Jak wdrożyć podpis kwalifikowany do elektronicznego obiegu umów?

Podpis elektroniczny – jak działa?

Historia podpisu elektronicznego w Polsce sięga 2001 roku. Nie jest więc nowością, ale mam wrażenie, że e-podpis wciąż jest mało wykorzystywany i niedoceniany w naszym kraju. Szacowana liczba kwalifikowanych podpisów elektronicznych to około 1,3 mln, przy czym w pełni aktywnych jest około 400 tys. Liczba ta nie zwala z nóg, nie mniej jednak prognozy wskazują, że rynek ten będzie rósł średnio o 10 procent w skali roku.

Na pewno możemy liczyć na szybki wzrost popularności e-podpisu, tym bardziej że od 4 marca 2019 roku obywatele będą mieli możliwość wyrobienia e-dowodu z warstwą elektroniczną. Przy pomocy nowego dowodu będziemy mogli elektronicznie podpisać dokumenty, zalogować i elektronicznie podpisać się w usługach online administracji publicznej. Jest to kolejny krok Państwa w celu cyfryzacji i digitalizacji wielu procesów. Można by powiedzieć, że Państwo Polskie podąża za technologią.

Czy firmy chętnie sięgają po elektroniczny podpis kwalifikowany?

Trudne pytanie. Z mojego doświadczenia widzę, że podpis elektroniczny nie jest powszechnie stosowanym rozwiązaniem w małych firmach, natomiast w sektorze średnich i dużych przedsiębiorstw staje się powoli normą. Dla organizacji, które opierają swój biznes na kontraktach z zagranicznymi partnerami, wykorzystanie e-podpisu jest w zasadzie naturalną koniecznością.

Warto podkreślić, że podpis elektroniczny jest równoprawny z podpisem własnoręcznym – jest to zagwarantowane w przepisach prawa krajowego i unijnego. Dzięki temu wszelkie umowy cywilno – prawne można zawierać zdalnie. Dla małych przedsiębiorstw najczęstszym zastosowaniem e-podpisu jest zapewne jego wykorzystanie w kontaktach z urzędami administracji publicznej: z ZUS, Urzędem Skarbowym, Urzędem Celnym, KRS i z wieloma innymi.

Znaczenie i wygodę podpisu elektronicznego na pewno docenią osoby, które odbywają wiele podróży służbowych – dokument można błyskawicznie zatwierdzić online z dowolnego miejsca na świecie 24 godziny na dobę.

Jak wdrożyć podpis kwalifikowany do elektronicznego obiegu umów?

Jako producent oprogramowania również musimy nadążać za zmianami i dostosowywać nasz system do rynku i zmieniających się przepisów.

Aktualnie zrealizowaliśmy projekt, który zakładał wykorzystanie podpisu kwalifikowanego w elektronicznym obiegu umów. Na podstawie analizy potrzeb naszego klienta założyliśmy, że obieg umów inicjowany będzie przez konkretne działy w firmie. Pracownicy powiązani z dokumentem będą się z nim zapoznawać oraz zatwierdzać podpisem elektronicznym co jednoznacznie będzie określało akceptację dokumentu.
Z naszej strony przygotowaliśmy ścieżkę obiegu dokumentu oraz narzędzie integrujące dokument z podpisem elektronicznym. W trakcie obiegu zbierane są uwagi oraz załączniku powiązane z umową.
Przygotowaliśmy również zewnętrzną stronę internetową, w której klient naszego kontrahenta akceptuje umowę podpisem elektronicznym. Zapewnia to ciągłość procesu w naszym systemie, dzięki czemu klient i kontrahent mają pewność, że dokument nie ulegnie zmianie w trakcie przesyłania. Partner kontrahenta zyskał również tzw. repozytorium podpisanych umów w wersji elektronicznej.

Korzyści wynikające z zaproponowanego rozwiązania:

— Skrócono czas akceptacji umów
— Zwiększono bezpieczeństwo przepływu informacji
— Wyeliminowano dokumenty papierowe
— Ulepszono proces obiegu umów
— Wykorzystano podpis elektroniczny

Jeżeli zastanawiasz się nad wykorzystaniem podpisu elektronicznego w Twojej organizacji, chciałbyś zacząć korzystać z niego w szerszym zakresie, zapraszam do kontaktu. Z chęcią podzielę się swoim doświadczeniem i przedstawię jak w praktyce działa podpis elektroniczny w systemie NND Integrum.

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Piotr Piasecki
Specjalista ds. kontaktu z klientem
Tel. 609 922 000
Email: piasecki@tkomp.pl