Jak przygotować się na elektroniczny obieg faktur?

Chcąc przystąpić do zmiany sposobu obsługi faktur kosztowych w przedsiębiorstwie należy dokładnie poznać obecny sposób ich obsługi, przygotować organizację oraz pracowników na zmiany.

Główne zadania jakie mamy do wykonania to:

• Określenie w jaki sposób faktury obecnie są dostarczane do firmy (źródła dokumentów np. poczta, kurier, faktura elektroniczna),
  

• Jak inicjowany jest proces weryfikacji faktur (głównie weryfikacja poprawności wystawionej faktury w zakresie danych firmy, adresat faktury),
  

• Ustalenie ścieżki dekretacji, przekazanie do księgowości (dobór odpowiedniego workflow oraz pracowników odpowiedzialnych za opis faktury i przypisanie stosownych wymiarów do rozpisu, terminów reakcji, powiadomień).

Rejestracja faktur

Z naszego doświadczenia wynika, że faktury otrzymujemy z różnych źródeł: drogą elektroniczną (mail) lub drogą papierową (poczta, kurier, dostarczenie osobiste).

Obsługa tych dwóch kanałów wpływu dokumentów powoduje konieczność zastosowania odmiennego podejścia:

• Wersje elektroniczne możemy obsłużyć np. za pomocą jednej skrzynki mailowej, a następnie uruchamiając usługę automatycznego rejestrowania dokumentu w systemie informować o tym fakcie odpowiedzialnego pracownika lub zespół.

• Faktury dostarczane w sposób tradycyjny mogą być skanowane i po uruchomieniu usługi automatycznej rejestracji trafiać do systemu informując odpowiedzialnych pracowników. Możemy zastosować rozwiązania identyfikujące nowy dokument (również wielostronicowy), a dzięki temu proces skanowania uruchomić dla wszystkich otrzymanych faktur jednocześnie.
  

Ważne jest, aby takie faktury zawsze trafiały do wskazanej osoby (lub grupy osób).

Obieg faktur kosztowych

Kolejnym elementem do analizy jest droga jaką poszczególne faktury pokonują w organizacji i czynności, jakie w czasie tej drogi musimy wykonać, aby poprawnie zewidencjonować wymagane dane i ich komplet przekazać do księgowości.

W obiegu tradycyjnym, bez zastosowania systemu obiegu faktur, dokumenty przekazywane są z ręki do ręki natomiast osoby odpowiedzialne za weryfikację, rozpisanie kosztów księgowych (MPK) jak i wymiarów (przypisanie pozycji faktury do projektu, aktywa, zamówienia itp.) opisują poszczególne pozycje faktury na jej odwrocie lub innym dedykowanym załączniku i przekazują kolejnym osobom odpowiedzialnym (często nie wiedząc jak ta kolejność powinna wyglądać).

Ten sposób obiegu faktur jest czasochłonny, wymaga bezpośredniego kontaktu, znajomości i zapamiętania odpowiedniego schematu postępowania z fakturami. Dodatkowo dokumenty narażone są na zagubienie, a częstym problemem, z którym mierzy się organizacja są opóźnienia w dostarczaniu kompletu informacji.

Przy niewielkiej ilości dokumentów tego problemu nie zauważamy.

Jednak w przypadku dużej ilości faktur lub rozproszonej struktury organizacyjnej (np. kilka oddziałów), zaczyna być to kłopotliwe i kosztowne.

Po zakończonym obiegu i zebraniu niezbędnych danych opisujących fakturę dokument może być przekazany do księgowości. Pracownicy otrzymują powiadomienia oraz komplet usystematyzowanej informacji. Dobrą praktyką jest integracja z systemem finansowym i automatyczny eksport danych, aby pracownik nie musiał poświęcać czasu na wprowadzenie ich ponownie do kolejnego programu. Takie rozwiązanie ogranicza również powstające w tym momencie błędy ludzkie.

Jeżeli jesteśmy w stanie przygotować w swojej firmie wstępną analizę opisanego procesu to możemy zacząć myśleć o przygotowaniu się na elektroniczny obieg faktur kosztowych.

Dlaczego przygotowanie do tego jest tak ważne?

Zawsze musimy pamiętać, że systemy są dla ludzi i mają pomagać w codziennych zadaniach. Złe podejście do wdrożenia skutkuje brakiem przychylności pracowników, a to bezpośrednio wpływa na sukces projektu.

Zawsze rozpoczynamy projekt od analizy powyższych obszarów. Gdy już je zdefiniujemy – zaczynamy rozmawiać o bardziej szczegółowych elementach, które są indywidualnymi ustaleniami z każdym klientem.

Więcej informacje o elektronicznym obiegu faktur

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Autor:Piotr Piasecki

tel.609 922 000

mail:piasecki@tkomp.pl