Terminy obowiązywania dokumentów – wygodna funkcja systemu NND Integrum

Oprogramowanie NND Integrum i jego poszczególne moduły rozwijane są od ponad dwudziestu lat. Z roku na rok wybrane funkcjonalności są ciągle udoskonalane, inne tworzymy od podstaw. Wynika to głównie z nowych potrzeb naszych klientów, jak również z rozwoju technologicznego. Jednym z problemów, jakie spotykają nas w codziennej pracy z dokumentami to monitorowanie ich ważności. Okazuje się, że większość naszych klientów zmagała się z problemem „pamiętania” o obowiązujących terminach.

Każdy z pracowników tworzył swoje unikatowe sposoby na niezapominanie o tym, że za kilka miesięcy ma odezwać się do klienta w celu przedłużenia umowy czy kontraktu lub innego dokumentu. Kreatywność w wymyślaniu sposobów na zapisywanie informacji jest ogromna i każdy, kto choć raz musiał zapamiętać kilka terminów, boryka się z tym tematem. Na co dzień w życiu prywatnym często korzystamy z kalendarzy — wykorzystujemy zarówno te tradycyjne papierowe, ale coraz częściej zastępujemy je tymi w wersji elektronicznej. Takie rozwiązanie sprawdza się świetnie do użytku prywatnego, kiedy nie musimy pilnować wielu terminów w skali miesiąca.

Niestety, inaczej wygląda to w momencie, gdy pod naszym nadzorem jest kilkadziesiąt, kilkaset bądź więcej dokumentów służbowych. Zaczynamy tworzyć pliki w Excelu oraz inne dokumenty, w których przechowujemy informacje i codziennie klikamy w plik, żeby sprawdzić, czy dane są aktualne. Nawet jeżeli pracujemy samodzielnie i jesteśmy skrupulatni, to podstawowe narzędzia dostępne np. w pakiecie Microsoftu mogą nie wystarczyć.

Często z jednym dokumentem powiązane są różne osoby i działy w firmie. W wielu przypadkach prowadzi to do chaosu informacyjnego. Kolejnym sporym zagrożeniem dla pracodawcy jest sytuacja, kiedy pracownik, który miał sporą wiedzę na temat dokumentów, odchodzi z firmy nie zostawiając po sobie informacji o swojej pracy. Jeżeli nawet zostawia, to mogą być one nieczytelne dla innych pracowników.
Komu bardziej powinno zależeć na usprawnieniu pracy z dokumentami? Wydaje się, że pracownikowi, jednakże to pracodawca ponosi wszystkie konsekwencje z niedotrzymanych terminów. Jak pracodawca może ustrzec się przed takimi konsekwencjami?

Wystarczą dwa kroki do usunięcia problemu

Wdrożenie w organizacji procedury postępowania z dokumentami powinno być pierwszym krokiem. Takie procedury powinny zawierać politykę postępowania z dokumentami, sposób ich przechowywania, rejestrację oraz regulacje dotyczące dostępu do. Jest to pierwszy krok do usystematyzowania i ujednolicenia pracy z dokumentami. Na tym etapie dobrze jest uwzględnić monit dotyczący terminów obowiązywania dokumentów.

Drugim krokiem może być system, który będzie nadzorował terminy obowiązywania dokumentów. Od pracownika będzie wymagało to rejestracji i podania dat. Na tym jego zadanie będzie się kończyć. Pracownik nie będzie już odpowiedzialny za zapamiętanie tych informacji. To zadanie przejmie za niego program. Dodatkowym plusem tego rozwiązania jest określenie osób wyznaczonych do powiadomień oraz określenie uprawnień dostępów. Użytkownicy takich systemów chwalą sobie funkcjonalność, ponieważ odchodzi im zadanie, które wcześniej zabierało im dużo czasu. Pojawiały się sytuacje, że te same dokumenty sprawdzało kilka osób. Brak jednej wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za dany dokument prowadziło do nieporozumień i jeszcze większej straty czasu.

Jak widać optymalizacja procesu postępowania z dokumentami i wykorzystanie do tej procedury odpowiednio funkcjonalnego narzędzia informatycznego może usprawnić pracę całej organizacji. 

Skontaktuj się z nami i zadaj pytanie

Piotr Piasecki
Specjalista ds. kontaktu z klientem
Tel. 609 922 000
Email: piasecki@tkomp.pl