumentem. System samodzielnie zajmie się powiadomieniem odpowiedzialnych pracowników w określonym terminie oraz będzie przypominał w przypadku opóźnień.
Etap 2
Archiwizacja dokumentu, określenie jego właściwości, rejestracja oraz przeglądy okresowe. W etapie 1 zarejestrowaliśmy dokument w systemie. Określiliśmy terminy obowiązywania, wyznaczyliśmy osoby powiązane z dokumentem. Dzięki temu w odniesieniu do procesu klienta:
1. Nie musimy dalej ręcznie kontrolować dokumentów
2. Teraz system będzie powiadamiał nas o zadaniach
3. Będziemy otrzymywać powiadomienia mailowe w odpowiednim czasie
4. Do dokumentu będą miały dostęp tylko osoby powiązane z nim
Widzimy, że po wprowadzeniu usprawnień, eliminujemy następujące zadania:
1. Oznaczenie osoby nadzorującej daną umowę.
2. Nie musimy kopiować dokumentów, żeby je udostępniać innym
3. Wysyłanie powiadomień przez pracownika sekretariatu o przeglądzie umów.
4. Wysłanie zapytania do pracownika merytorycznego, nadzorującego umowę o weryfikację umów (pod kątem wygaśnięcia umowy, odstąpienia, zmiany warunków)
5. Dystrybucja aneksów do komórek współodpowiedzialnych za realizację
6. Umieszczenie w katalogu na serwerze dostępnym dla pracowników rejestru umów
Moim zdaniem elektroniczny obieg dokumentów jednoznacznie wygrywa z tradycyjnym. Pragnę podkreślić, że każdy przykład jest analizowany indywidualnie. Takiej analizy dokonuję samodzielnie i na podstawie przedstawionego procesu jestem w stanie powiedzieć czy elektroniczny obieg dokumentów ma sens w konkretnym przypadku.
Jeśli zastanawiasz się jak ugryźć ten temat lub ciekawi Cię zagadnienie zapraszam do kontaktu i dyskusji.
Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie
Piotr Piasecki
Specjalista ds. kontaktu z klientem
Tel. 609 922 000
E-mail: piasecki@tkomp.pl
